گزارش دهی در هوش تجاری Reporting

مقدمه گزارش دهی در هوش تجاری

گزارش دهی در هوش تجاری : هوش تجاری سیستمی از راه حل­های مختلف است که برای به دست آوردن بینش از انواع مختلف داده ­ها استفاده می­کند. یکی از امکانات فراهم شده در تصمیم­ گیری های تجاری استفاده از هوش تجاری است و استفاده از تکنیک­های مختلف برای درک داده­های تاریخی، در لحظه و پیش بینی شده است. هوش تجاری از ابزارها و روش­های مختلفی تشکیل شده است که به کسب و کارها امکان جمع آوری، مشاهده و ارائه داده ­ها را  به شکلی کاربردی و قابل فهم می­دهد و امکان تصمیم­گیری با آگاهی بیشتر را فراهم می­کند. کسب و کارها را  قادر به تهیه داده از سیستم­های خارجی و داخلی، جمع آوری داده ­ها برای تجزیه و تحلیل، تولید و اجرای درخواست­ها در برابر داده­ های جمع­ آوری شده برای ایجاد گزارش­ها و داشبورد برای تصمیم­گیرندگان و کاربران میکند. تجسم در این گزارش­ها و داشبوردها ابزارهای آماری قدرتمندی است که تصمیم گیرندگان را قادر می­سازد اطلاعات را سریعتر استخراج کنند. این ابزارهای دیداری می­توانند داده­ ها را به طرق مختلف ارائه دهند که امکان غوطه ­وری عمیق در منابع مختلف داده را فراهم می کند. در این مطلب به بررسی گزارش، یکی از مهم­ترین ابزارهای هوش تجاری می­پردازیم.

گزارش دهی در هوش تجاری

گزارش بخشی اساسی از هوش تجاری است که بر روی تجسم داده­ ها در انواع مختلف فرمت­ها از قبیل جداول، نمودارها و متن­ها متمرکز است. تصویرسازی­های بکار رفته در متن گزارش، نمایشی گرافیکی از داده ­ها است، هدف آن ارائه دقیق اطلاعات در شکلی است که برای کاربران نهایی قابل درک باشد. در گذشته، خروجی­های که برای اهداف گزارش ایجاد می­شدند، ایستا بودند، به این معنی که کاربران نمی­توانستند داده ­ها بر روی خود گزارش تغییری دهند ولی اکنون از گزارش ­های پویا با قابلیت­های اعمال تغییرات در لحظه بسیار استفاده می­شود.

همانطور که نیازهای تجارت با گذشت زمان تغییر کرده است، امکانات گزارش­دهی نیز تغییر کرده است. امروزه در دنیای تجارت با تغییر سریع، تعامل بیشتر برای مدیران اجرایی که نیاز به تصمیم گیری سریع در مورد تجارت دارند استفاده از ابزارهای گزارش­گیری سریع بسیار ضروری است. تغییر داده ­ها، مانند جست و جو در لایه­ های مختلف داده ­ها، انتخاب کردن و ریز کردن اطلاعات از طریق مرتب سازی و فیلتر کردن که در گذشته فقط به تحلیلگران داده و دانشمندان با تجربه فنی اختصاص داشت، اکنون این اطلاعات می­تواند در اختیار کاربران نهایی غیر فنی قرار داده شود به طور مثال از طریق یک برنامه؛ و کاربران می­توانند تا حدودی نیازهای خود را براورده کنند.

در سال­های اخیر­، تعامل کاربر نهایی با گزارش­های موقت یک گام فراتر رفته است. گزارش موقت به کاربران نهایی این امکان را می­دهد تا گزارشات را از ابتدا ایجاد کرده و همچنین گزارش­های از پیش ساخته شده را ویرایش و مدیریت کنند. توانایی ایجاد، ویرایش و ذخیره گزارش برای استفاده در آینده، بیش از هر زمان دیگری به کاربران نهایی قدرت داده است که امکان تجسم سریعتر داده ­های مربوط به تجارت را فراهم کند.

بخش عمده دیگری از گزارش، توانایی ارائه گزارش در انواع مختلف قالب است که این  امکان را ایجاد می­کنند گزارش­ها را در قالب­ها و فرمت­های مختلف مانند پی.دی.اف، اکسل و غیره را داشته باشند. گزارش برنامه زمانبندی، توانایی برای اجرا در یک زمان یا بازه زمانی مشخص نیز از ویژگی های مهمی است که به تیم ها امکان می­دهد بدون مداخله دستی گزارشات را اجرا و ارسال کنند. دسترسی آسان به گزارش یکی دیگر از ویژگی های اساسی گزارش­های سازمانی است که در آن می­توان یک گزارش واحد را برای چندین کاربر با سطح مختلف با مجوز ارسال کرد که به آنها امکان می­دهد گزارشی متناسب با داده ­های مورد نیاز برای مشاهده دریافت کنند، این باعث صرفه جویی در وقت و انرژی مورد نیاز می شود چون برای ایجاد گزارش های جداگانه برای هر شخص با مجموعه مجوزهای مختلف زمان و هزینه زیادی صرف می­شود.

یک نمونه از این گزارشات در عمل می­تواند یک گزارش فروش ساده باشد. یک گزارش فروش ممکن است شامل ردیف­هایی باشد که نام­های مختلفی از مدیران یا نمایندگان فروش را ارائه می­دهند و ستون هایی که داده­ های مختلف فروش از جمله کل سفارشات تا به امروز، کالاهای فروخته شده، کالاهای ارسال شده، درآمد کل، درصدی از سهمیه کسب شده تا به امروز را ارائه می­دهند. اگر گزارشی به گونه ­ای ایجاد شود که امکان تجزیه و تحلیل آسان را فراهم کند، داده ­های ارائه شده در این گزارش می­توانند برای اهداف تصمیم­گیری تجزیه و تحلیل شوند، به عنوان مثال برای یک مدیر فروش، این امکان را می­دهد تا سفارشات احتمالی آینده، ریزش مشتری، مدیریت موجودی را به راحتی بررسی کند.

گزارش­دهی گام اولی ه­ای در روند پردازش داده­ ها است. گزارش این داده ­ها را به روشی تعاملی ارائه می­دهد تا آنها را به اطلاعات عملی تبدیل کند. در یک گزارش می­توان سطح زیادی از تعامل را مشاهده کرد، و همچنین گزارش هوش تجاری هنگامی مفید است که برای کمک به رهگیری و اندازه گیری اهداف استراتژیک تجاری سازمان طراحی شده باشد. موارد دیگر استفاده از ابزارهای گزارشگری شامل ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد، حفظ انطباق نظارتی یا حتی اندازه گیری اهداف بین بخش ها یا برنامه های مختلف است.

همانطور که گفته شد هدف اصلی گزارش­دهی هوش تجاری، آسان ساختن اطلاعات برای درک آن است تا بتوان تجزیه و تحلیل دقیق را به طور کارآمد انجام داد. گزارش­دهی پیش نیاز ضروری مرحله تجزیه و تحلیل است. هوش تجاری داده ­های آماده برای تجزیه و تحلیل را جمع آوری و ارائه می­کند. داده ­ها همچنین شامل اطلاعات تاریخی هستند که به مرور قابل ردیابی نیستند. گزارش هوش تجاری به کاربران نهایی این اطلاعات را می­دهد تا در زمینه مربوط به تجارت خود متخصص شوند. همچنین، ارقام اساسی در گزارش­ها می­تواند برای اقدامات پشتیبان ارائه شود و دلایل برخی تصمیم­گیری­ها را توضیح دهد.

مزایای ابزار گزارش دهی در هوش تجاری

با توجه به مقدار داده­ های جمع آوری شده در فضای کسب و کار امروز، در نظر گرفتن تمام مزایایی که ابزار گزارش­دهی هوش تجاری می­تواند داشته باشد مهم است:

تصمیم گیری مبتنی بر واقعیت:

به دست آوردن گزارش­های دقیق با استفاده از پلتفرم­های گزارش­دهی هوش تجاری، پیشرفت­های چشمگیری را در فرآیندهای تصمیم گیری مدیریت ایجاد می­کند که محصولات یا خدمات باید بر روی توسعه یا تولید تمرکز کنند. این موضوع می­تواند به خواندن اطلاعات مالی، داده های مشتری، داده ­های تولید شده و بسیاری از جنبه­ های تجاری دیگر کمک کند.

شناسایی فرصت­های جدید:

هر یک از کسب و کارها باید بداند چگونه در برابر رقبا و بازار ایستادگی کنند. با تعیین نقاط قوت و ضعف، تصمیم گیرندگان می­توانند به طور موثرتری به فرصت­ها پاسخ دهند و اقدامات سودآوری را که باید انجام شود، شناسایی کنند.

بهره وری در حال توسعه:

ابزارهای گزارش­دهی در هوش تجاری نیرویی قدرتمند برای صرفه جویی در هزینه­ ها و زمان است. صرف وقت و منابع برای یافتن اطلاعات مناسب در لحظه مناسب باعث تاخیر در بهره وری، بهره وری عملیاتی و استراتژیک می­شود. با یک ابزار مناسب­، می توان روند کسب و کار را بلافاصله، از یک نرم افزار مشاهده کرد.

درک گذشته، حال و آینده سازمان:

با استفاده از ابزارهای گزارش­دهی مدرن در هوش تجاری، داده ­های منعکس کننده عملکرد تجاری در یک بازه زمانی مشخص راحت­تر است. درک بهتر از آمار بازار، دسترسی به داده ­های گذشته، محک زدن و استفاده از هشدارهای داده هوشمند که می­تواند در مورد ناهنجاری­های مثبت و یا منفی کسب و کار اطلاع رسانی کند، می تواند برای برنامه ریزی استراتژی­ها و وظایف عملیاتی آینده استفاده شود.

توانمندسازی کاربران تجاری:

این هدف تمام ابزارهای هوش تجاری در بازار است. کاربران تجزیه و تحلیل خود را انجام می­دهند، بدون نیاز به صبر کردن روزها یا حتی هفته ها، برای پردازش یک درخواست، پاسخ خیلی سریع تولید می­شود. پلتفرم­هایی که تعامل پویا را امکان پذیر می­کند، به هر کاربر  قدرت  تجزیه و تحلیل می­بخشد و همکاری بین بخش­های مختلف را افزایش می­دهد. سپس یک نمای کلی از یک شرکت در تمام سطوح فرایندهای استراتژیک و عملیاتی ایجاد می­شود.

متمرکز کردن داده­ها:

متمرکز کردن تمام منابع داده در یک مکان واحد، با برقراری ارتباط، داده­ها می­توانند یک نقطه دسترسی را برای همه کاربران غیر فنی در یک شرکت فراهم کند، که یکی از مزایای اصلی گزارش­های هوش تجاری برای یک سازمان است. دنیای داده محور لزوماً طاقت فرسا نیست و با داشتن ابزارهای هوش تجاری مناسب می­توان با چند کلیک به راحتی کل فرآیند را مدیریت کرد.

آنالیز رفتار مشتری:

هیچ شرکتی در دنیا وجود ندارد که تمرکز خود را روی مشتریان خود قرار ندهد. آنها در نهایت کسانی هستند که سازمان از طریق آنها درآمد کسب می­کند و باعث می­شوند که آیا یک تجارت در بازار دوام خواهد آورد یا از بین خواهد رفت. همچنین مشتریان نسبت به خرید و تصمیم گیری در مورد اینکه به کدام مارک اعتماد کنند جست و جوی بیشتری کرداند. آنها مارك هايي را ترجيح مي دهند كه “هم از لحاظ زیبایی بسیار عالی باشد و هم نیازهای آن­ها را برطرف کند.” اگر محصولات بتوانند نیازهای عاطفی آنها را برطرف کنند و رفتار آنها را پیش بینی کنند، دکمه خرید در مغز مشتری را تحریک کرده و تجربه ای عالی  از خرید برای مشتری ایجاد می­شود. گزارش­های هوش تجاری می­توانند این منابع را با هم ترکیب کنند و باعث جلب توجه مشتری، خرید و در نهایت وفاداری مشتری به برند بشوند. نکته اصلی جمع آوری اطلاعات و انطباق با نیازهای کاربر از مهم­ترین اهداف تجاری است، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است.

پیاده سازی در هر صنعت یا سازمان:

ایجاد یک گزارش جامع هوش تجاری می­تواند برای هر بخش، کارمند یا مدیر یک کار دلهره آور باشد. اهداف نوشتن گزارش­های موفق و هوشمند شامل کاهش هزینه و بهبود کارایی است. یک گزارش تجاری می­تواند به امور مالی، دیگری به فروش و سومین مورد به بازاریابی توجه داشته باشد. این امر به نیازهای خاص یک شرکت یا بخش بستگی دارد. به عنوان مثال ، یک گزارش فروش می­تواند به عنوان یک مشاور برای نگه داشتن تیم فروش در مسیر درست عمل کند.

یک نمونه گزارش عملکرد فروش

همانطور که در مثال بالا مشاهده شد، این گزارش عملکرد فروش می­تواند به شما یک نمای کلی از اهداف فروش و بینش در مورد اینکه آیا تیم اهداف فردی خود را انجام می دهد، ارائه دهد. البته، هدف اصلی افزایش ارزش مادام العمر مشتریان در عین کاهش هزینه­ها است.یک مثال دیگر تجزیه و تحلیل های مالی را می­توان با ویژگی­های بیشمار خود تحت کنترل درآورد که می­تواند پیچیدگی­ها را برطرف کند و یک نمای کلی و سالم از کلیه اطلاعات مالی شرکت ارائه دهد.

در تصویر بالا گزارش مالی نشان داده شده که شامل بررسی اجمالی مالی بر میزان کارآیی مصرف کل سرمایه متمرکز شده است. گزارش یک نمای کلی از معیارهای اصلی را نشان می­دهد که به راحتی می­تواند روندها و نحوه مدیریت دارایی­ های شرکت را تعریف کند.

بهینه سازی عملیاتی و پیش بینی:

هر تجارت جدی از شاخص­های کلیدی عملکرد برای اندازه گیری و ارزیابی موفقیت استفاده می­کند. نمونه ­های بی شماری از شاخص­های کلیدی عملکرد برای انتخاب و اتخاذ در یک استراتژی وجود دارد، اما تنها پیگیری و تجزیه و تحلیل صحیح می­تواند نتایج سودآوری به همراه داشته باشد. هوش تجاری و ابزار گزارش­دهی فقط بر روی قسمت پیگیری متمرکز نیست، بلکه شامل پیش بینی مبتنی بر تجزیه و تحلیل پیش بینی و هوش مصنوعی است که به راحتی می­تواند از تصمیم گیری تجاری پرهزینه و وقت گیر جلوگیری کند. بنابراین گزارش در هوش تجاری از چند زاویه برجسته شده است که می­تواند بینشی  مناسبی برای اینده کسب و کار فراهم کند.

بهینه کردن هزینه­ ها:

عامل مهم دیگری که باید در نظر گرفت بهینه سازی هزینه است. از آنجا که هر یک از کسب و کارها باید به طور جدی هزینه­ها و بازگشت سرمایه (بازده سرمایه گذاری) خود را در نظر بگیرد، اغلب هزینه­ها و موجودی به سختی اندازه گیری می­شوند. با استفاده از ابزارهای گزارش­ دهی  امکان پی­گیری موجودی و سایر هزینه ها به راحتی فراهم می­شود.

جمع بندی مقاله گزارش دهی در هوش تجاری

هدف از هوش تجاری  توانایی امکان دیدن، تجزیه و تحلیل، درک و تصمیم­گیری حیاتی درباره داده­ها تعریف می­شود. هدف از گزارش هوش تجاری این است که کاربران نهایی بتوانند داده­های سطح جزئی را مشاهده کنند به گونه­ای که بتوان آنها را تجزیه و تحلیل و درک کرد و به انها توانایی تبدیل داده­ها به اطلاعات کاربردی را می­دهد. با استفاده از ابزارهای سنتی گزارش، استفاده و درک مقدار گسترده­ای از داده ­های جمع آوری شده دشوار است. ایجاد یک ارائه ساده از میان اطلاعات گسترده می­تواند حتی باتجربه­ترین مدیران را نیز به چالش بکشد. گزارش­دهی در هوش تجاری یک روند یکپارچه است زیرا داده های تاریخی نیز در یک ابزار گزارش آنلاین ارائه می­شود که می تواند تمام اطلاعات کسب و کار مورد نیاز را پردازش و تولید کند. الگوریتم های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین که در این نوع ابزارها به کار رفته می­توانند مقادیر آینده را پیش بینی کنند، الگوها و روندها را شناسایی کرده و بهترین مسیر برای موفقیت را تدوین کنند.

نویسنده: تیم پژوهش راهبرد

منابع

Embedded Analytics and Business Intelligence Software