چالش های اجرای هوش تجاری

در نوشتارهای قبلی در مورد تصویر کلی از هوش تجاری (BI) ، هوش تجاری (Business Intelligence) و تاثیر آن بر تصمیمات مدیران سازمان ، 10 کلید موفقیت هوش تجاری (Business Intelligence)، 10 راز برای داشتن یک محیط سالم هوش تجاری (BI) و 10 خطر برای هوش تجاری (BI) و چگونگی غلبه بر آن کامل صحبت کردیم. در این مقاله میخواهیم در مورد چالش های اجرای هوش تجاری در سازمان ها صحبت کنیم. پس با تیم راهبرد همراه باشید.

چالش های اجرای هوش تجاری

چالش های اجرای هوش تجاری : تقریباً همه ی مدیران و صاحبان کسب و کار می دانند داشتن بینش های دقیق، با ارزش، به موقع و قابل اجرا قبل از اتخاذ تصمیمات مهم تجاری، بسیار با اهمیت و مفید هستند. کدام مدیر بازاریابی نمی خواهد در مورد ترکیب بهینه ی محصولات، نحوه ی بسته بندی و ارسال آن ها به بازار گزارشی دقیق و واضح داشته باشد؟ آیا ارقام و داده های دقیق در مورد بازار هدف، مفید نیست؟

علیرغم این که هوش تجاری در شرکت هایی که آن را در اختیار دارند، عملکرد خوبی دارد؛ موانع زیادی بر سر راه آن وجود دارد. از آن جایی که، در مقابل هر تغییری در ابتدا مقاومت و مخالفت هایی وجود دارد، حین آماده شدن برای اجرای هوش تجاری باید آماده ی پاسخگویی به برخی سوالات سخت و پیچیده در مورد نحوه ی عملکرد هوش تجاری در شرکت خود باشید.

شما باید در مورد آن چه که از هوش تجاری به دست می آورید اطلاعات دقیق داشته باشید و مهارت های دیپلماتیک خود را تقویت کنید، تا بتوانید زمینه را برای تشکیل یک تیم قوی و هدفمند فراهم کنید.

ممکن است شما از قبل در مورد مشکلات احتمالی آگاهی داشته باشید و بتوانید آن ها را حدس بزنید؛ در این صورت، برای آن ها راه حلی خواهید داشت و یا این که از آن ها اجتناب خواهید کرد. اما، اگر برنامه ای برای مشکلات پیش روی هوش تجاری نداشته باشید، شما هم به جمع شرکت هایی که چالش های زیادی با هوش تجاری دارند، ملحق خواهید شد. (چالش های اجرای هوش تجاری)

مشکل در اجرای هوش تجاری در چیست؟

هوش تجاری دارای بخش های زیادی از جمله مجموعه ای از نرم افزارها و سخت افزارها است، که باید به صورت هماهنگ با هم عمل کنند. از آن جایی که هوش تجاری به فناوری اطلاعات اتکا دارد، بسیاری از شرکت ها بخش عمده ای از فرآیند برنامه ریزی خود را صرف فناوری می کنند. اما تمرکز مطلق بر فناوری اقدام اشتباهی است و ممکن است برای شرکت شما دردسر ایجاد کند.

در واقع، انتخاب سخت افزار و نرم افزار مناسب سخت ترین و مهم ترین قسمت اجرای هوش تجاری نیست. اگر فقط روی طراحی و معماری و موارد مشابه تمرکز داشته باشید، از مشکل اصلی غافل شده اید. شناسایی دقیق نیازهای  واقعی شرکت باید در اولویت قرار بگیرد.

یکی از چالش های اجرای هوش تجاری که اصلی ترین آنهاست، پاسخ به سوالاتی است که در خصوص منشاء مشکلات پرسیده می شود. سازمان شما باید هدف خود از اجرای هوش تجاری را تعیین کند تا بتواند بینش های بدست آمده از هوش تجاری را برای حل مشکلات احتمالی به کار ببرد.

برای شناسایی انواع سوالات تجاری که هوش تجاری به آن ها پاسخ می دهد، ابتدا باید چند سوال اولیه بپرسید. برخی از این سوالات ساده و واضح هستند و برخی نیاز به تحقیقات عمیق تری دارند. برخی از آن ها با توجه به این که از چه کسانی پرسیده می شوند، دارای طیف وسیعی از پاسخ ها هستند؛ برخی پاسخ واحدی ندارند و با حدس و گمان می توان پاسخ آن ها را دریافت. در اینجا نمونه ای از این سوالات را مشاهده می کنید:

• در حال حاضر چه داده هایی برای اندازه گیری و تجزیه و تحلیل موجود است؟
• چه اندازه گیری و تجزیه و تحلیل هایی را می توان یافت، که نشان دهنده ی موفقیت در یک یا چند حوزه ی کسب و کار باشد؟
• چه زمانی به پاسخ نیاز داریم؟ آیا ما به همه ی آن ها به طور همزمان نیاز داریم؟
• در راستای بینش های ایجاد شده چگونه حرکت کنیم؟ فرهنگ شرکت تا چه اندازه برای ایجاد تغییرات پس از دریافت پاسخ هایش، آمادگی دارد؟

سوالات بیشتری در این مورد وجود دارد که شما باید قبل از فکر کردن در مورد فناوری هوش تجاری به آن ها پاسخ دهید. ممکن است بعضی از این سوالات مبهم و فلسفی باشند و به نحوه ی اداره ی سازمان شما و رویکردهای آن بستگی داشته باشند. در نهایت، پاسخ شما به این سوالات، تمام اهداف شما از اجرای هوش تجاری را مشخص می کنند؛ و مهم ترین دستاورد شما، پیشرفت خوبی است که بدون صرف هزینه ای برای مجوزها و مشاوره گرفتن در جهت موفقیت هوش تجاری حاصل شده است.

اشتباه شما در هنگام اجرای راه حل های هوش تجاری در چیست؟

ممکن است با راه حل های هوش تجاری پیش بروید؛ اما، به طور کامل شکست بخورید یا نتوانید مشکلی که به دنبال حل آن هستید را به درستی مشخص کنید. در این صورت، از هوش تجاری و فواید آن سود نخواهید برد. درواقع، اگه به درستی از هوش تجاری استفاده نکنید؛ نه تنها  نمی تواند به شما کمک کند بلکه، برای شرکت شما مخرب نیز خواهد بود. برای بهبود عملکرد هوش تجاری باید به عوامل زیر توجه کنید:

عوامل بهبود عملکرد هوش تجاری

هزینه در هوش تجاری

از آن جایی که اجرای هوش تجاری در سازمان شما می تواند گران قیمت باشد؛ اگر بودجه ی محدودی دارید نمی توانید هزینه ی هوش تجاری و مجوز نرم افزارهای جدید را تأمین کنید. علاوه براین، باید هزینه های تعمیر و نگه داری، هزینه های آموزش و سایر هزینه های پنهان مانند کلاس های آموزشی برای کاربران و اعضای تیم پروژه و کاهش موقت بهره وری کارکنان هنگام سازگاری با الگوی جدید را در نظر بگیرید. بدین ترتیب، هوش تجاری برای کسانی که کیف پول و قلب ضعیفی دارند، مناسب نیست!

زمان در هوش تجاری

شما باید زمان کافی را به هوش تجاری اختصاص دهید و برای آن برنامه ریزی داشته باشید. اگر برای زمان خود برنامه ریزی نداشته باشید، ممکن است برای انجام کارهای دیگری که برای شرکت مفید هستند نیز با کمبود زمان مواجه شوید. یکی از راه های صرفه جویی در زمان، اشتراک منابع هوش تجاری با سایر وظایف زود بازده مانند آماده سازی محصول برای بازار یا بهبود فرآیند های داخلی است.

اعتبار در هوش تجاری

اگر یکی از افرادی که نسبت به هوش تجاری تردید دارد، شاهد شکست پروژه ی شما باشد، دیگر به راحتی نمی توانید نگرش او را نسبت به هوش تجاری تغییر دهید و او را در مورد استفاده از هوش تجاری و فواید آن قانع کنید. علاوه بر این، دریافت حمایت در دفعات بعدی بسیار دشوارتر می شود. در واقع، اجرای موفقیت آمیز هوش تجاری ارتباط تنگاتنگی با پذیرش هوش تجاری و تعهد افراد در همه ی سطوح دارد. شک و تردید نسبت به هوش تجاری روند پیشرفت و توسعه ی آن را تحت تأثیر قرار می دهد؛ بنابراین، باید قدم های خود را به گونه ای بردارید که از اثربخشی و درستی آن ها اطمینان حاصل کنید.

برداشت اشتباه

 یکی از باورهای اشتباه در خصوص هوش تجاری این است که، فقط به واسطه ی مهارت تجزیه و تحلیل داده ها که ازهوش تجاری به دست می آید، می توان  بسیاری از مشکلات موجود را حل کرد. اما این کافی نیست؛ هوش تجاری باید با ساختار، اهداف و برنامه های سازمان هماهنگ باشد. عملکرد ضعیف هوش تجاری، ناشی از ناکارآمدی نرم افزار یا تیم های مشاور نیست؛ این مشکل می تواند به دلیل عدم آمادگی شرکت برای اجرای هوش تجاری یا عدم آگاهی از اهداف و قابلیت های شرکت باشد.

طیف هوش تجاری چیست؟

همانطورکه قبلاً گفتیم با استفاده از هوش تجاری، شرکت ها یک رویکرد منطقی برای تصمیم گیری خود اتخاذ می کنند. شرکت ها با استفاده از هوش تجاری و مفاهیم آن و ابزارهای جمع آوری اطلاعات کسب و کار، اطلاعات عملیاتی خود را درک می کنند. بینش های حاصل شده اگر به چهار معیار هوش تجاری ( به موقع، ارزشمند، دقیق و قابل اجرا) برسند، شرکت با اطمینان خاطر می تواند آن ها در روند تصمیم گیری منظم خود اعمال کند.

اگر این چهار ویژگی بینش های حاصل از هوش تجاری را به درستی بررسی کنیم، متوجه می شویم که این مفاهیم انتزاعی هستند. به طور مثال شما متوجه خواهید شد که هیچ کدام از این بینش ها در هزینه های شما صرفه جویی نمی کنند؛ یا برای شما برنامه ریزی بلند مدت نخواهند داشت. دلیل فاصله ی بینش های هوش تجاری از معیارهای موفقیت شما این است که، پروژه های هوش تجاری در اندازه ها و مدل های مختلف وجود دارند و با توجه به ساختار شرکت شما و نوع کسب و کارتان طراحی می شود. به عنوان مثال ممکن است در شرکت شما پروژه ی هوش تجاری را مدیر مالی شرکت تنظیم و هدایت کند و عملکرد های مالی جهانی و تأثیر آن بر کل شرکت را مورد بررسی قرار دهد. ولی در شرکت دیگری مدیر فروش منطقه ای، مشتری هوش تجاری باشد و مسئول هماهنگی و تنظیم آن باشد؛ آن شخص علاقه ای به بینش مالی در سطح سازمانی ندارد. برای مدیر فروش منطقه ای، اجرای موفق هوش تجاری، بینش هایی را در مورد فرآیند فروش به تنهایی ارائه می دهد؛ و هر گونه بینش فراتر از آن در سطح فروش منطقه ای برای او قابل اجرا نیست.  بنابراین، بینش های برگرفته از هوش تجاری با توجه به شکل و نحوه ی اجرای آن در شرکت شما، می تواند متفاوت به نظر برسد. و این شما هستید که تصمیم می گیرید متناسب با نیاز و هدف خود از آن استفاده کنید.

از آن جایی که، شرکت ها دارای ساختار و فرآیندهای داخلی متفاوتی هستند؛ بخشی از چالش اجرای راه حل معقول هوش تجاری، مربوط به مدیریت دامنه است؛ تا پروژه ی هوش تجاری در جایی که لازم است اعمال شود. گاهی این مطلب این معنی را می رساند که برای این که بینش های هوش تجاری بیشترین تأثیر را داشته باشند، باید مکان مناسبی برای اجرای آن ها در نظر گرفت؛ گاهی اوقات نیز، بر ارائه ی یک راه حل قابل اجرا و بدون دردسر در زمان مناسب دلالت دارد.

بدین ترتیب، تعیین محدوده ی پروژه ی  هوش تجاری شما و این که چه حوزه هایی را تحت تأثیر قرار می دهد، برای موفقیت آن بسیار ضروری است. در بخش های بعدی در مورد ابعادی صحبت می کنیم که باید هنگام تعیین محدوده ی پروژه ی هوش تجاری آن ها را  در نظر بگیرید.

تعیین محدوده ی پروژه ی هوش تجاری

هوش تجاری دپارتمانی در مقابل هوش تجاری سازمانی

برای اکثر شرکت هایی که از هوش تجاری استفاده می کنند، بودجه ی پروژه برای اجرا به صورت تیمی و در سطح دپارتمانی تعیین می شود.

دپارتمان چیست؟

دپارتمان قسمت سازمان یافته ی اداری بخشی از یک مؤسسه است. در واقع، دپارتمان بخشی از یک مجموعه است که فعالیت و خدمات خاصی ارائه می دهد.

برای اجرای پروژه ی هوش تجاری در بخش های کوچکتر سازمان، تمرکز بر روی یک بخش واحد از سازمان است. اما، پروژه های بزرگتر، یک راه حل کامل سازمانی هستند و کل شرکت را تحت تأثیر قرار می دهند.

بهترین پیشنهاد برای کسانی که اولین تجربه ی اجرای هوش تجاری را دارند؛ اجرا در سطح دپارتمان است. چرا که تمرکز محدودتر به شما این فرصت را می دهد که آزمون و خطا داشته باشید، یاد بگیرید و تجربه های ارزشمندی کسب کنید. و سپس، زمانی که برای پروژه های بزرگتر آماده می شوید می توانید  دامنه ی تجربیات خود در پروژه ی دپارتمانی را برای آن ها گسترش دهید.

عاقلانه انتخاب کنید

یک پروژه ی هوش تجاری اغلب با  تعیین دامنه ی سازمانی  و رویاهای بزرگ برای تولید بینش تجاری شروع می شود و کل مسیر استراتژیک شرکت را تحت تأثیر قرار می دهد. اما، با گذشت زمان و مواجه شدن با چالش های پروژه، بررسی و رسیدگی به آن ها، مشخص می شود که دامنه ی اولیه غیر معقول و بلند پروازانه بوده است؛ در این جا، نیاز است که سطح انتظارات از پروژه ی هوش تجاری کاهش یابد.

مدیریت انتظارات مربوط به دامنه ی فعالیت های شرکت بسیار ضروری است. انجام پروژه در سطح دپارتمانی بسیار ارزان تر، آسان تر و سریع تر صورت می گیرد، ولی ممکن است مخاطبان شما انتظاری فراتر از یک دپارتمان از پروژه ی شما داشته باشند. اگر مخاطبان شما انتظاری در سطح کل شرکت داشته باشند، پروژه ی دپارتمانی پاسخگو نخواهد بود. بدین ترتیب، باید برنامه ریزی لازم برای اجرای هوش تجاری در سطح سازمانی داشته باشید و منابع و زمان کافی را به آن اختصاص دهید. گاهی نیز یک پروژه ی دپارتمانی نتایج بسیار خوبی دارد و می تواند در سطح سازمانی گسترش یابد.

به شکاف عملیاتی توجه کنید

 عملیاتی کردن هوش تجاری نیز با چالش هایی مواجه است. ممکن است ابزارهای هوش تجاری در سطح سازمانی، بینش های ارزشمندی ایجاد کنند و چشم انداز خوبی برای سازمان ترسیم کنند؛ اما این بدان معنا نیست که راه پیش رو برای همه ی کارکنان و بخش ها روشن باشد. چالش موجود، ایجاد پل بین بخش های مختلف سازمان است. وقتی در سطوح بالای سازمان تغییراتی در راستای بینش استراتژیک ایجاد می شود، تبدیل این تغییرات به عملیات روزانه ی شرکت کار آسانی نخواهد بود.

جمع بندی چالش های اجرای هوش تجاری ، بهبود عملکرد هوش تجاری، طیف هوش تجاری

جمع بندی چالش های اجرای هوش تجاری ، بهبود عملکرد هوش تجاری، طیف هوش تجاری : هوش تجاری با همه ی امتیازاتی که برای سازمان ها و بخش های مختلف آن ها دارد؛ ممکن است، در ابتدای شروع پروژه و یا در حین اجرای آن، با چالش هایی مواجه شود که برای شرکت ها دردسر آفرین باشد. برای جلوگیری از این چالش ها و تنش هایی که معمولاً اجتناب ناپذیر هستند، مدیران سازمان و اعضای تیم هوش تجاری باید دانش و آمادگی لازم جهت تشخیص زود هنگام این چالش ها و یافتن راه حلی برای آن ها را داشته باشند. علاوه بر این، باید توانایی خود در مواجه شدن با این چالش ها و مدیریت بحران  را ارتقا دهند.