10 مورد از نشانه های در خطر بودن محیط هوش تجاری (BI)

در نوشتارهای قبلی در مورد هوش تجاری چیست و عواملی که به سالم ماندن محیط هوش تجاری کمک می کنند، و  10 خطر برای هوش تجاری (BI) و چگونگی غلبه بر آن صحبت کردیم. سلامت محیط هوش تجاری به کاربران کمک می کند تا بتوانند بینش های صحیح را از سیستم استخراج کنند و وضعیت کسب و کار خود را بهبود ببخشند.  همیشه سیستم هوش تجاری شما بدون نقص کار نمی کند، گاهی ممکن است مشکلاتی برای سیستم شما به وجود بیاید به گونه ای که، سیستم دیگر قادر نخواهد بود وظایف خود را به درستی انجام دهد. توجه داشته باشید، ظهور این علائم به معنی بیهوده بودن برنامه ریزی های شما برای هوش تجاری نیست؛و فقط به این معنی است که زمان تقویت فناوری و پشتیبانی های بیشتر فرارسیده است. در این نوشتار قصد داریم شما را با 10 مورد از نشانه های در خطر بودن محیط هوش تجاری (BI) را نشان می دهند، آشنا کنیم.

10 مورد از نشانه های در خطر بودن محیط هوش تجاری (BI)

با تیم راهبرد در ارتباط باشید تا 10 مورد از نشانه های در خطر بودن محیط هوش تجاری (BI) را توضیح دهیم:

1- عدم توجه به گزارشات ایجاد شده

اگر سیستم هوش تجاری شما با استفاده از ابزار گزارش دهی در هوش تجاری، گزارشی تهیه کند که در مفهوم و اجرا بی نقص باشد؛ اما کسی آن گزارش را نبیند و از آن استفاده نکند، ابتکار و توانایی سیستم هوش تجاری شما بی فایده خواهد بود.

یکی از ساده ترین راه ها برای تشخیص تمایل افراد به گزارش های سیستم شما، بررسی نحوه ی توجه و به کارگیری گزارش های ایجاد شده توسط نسخه های قدیمی تر است. این تحلیل و بررسی نشان دهنده ی این است که هنوز برای مفید و کاربر پسند کردن گزارشات هوش تجاری، امید وجود دارد.

شما باید به سرعت جلوی بی توجهی به گزارشات جدید را بگیرید. شاید این عدم توجه ناشی از عدم آموزش کافی در خصوص استفاده از سیستم یا بی توجهی به تغییرات مفید باشد. شما می توانید بر این موانع غلبه کنید و دوباره به روزهای اوج پروژه ی خود بازگردید. برای این کار ممکن است لازم باشد پروژه را مجدداً بررسی کنید و بدین وسیله، متوجه شوید کجا از مسیر اصلی و رو به پیشرفت خارج شده اید.

2- همه از شما کمک می خواهند

طبیعی است که بلافاصله پس از شروع اولین اجرای هوش تجاری در سازمان، در خواست های زیادی در خصوص استفاده از سیستم داشته باشید. اما پس از مدتی کاربران به سیستم جدید عادت می کنند و مشکلی در خصوص استفاده از آن نخواهند داشت. در این صورت، تماس ها با مرکز پشتیبانی کاهش می یابد.

البته، تفاوت زیادی در نوع تماس هایی که دریافت می کنید وجود دارد. گاهی ممکن است سیستم ها خراب باشند و نیاز باشد خودتان مشکلات را برطرف کنید. اگر سیستم همانطور که انتظار می رود کار کند، ولی تماس ها در خصوص نحوه ی انجام کار کاهش نیابد، در روند کار شما اخلال ایجاد می شود.

سعی کنید شکایات کابران را درمورد استفاده از سیستم ارزیابی کنید و در نسخه های بعدی نقص های سیستم را رفع کنید. بدین ترتیب، حجم تماس ها و شکایات به طرز محسوسی کاهش خواهند یافت.

3- هیچ کس کمک نمی خواهد

در روند هوش تجاری، تنها چیزی که از دریافت تماس های مکرر کاربران بدتر است، نبودن هیچ تماسی با گروه پشتیبانی است. اگر برنامه ی خود را شروع کرده اید ولی صدای هیچ زنگ تلفنی را نمی شنوید، به سراغ جامعه ی کاربران بروید و ببینید چه اتفاقی افتاده است. همیشه نداشتن سوال به معنی بی نقص بودن سیستم و آگاهی کامل کاربران به نحوه ی کار با سیستم نیست؛ گاهی نداشتن سوال می تواند نشانه ی این باشد که کاربران از محیط جدید و نحوه ی کار با آن چیزی نمی دانند.

از کاربران بپرسید در طول استفاده از سیستم مشکلی ندارید؟ آیا از عملکرد های آن راضی هستید؟ آیا از همه ی قابلیت های آن نهایت استفاده را دارید؟

دلیل عدم دریافت بازخورد خوب می تواند ناشی از عدم اطمینان کاربران به کمک هایی باشد که شما می توانید به آن ها کنید. سعی کنید به کاربران این اطمینان را بدهید که راهنمایی های شما راهگشای آن ها خواهد بود.

4- قابلیت استفاده در اولویت دوم قرار بگیرد

بهترین نرم افزارهای دنیا دارای دو ویژگی “مفید” و “قابلیت استفاده” هستند. این دو ویژگی در کنار هم معنی پیدا می کنند و به یک اندازه مهم هستند. با این حال، گاهی در سیستم های هوش تجاری مشاهده می شود که به ویژگی اول بیشتر از ویژگی دوم بها داده می شود.

هرگز قابلیت استفاده از نرم افزار را دست کم نگیرید. در طول فرآیند طراحی، قابلیت استفاده را در اولویت قرار دهید. در این صورت،  می توانید رضایت کاربران را جلب کنید.

اغلب اوقات،توسعه دهندگان و طراحان محصول همه ی انرژی و زمان خود را صرف عملکردی کردن محصولات خود کنند و راحتی کار با نرم افزارها برایشان اهمیت زیادی دارد. به عنوان مثال به طراحی برنامه ها،اندازه ی فونت نوشته ها و همچنین خوانا بودن آن ها توجه ویژه ای  دارند. زمانی که به طراحی عناصر هوش تجاری می اندیشید از سهولت استفاده از آن غافل نشوید.

5- سندرم روز خوب

گاهی ممکن است کابران شما در لا به لای گفت و گوهای روزانه ی خود، صحبت هایی در مورد وضعیت سابق شرکت داشته باشند و از آن روزها به خوبی یاد کنند. این می تواند زنگ خطری برای سیستم و سازمان شما باشد. شاید این نارضایتی ها از وضعیت فعلی شرکت، ناشی از یک فرآیند جدید در حال اجرا باشد. شاید این فرآیند خواسته های آن ها را تامین نمی کند و مجموعه ی فعلی هوش تجاری کار خود را آن طور که باید انجام نمی دهد.

گاهی ممکن است معرفی یک اپلیکیشن جدید و فرآیندهای مربوط به آن، باعث ایجاد سندروم روزهای خوش آنی باشد؛ به گونه ای که در ابتدا همه چیز خوب پیش برود ولی با گذشت زمان متوجه کاستی های فرآیند جدید شوید. مشکل زمانی رخ می دهد که همه چیز خوب به نظر می رسد و نقصی مشاهده نمی شود.

6- آمار استفاده از سیستم با گذشت زمان کاهش می یابد

از آن جایی که افراد روز به روز، بیشتر از قبل به سودمندی هوش تجاری پی می برند؛ آمار استفاده از سیستم به طور پیوسته افزایش می یابد. با افزایش سرعت تیم های کاربر، گاهی آمار استفاده از سیستم نوسان خواهد داشت. در این صورت نباید نگران کاهش گاه به گاه اعداد مربوط به آمار استفاده از سیستم بود.

اما اگر متوجه کاهش مداوم آمار استفاده از سیستم شدید، باید نگران شوید و مراقب برخی از مشکلات اساسی در محیط خود باشید. واضح ترین منبع مشکل این است که مردم با ابزار گزارش دهی و تجزیه و تحلیل راحت نبوده و با نحوه ی کار با آن ها به خوبی آشنا نیستند.

گاهی تشخیص این مسئله سخت است، زیرا ممکن است شکایات پنهان بمانند. اما رفع آن ها آسان است. کافی است چند کلاس آموزشی پیشرفته برگزار کنید و یا از حامیان خود بخواهید استانداردهای جدید را به تیم شما یادآوری کنند. این گونه می توانید میزان تمایل افراد به سیستم هوش تجاری را افزایش دهید.

7- قرار نگرفتن ابزارها جزء استراتژی های هوش تجاری

در یک محیط سالم هوش تجاری، باید ابزار جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها مورد توجه واقع شوند و بخشی از چشم انداز استراتژیک شرکت محسوب شوند. از آن جایی که هوش تجاری، مجموعه ای از ابزارها و فرآیندها است، باید به مدیریت آن توجه ویژه ای شود. اگر این کار به درستی صورت بگیرد، تغییراتی در نحوه ی انجام کارها در شرکت شما صورت خواهد گرفت. اگر هوش تجاری در ارائه ی بینش در مورد حاشیه ی سود هر خط محصول موفق باشد، رویکرد موفقیت آمیز آن به سایر حوزه های داده محور کسب و کار پیوند خواهد خورد.

در صورت رخ ندادن این اتفاق، ممکن است مشکل در مورد چیزی که شما تحویل داده اید، وجود داشته باشد. شاید منشاء این مشکل بی توجهی به محیط هوش تجاری باشد. در واقع رویکرد هوش تجاری زمانی گسترش می یابد که در محیط موفقی اجرا شود.

اگر برنامه ی شما به گونه ای باشد که اجرای پروژه ی هوش تجاری فقط مربوط به یک یا دو بخش باشد، باید فرآیند برنامه ریزی، به آن مناطق محدود شود. در صورت گسترده بودن پروژه و قرار گرفتن هوش تجاری در سیر عملکردی موفق کسب و کار، می توان بر بخش های گسترده تری از محیط نظارت داشت و آن ها را کنترل کرد. در این صورت استفاده از ابزارهای هوش تجاری جزء استراتژی بلند مدت آن مناطق قرار می گیرد.

8- حامیان اجرایی اشتیاق خود را از دست می دهند

هیچ چیزی در تجارت ثابت باقی نمی ماند. در حالی که شما مشغول خواندن این جمله هستید، برخی از عوامل بدون این که شما متوجه شوید به طرز چشمگیری تغییر خواهند کرد. بنابراین لازم است، مراقب قدم های خود در پروژه ی هوش تجاری باشید. ممکن است یکی از حامیان شما امروز حمایتگر باشد و فردا از شما حمایت نکند.

هیچ گاه حمایت حامیان خود را بدیهی وهمیشگی تلقی نکنید. ممکن است وضعیت آن ها تغییر کند و یا این که شرایط کسب و کاری شما به گونه ای باشد که آن ها به حمایت از شما رغبت نداشته باشند.

برای جلوگیری از این اتفاق، لازم است شما با حامیان خود در ارتباط باشید؛ تا حد امکان نسبت به نگرانی های آن ها پاسخگو باشید و به آن ها این اطمینان را بدهید که همه چیز به خوبی پیش می رود. علاوه بر این، سعی کنید آینده ی روشن پروژه را برای آن ها ترسیم کنید. سعی کنید روشی را در پیش بگیرید که با خواسته های حامی اجرایی پروژه مطابقت داشته باشد.

9- حامیان اجرایی شغل خود را از دست می دهند

همیشه احتمال این وجود دارد که حامیان پروژه ی شما شغل خود را تغییر دهند و یا این که شرکت را ترک کنند. این ممکن است پروژه ی شما را در معرض خطر قرار دهد. ممکن است کسانی که جایگزین این افراد می شوند نتوانند پیوند قوی با پروژه برقرار کنند و این مسئله برای پروژه ی شما دردسرساز خواهد بود.

حتی اگر پروژه ی شما به خوبی پیش برود، اهداف مشخصی داشته باشد و همه ی ابزار فراهم باشند، باز هم ممکن است مدیر جدید هیچ کدام از این مزایا را نبیند و با پروژه ارتباط برقرار نکند.

پیشنهاد ما به شما این است که هرچه سریع تر پروژه و اهداف خود را مطرح کنید و بعد از اطمینان از حمایت حامیان، شروع به کار کنید. قبل از این که نشانه هایی مبنی بر در خطر بودن پروژه مشاهده کنید، سعی کنید با ابزارها و منابع موجود به خوبی پروژه را پیش برده و به پایان برسانید، به گونه ای که همه ی اهداف محقق شوند.

عوامل خروج حامیان خود را بررسی کنید؛ این کار به شما کمک می کند تا بتوانید به طور مستقیم و در زمان مناسب به آن ها رسیدگی کنید و این عوامل را برطرف کنید. یکی از راه ها این است که نمونه هایی از موفقیت های اولیه خود را به آن ها نشان دهید و اطمینان بدهید که شما  این توانایی را دارید که کار خود را به بهترین شکل انجام دهید و نتایج قابل قبولی ارائه خواهید داد. از مدیرانی که در گذشته از پروژه ی شما و نتایج آن سود برده اند بخواهید از شما حمایت کنند و شما را در قانع کردن حامیان کمک کنند.
با همه ی این تفاسیر، آگاهی از شرایط مربوط به خروج حامی پروژه اهمیت زیادی دارد. اگر حامی از شرکت خارج شد یا موقعیت شغلی خود را تغییر داد، سعی کنید با مدیر و حامی قبلی به گونه ای در ارتباط باشید که شک و تردید او در مورد پروژه را به حداقل برسانید و اعتماد او را جلب کنید. گاهی لازم است رویکرد خود را تغییر دهید. اگر مدیر و حامی جدید پروژه ی شما را قبول نکرد، پروژه خود را تعطیل نکنید، ممکن است پیشرفت های شما در پروژه، نظر برخی از بخش های دیگر شرکت را جلب کند.

10- مقاومت در برابر ارتقاء و گسترش

پس از اجرای اولیه ی پروژه، احتمالاً برنامه های زیادی در مورد ارتقاء و توسعه ی سیستم خواهید داشت. ممکن است بخواهید از برنامه های فعلی برای پروژه های آتی استفاده کنید و یا این که بخواهید برنامه های کاملاً جدید را اضافه کنید.

مشکلی که ممکن است برای شما پیش بیاید تأمین بودجه برای گسترش سیستم خواهد بود. بهتر است به محیطی که در آن فعالیت می کنید توجه داشته باشید. آیا این محیط ظرفیت ایجاد تغییر را دارد؟ آیا کارهایی که قول داده بودید را توانسته اید در این محیط انجام دهید؟  اگر این محیط پذیرای تغییرات است، می توانید با توجیه حامیان، پروژه ی جدید خود را با اعمال تغییرات سازنده شروع کنید.

جمع بندی 10 مورد از نشانه های در خطر بودن محیط هوش تجاری (BI)

جمع بندی 10 مورد از نشانه های در خطر بودن محیط هوش تجاری (BI): هوش تجاری در کنار مزایایی که برای شرکت ها دارد، به مراقبت هم نیاز دارد. سازمان های به کار گیرنده ی این سیستم باید تلاش کنند تا محیط سالمی برای آن فراهم کنند. اگر از هوش تجاری به درستی مراقبت نشود و به علائمی که در معرض خطر بودن محیط و سیستم هوش تجاری را هشدارمی دهند توجهی نشود،  ممکن است خسارات جبران ناپذیری به پروژه ی هوش تجاری وارد شود.