هوش تجاری (Business Intelligence) و تاثیر آن بر تصمیمات مدیران سازمان

هوش تجاری (Business Intelligence) و تاثیر آن بر تصمیمات مدیران سازمان : گاهی تصمیماتی که در شرکت اتخاذ می شوند، می توانند بر سرنوشت کل شرکت تاثیر بگذارند.گاهی هم تصمیمات دقیق و تاکتیکی، بر یک بخش یا یکی از افراد سازمان تاثیر می گذارند. بنابراین، در هر سازمانی از مدیر عامل گرفته تا پایین ترین سطح سازمان، در طول روز تصمیماتی اتخاذ می کنند که عملکرد شرکت را تحت تاثیر قرار می دهند. با وجود پیشرفت های چشمگیر در فناوری و ابزارهایی که فرآیند تصمیم گیری را تسهیل می کنند، هنوز هم شاهد این هستیم که تعداد زیادی از سازمان ها و مردم به شیوه های قدیمی تصمیم گیری می کنند.

مدیران با ترکیب جزئیاتی از اطلاعات فعلی شرکت،  بهترین اطلاعات و خاطرات گذشته ، توصیه های دیگران و سپس ارزیابی این که از کدام مسیر می توان بهترین نتیجه را گرفت، می توانند به درستی برای شرکت تصمیم گیری و برنامه ریزی کنند. اتخاذ یک تصمیم خوب و منطقی منجر به عملکرد کارآمدتر، افزایش سودآوری و رضایت مشتریان می شود. بنابراین، شرکت هایی که تصمیم های بهتری می گیرند در دراز مدت موفق تر خواهند بود. اینجاست که هوش تجاری مطرح می شود. ما در این نوشتار سعی داریم شما را با مفهوم “هوش تجاری” و مزیت های آن برای سازمان ها آشنا کنیم. و سپس به توضیح هوش تجاری (Business Intelligence) و تاثیر آن بر تصمیمات مدیران سازمان میپردازیم.

هوش تجاری(BI) چیست؟

از آن جایی که سازمان ها، اعم از تجاری، دولتی، خیریه و …، منابع محدودی برای انجام ماموریت های خود دارند؛ ناچار هستند با منابعی که در اختیار دارند ، همیشه کار کنند و بیشترین کارایی را داشته باشند. برای هر سازمانی بعد از منبع مالی ارزشمندترین منبع، زمان است. بازار به طور پیوسته در حال حرکت است و شرکت ها علاوه بر حرکت درست، باید سرعت خود را نیز افزایش دهند. در غیر این صورت، رقبا از آن ها پیشی گرفته و همه ی خلاء های موجود در بازار را پر می کنند، منابع مصرف می شوند و سازمان به طرز غیر قابل باوری از بین می رود.

تصمیم گیری درست و به موقع تضمین کننده ی حیات سازمان است. هوش تجاری در اتخاذ تصمیمات به مدیران کمک می کند. در واقع، هوش تجاری عبارت است از هر گونه فعالیت، ابزار یا فرآیندی که بهترین و کارآمدترین اطلاعات را برای حمایت از روند تصمیم گیری مدیران جمع آوری، تجزیه و تحلیل و تفسیر می کند. (هوش تجاری (Business Intelligence) و تاثیر آن بر تصمیمات مدیران سازمان)

یکی از ارکان مدیریت، تصمیم گیری است. هوش تجاری به مدیران کمک می کند تا مسائل را بهتر ببینند، نگاهی اجمالی به آینده داشته باشند و بتوانند برای سازمان خود به درستی تصمیم گیری کنند. می توان گفت هوش تجاری شرکت ها را باهوش تر می کند. به مدیران شرکت ها کمک می کند تا با  تجزیه و تحلیل داده های دیروز و امروز ، معیارهای مناسبی برای قضاوت در مورد موفقیت و موقعیت مکانی سازمان  داشته باشند؛  مدیران با مرتب کردن اطلاعات، به بهترین نحو راه آینده را روشن  می کنند و برای فردای سازمان تصمیمات کلیدی اتخاذ  می کنند. هوش تجاری یک منبع انعطاف پذیر است که می تواند در سطوح مختلف سازمانی و زمان های مختلف کار کند.

“هوش تجاری” حول محور استفاده از قدرت محاسباتی پیش می رود تا بتواند بهترین انتخاب ها را برای سازمان شما انجام دهد. هرچه بیشتر در مورد هوش تجاری بیاموزید، با تعاریف وسیع تری از این اصطلاح  مواجه می شوید. فروشندگان و مشاوران کسب و کار به گونه ای متفاوت از دانشگاهیان این اصطلاح را معرفی می کنند. در واقع، هیچ تعریف واحدی برای هوش تجاری وجود ندارد.  تعریف مشترکی که آن ها از هوش تجاری دارند این است: ” هوش تجاری، فناوری و ابزار پشتیبانی از تصمیماتی است که شما در سازمان اتخاذ می کنید.”

مزیت هوش تجاری چیست؟

یکی از مزیت های هوش تجاری این است که به کسب و کارها بینش درستی در مورد نوع کسب و کار و بازارهدف می دهد. بینش مانند جاده ای است که شما را در رسیدن به هدف کسب و کارتان راهنمایی می کند. بینش به شما کمک می کند تا راه پیش روی کسب و کارتان را به وضوح ببینید. هنگامی که هوش تجاری یک بینش کسب و کاری ارائه می دهد،  شما قادر خواهید بود با برخی از واقعیت ها و فرضیه ها در مورد برخی از جنبه های سازمان خود که پنهان شده یا غیر قابل تشخیص بودند، آشنا شوید.

معیار های لازم برای هوش تجاری

در ادامه شما را با چهار معیار که لازمه ی هوش تجاری است آشنا خواهیم کرد. در واقع، اگر دانش هوش تجاری نتواند این چهار معیار را برآورده کند، این روند با شکست مواجه خواهد بود.

پاسخ دقیق

وقتی در سازمان تصمیمی گرفته می شود، همه بخش هایی که با سازمان در ارتباط هستند تحت تأثیر این تصمیمات و نتایج آن ها قرار خواهند گرفت. هوش تجاری باید منعکس کننده ی واقعیت عینی سازمان باشد تا بتواند با اطلاعات صحیح به شرکت کمک کند  و به استانداردهای صحت و دقت اطلاعات نزدیک شود. بدین ترتیب، اولین نشانه ی بینش های ایجاد شده حاصل از فرآیند های هوش تجاری، دقت آن ها است.

اگر بینش حاصل از هوش تجاری دقیق نباشد، احتمال این که تصمیمات اتخاذ شده برای شرکت شما مناسب باشند، بسیار پایین است. تصور کنید گزارش هوش تجاری در مورد یکی از مناطق جغرافیایی در تقسیم بندی بازار به گونه ای باشد که این بخش را طوری نشان دهد که سود بالایی برای شرکت شما نداشته باشد؛ در این صورت، تصمیم گیری به گونه ای انجام می شود که کمترین منابع مادی و انسانی به این بخش اختصاص یابند. اما اگر بعد از مدتی مشخص شود که این اطلاعات غلط بوده و برعکس، این بخش سودآوری بیشتری نسبت به سایر بخش ها داشته است، نتیجه گیری و اقدامات حاصل شده نه تنها قادر به کمک به شرکت شما نبوده اند، بلکه همه چیز را بدتر کرده اند.

بینش ارزشمند

 بینش هایی که از هوش تجاری حاصل می شوند، علاوه بر صحت باید برای سازمان ارزشمند باشند. بینش هایی که دقیق هستند ولی ارزش محدودی برای تصمیم گیرندگان شرکت شما دارند، عملاً برای شرکت شما مناسب نیستند. آن چه که بینش های حاصل از هوش تجاری را متمایز می کند، توانایی آن ها در کاهش هزینه های شرکت، بهبود عملیات، افزایش فروش و تأثیر مثبت بر درآمد است.

علاوه بر این، بینش های با ارزش به راحتی به دست نمی آیند. برای به دست آوردن بینش های ارزشمند به اطلاعات دقیق، مرتبط و با ارزش نیاز دارید. همچنین، شرکت به افرادی هوشمند نیاز دارد تا با دقت این داده ها را تجزیه و تحلیل کنند. بینش های حاصل شده همیشه به صورت آشکار نیستند، ولی تأثیر بزرگی بر پیشرفت سازمان شما خواهند داشت.

 توانایی استفاده از اطلاعات در زمان درست

آیا تا به حال برای شما پیش آمده بحث گرم و مفصلی با کسی داشته باشید و به درستی مسائل را استدلال کنید؟ بعد از این که آن شخص یا محل را ترک کردید چه حسی داشتید؟ آن چه افراد را در بحث موفق می کند توانایی آن ها در استفاده از اطلاعات صحیح در زمان مناسب است. در کسب و کار نیز ، تأخیر در اطلاعات می تواند بی تفاوتی و در نتیجه عقب ماندن از رقبا و بازار را ایجاد کند.

هر گامی در کسب و کار زمان بر است. باید تلاش کنید این  فواصل زمانی را کوتاه تر کنید  تا خروجی یک فرآیند هوش تجاری  مناسب، مفید و ارزشمند برای تصمیم گیرنده باشد و در زمان مناسب بتواند از اطلاعات بیشترین استفاده را داشته باشد. در این صورت، هیچ گاه فرصت های سودآور را از دست نخواهید داد.

قابل اجرا بودن

مهم ترین ویژگی یک نتیجه گیری حاصل از فرآیند هوش تجاری، قابل اجرا بودن آن است. ممکن است یک ایده بسیار جدید و سودآور به نظر برسد ولی، با توجه به شرایط بازار و مشتریان عملاً قابل اجرا نباشد. در این صورت هوش تجاری هیچ کمکی به شرکت شما نکرده است و فقط زمان و منابع خود را هدر داده اید.

در حالت ایده آل، تیم هوش تجاری در شرکت شما یک گزارش را ارائه می دهد (مثلا گزارش دهی در هوش تجاری Reporting یا گزارشات مالی در هوش تجاری) که اقدامات آینده را هدایت می کند. مثلاً مدیران شما به این نتیجه می رسند که هزینه ها را کاهش دهند یا این که تغییراتی در بسته بندی داشته باشند. این ها اقدامات ساده ای هستند که می توانند با استفاده از هوش تجاری، موقعیت شرکت شما را بهبود ببخشند. بنابراین، بینشی قابل قبول است که قابل اجرا باشد. حال که با بینش های حاصل از هوش تجاری آشنا شدیم، می خواهیم شما را با ارزش هوش تجاری نیز آشنا کنیم.

چرا هوش تجاری برای شرکت ها ارزشمند است؟

ممکن است برای شما این سوال پیش بیاید که اجرای هوش تجاری در سازمان چه سودی برای من خواهد داشت؟ آیا اجرای هوش تجاری در هر شرکتی با هر نوع فعالیتی مفید است؟  زمانی که شرکت ها از هوش تجاری استفاده می کنند، فقط یک نرم افزار تجزیه و تحلیل داده را به سازمان خود اضافه نمی کنند؛ بلکه بیش از هر چیزی، هوش تجاری عادت تصمیم گیری درست و به هنگام را در شرکت شما ترویج می دهد.

هوش تجاری، داده ها را جمع آوری می کند، سپس بر اساس این داده ها تصمیم گیری شده و اقدامات لازم صورت می گیرد. و در ادامه، نتایج حاصل از تصمیم گیری ها با معیارهای از پیش تعیین شده بررسی می شود. دراین صورت، شما می توانید در تصمیم گیری های بعدی نیز تجربه کسب کنید. اگربینش های بدست آمده با چهار معیار هوش تجاری ( دقیق، ارزشمند، به موقع، قابل اجرا) مطابقت داشته باشند، شرکت می تواند آن ها را در روند تصمیم گیری خود اعمال کند. در واقع، هوش تجاری داده های خام را در فرآیند تصمیم گیری به نتایج معنی دار تبدیل می کند. (در این خصوص مطالعه چند نوشتار هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) و هوش تجاری در ارزیابی عملکرد کارکنان و کاربرد هوش تجاری در پرداخت دستمزد توصیه میشود.)

شخصیت دوگانه هوش تجاری: تکنولوژی و کسب و کار

هوش تجاری مبتنی بر محاسبات گسترده ای است که در  همه ی شرکت های امروزی قابل استفاده است. اما فقط قابل اجرا بودن کافی نیست. هوش تجاری مستلزم هماهنگی با فرهنگ شرکت است و با اصول و شیوه های درست، بینش های با کیفیت و قابل استفاده را ممکن می کند. برای استفاده درست و بهینه از هوش تجاری، فقط نصب نرم افزار کافی نیست.

تعهد به هوش تجاری از جنبه های تجاری و فناوری یک کسب و کار ناشی می شود. بنابراین، باید دو نکته ی زیر را در شرکت خود در نظر بگیرید:

• مدیران تجاری باید روشی منطقی و مبتنی بر اندازه گیری برای تعیین استراتژی و اجرای عملیات ایجاد کنند.
• فناوری اطلاعات باید برای حمایت از فرهنگ هوش تجاری تا حدی آماده باشد تا مدیران تجاری آمادگی لازم را برای اجرای هوش تجاری در همه ی سطوح داشته باشند.

هوش تجاری هم علم است هم هنر؛ چرا که جهان را بین تجارت و فناوری قرار می دهد. این برنامه به گونه ای طراحی شده است که به تصمیم گیرندگان اجازه می دهد در مورد سوالاتی که در ذهن دارند، فکر کنند. بنابراین، تصمیم گیرندگان نه تنها قادر به استفاده از نرم افزار هوش تجاری هستند، بلکه باید آماده ی طرح سوالات مناسب نیز باشند.

نیاز سازمان به هوش تجاری

آیا شرکت شما نیز از راه حل هوش تجاری سود می برد؟ نمی توان با قطعیت به این سوال پاسخ داد. تقریباً هر شرکتی می تواند از افزودن دقت به فرآیند تصمیم گیری، جایگاهش را بهبود بخشد. در ادامه به سوالاتی که ممکن است شما در مورد هوش تجاری از خود بپرسید، اشاره می کنیم. پاسخ به این سوالات نشان می دهد که آیا رویکرد هوش تجاری منطقی است یا خیر.

• آیا شرکت شما عملکرد خوبی دارد؟ از کجا مطمئن هستید؟
• آیا می دانید مشتریان شما چه اقلامی را بیشتر خریداری کرده اند؟ یا خواستار چه خدماتی بوده اند؟
• آیا هنگام اتخاذ تصمیمات استراتژیک، قبل از هر اقدامی به تحلیل داده ها می پردازید؟
• آیا اقدامات خود را بر اساس شواهد گذشته و نتیجه های قابل تأیید در مورد آینده پایه گذاری می کنید؟

 هوش تجاری در آینده

 هوش تجاری در آینده : با گذشت زمان شرکت های کوچک تر نیز متوجه خواهند شد که می توانند از فناوری های پیشرفته استفاده کنند و با نرم افزار هوش تجاری داده های مورد نیاز خود را با دقت و سرعت بالایی به دست بیاورند، آن ها را به وسیله ی هوش تجاری تجزیه و تحلیل کرده و بهترین تصمیمات را اتخاذ کنند. (هوش تجاری (Business Intelligence) و تاثیر آن بر تصمیمات مدیران سازمان و تاثیر هوش تجاری بر تصمیمات مدیران سازمان). فناوری هوش تجاری در آینده قادر خواهد بود با افزایش کارایی ، به سیستم های منبع دسترسی پیدا کرده ، داده ها را جمع آوری کند و آنچه را که برای انجام تجزیه و تحلیل خود نیاز دارد ، به دست آورد.