10 خطر برای هوش تجاری (BI) و چگونگی غلبه بر آن
در مقاله ی ” ده کلید موفقیت هوش تجاری ” گفتیم که برای موفقیت در پروژه های هوش تجاری نیاز به رعایت عواملی داریم که موفقیت هوش تجاری را تضمین می کنند. هوش تجاری با تجزیه و تحلیل داده ها فرآیند تصمیم گیری مدیران را تسریع می بخشد و منجر به اتخاذ تصمیم های بهتری می شود. همه ی ما می دانیم تصمیمات درست موفیت های سازمان ها را تضمین می کنند.
از طرفی، تبدیل شرکت شما به محیطی دوستانه برای هوش تجاری با خطراتی همراه است. به سادگی نمی توان از این موضوع عبور کرد چرا که عواملی که هوش تجاری را به خطر می اندازند، تصمیم گیری مدیران را نیز تحت تاثیر قرار می دهند و موجب انحراف آن ها می شوند. در این نوشتار ” 10 خطر برای هوش تجاری (BI) و چگونگی غلبه بر آن” قصد داریم شما را با ده مورد از خطراتی که هوش تجاری را تهدید می کنند و راه های مقابله با آن ها (غلبه بر خطرات هوش تجاری BI) آشنا کنیم.
سرفصل مطالب
10 خطر برای هوش تجاری (BI) و چگونگی غلبه بر آن ، غلبه بر خطرات هوش تجاری BI
10 خطر برای هوش تجاری (BI) و چگونگی غلبه بر آن ، غلبه بر خطرات هوش تجاری BI به شرح زیر است:
1- مقاومت
همیشه در مقابل تغییرات ایجاد شده مقاومت شکل می گیرد . صرف نظر از میزان تغییرات، به احتمال زیاد در برابر مراحل نصب، حذف و ارتقا با مقاومت روبرو خواهید بود. مقاومت در برابر هوش تجاری ممکن است در ابتدا مانند یک اصطکاک جزئی به نظر برسد اما با گذشت زمان سرعت پیشرفت هوش تجاری را کند کرده و برای آن مخاطراتی خواهد داشت؛ در نتیجه هوش تجاری دچار تزلزل خواهد شد. می توان این مقاومت را توسط تیم پروژه ی هوش تجاری مدیریت و کنترل کرد. بدین ترتیب، هماهنگی بین اعضای گروه ایجاد خواهد شد.
یکی از راه های مدیریت مقاومت افراد، ایجاد ارتباط است. شما با ایجاد روابط پایدار و کنترل شده با افراد بخش های مختلف شرکت، می توانید راهی بسیار خوب برای افزایش متحدان خود داشته باشید.
پیش از شروع پروژه ی هوش تجاری، در جلسه ای با اعضا و مدیران شرکت در مورد هوش تجاری صحبت کنید و مزایای آن را برای دیگران توضیح دهید. با این کار نه تنها می توانید از مقاومت ها جلوگیری کنید، بلکه اطلاعات و پیشنهادات ارزشمندی دریافت خواهید کرد و گامی به سوی پیشرفت خواهید داشت.
2- جابجایی اهداف
در اجرای هوش تجاری تنها چیزی که قطعی است، منبع داده ها و برنامه هایی است که روی آن کار می کنید. گاهی ممکن است بین نهایی شدن پروژه ی هوش تجاری و اجرای آن فاصله بیفتد و در نتیجه اهداف سازمان تغییر کرده و هوش تجاری در اولویت نباشد. هیچ چیزی به اندازه ی نادیده گرفتن نوسان داده ها، نمی تواند برای فرآیند هوش تجاری خطر آفرین باشد. استفاده ی به موقع از داده ها می تواند به تصمیم گیری به موقع و درست مدیران کمک کند. به عنوان مثال، اگر برای یافتن پاسخ مسئله ای به اطلاعات به روز دسترسی نداشته باشید نمی توانید به خوبی برای آن پاسخی بیابید. چرا که اطلاعات قدیمی دیگر کارایی خود را از دست داده اند.
برنامه ریزی و توجه به سلسله مراتب داده ها می تواند به کاهش این مشکل کمک کند. علاوه بر این، ادغام پروژه هوش تجاری با سایر برنامه های در حال انجام، به شرکت کمک می کند هوش تجاری را جزء اهداف خود برای توسعه قرار دهید.
3- رها کردن ابزار
استفاده از ابزار مناسب در موفقیت اجرای هوش تجاری بسیار حائز اهمیت است. اگر مدیران پروژه ی هوش تجاری برای تحلیل داده ها از ابزارهای مناسب استفاده نکنند ، هوش تجاری نه تنها به آن ها کمک نمی کند بلکه ممکن است پروژه با مشکل مواجه شود و مدیران را به گمراهی بکشاند.
بنابراین، لازم است از نرم افزار مناسب استفاده کرد و آن را به طور مرتب به روز رسانی و بررسی کرد. با استفاده از اطلاعات به روز شده می توانید تصمیم های عاقلانه و صحیح بگیرید.
4- عدم ارزیابی نرم افزار
اگر ارزیابی و بررسی نرم افزار هوش تجاری به درستی صورت نگیرد، جمع آوری داده ها ممکن است به درستی انجام نشود . بنابراین، لازم است ارزیابی ها به درستی صورت پذیرد و از معیارهای متعددی برای قضاوت نرم افزار استفاده کرد. برای ارزیابی و تعیین محدوده ی سیستم هوش تجاری باید مراحل زیر را طی کنید:
- لیستی از فروشندگان و مشاوران کسب و کار که ادعا می کنند راه حلی برای ارزیابی و بهبود عملکرد سیستم را دارند، تهیه کنید.
- به تلاش افراد مدعی توجه داشته باشید. تلاش صادقانه افراد نوید بخش داشتن شرکت خوب و سالم است.
- یک نسخه ی نمایشی جامع تهیه کنید.
- نسخه ی نمایشی را به دقت ارزیابی کنید و گرافیک آن را مورد بررسی قرار دهید. از تیم فروش بخواهید در مورد اطلاعات کسب شده از مشتریان و راهکارهای استخراج شده برای بهبود فروش و سودآوری توضیح دهند.
- تلاش کنید گفت و گوی مفصل و مفید با تیم فروش داشته باشید.
5- کاربر بازنده بودن
کاربران تاثیر زیادی در موفقیت یا شکست پروژه های هوش تجاری دارند. عواملی وجود دارند که مانع از این می شوند که کابران به ابزارهایی که شما راه اندازی می کنید، سر بزنند. اگر شما به کاربران ارزشی اضافه نکنید، از نرم افزار شما استفاده نخواهند کرد. قبل از هر چیز، اطمینان حاصل کنید که پروژه ی هوش تجاری برای کاربران و مدیران ارزش آفرین است.
بسیاری از تکنسین ها گمان می کنند که می دانند کاربران چه می خواهند. بنابراین، کاربران معمولی را از فرایند مفهوم و طراحی کنار می گذارند. همین باعث می شود کاربران دلسرد شده و دیگر از هوش تجاری استفاده نکنند.
برای رفع این خطر، کاربران را مورد توجه قرار دهید و اطمینان حاصل کنید که نگرانی های آن ها برطرف شده است و تمام تلاش خود را به کار بگیرید تا نیازهای آنان را برآورده کنید. بعد از راه اندازی برنامه ی هوش تجاری، از کاربران پشیبانی کنید و خدمات آموزشی و راهنمایی ارائه دهید تا کاربران بیشتری را بر استفاده از هوش تجاری ترغیب کنید.
سعی کنید به سرعت دلیل عدم توجه کاربران را شناسایی کنید و برای آن چاره ای بیندیشید. هرچه زودتر مشکل را شناسایی کنید، شانس شما برای نجات کشتی در حال غرق شدن افزایش می یابد.
6- اطلاعات مشکوک
اگر از داده های مشکوک استفاده کنید پس از تجزیه و تحلیل داده ها، خروجی که دریافت می کنید فاقد ارزش خواهد بود. اطلاعات مشکوک نتایج بد و غیر قابل اتکا خواهند داشت که بر هر یک از کاربران و مصرف کنندگان تاثیر منفی خواهند داشت. یکی از مشکلات شایع در هوش تجاری، بی کیفیت بودن داده ها است.
فراموش نکنید، داده ها مهم ترین منبع برای هوش تجاری هستند. بنابراین، باید برای دریافت داده های مفید برنامه ریزی کرد. در صورت امکان زمان لازم را برای بررسی ، تجزیه و تحلیل و تصحیح داده ها اختصاص دهید.
ممکن است شما به راحتی نتوانید منبع اطلاعات مشکوک و اشتباه را شناسایی کنید. مگر این که، سیستم حسابرسی خود را دقیق تر کرده و مدیریت خود را تغییر دهید. در این صورت، می توانید داده های مشکوک را در سریع ترین زمان ممکن تشخیص داده و آن ها را برطرف کنید.
7- کمبود بودجه ی پروژه
قبل از شروع هر پروژه ای باید منابع مالی تعیین شوند چرا که پشتوانه ی مالی در هر پروژه ای لازمه ی ادامه ی حیات پروژه است. اگر تخصیص منابع مالی به درستی انجام نشود، هر پروژه ای محکوم به شکست است. ممکن است اشتیاق برای پروژه ی هوش تجاری مانع از تصمیم گیری درست و منطقی شود. بودجه باید به درستی به پروژه اختصاص یابد.
اگر بودجه ی پروژه ی شما کاهش یافت، احساس بد نداشته باشید. همه ی پروژه ها با مشکل کمبود بودجه مواجه هستند . با برنامه ریزی صحیح مالی می توان از این بحران عبور کرد. وقتی احساس کردید با کمبود بودجه مواجه شده اید، اندکی سرعت کار را پایین بیاورید و عمیق فکر کنید تا به درستی بتوانید شرایط را مدیریت کنید. در مورد واقعیت های مالی که با آن ها روبرو شده اید، صریح صحبت کنید.
8- خیزش دامنه ی هوش تجاری
در محیط هوش تجاری همیشه از طریق هزینه های غیر منتظره بر بودجه سازمان فشار می آید. با این که نیروهای لازم برای انجام پروژه ی هوش تجاری اختصاص داده شده اند، گاهی اوقات بیشتر از آن چیزی که تصور و برنامه ریزی شده است فشار کاری وجود خواهد داشت. به این صورت زمان و فعالیت برنامه ریزی شده برای ادامه ی پروژه کافی نخواهد بود. به این پدیده خزش دامنه می گویند.
پروژه های هوش تجاری دارای دامنه ی خزنده هستند. هوش تجاری بخش های زیادی دارد و اغلب بسیاری از سیستم های موجود را تحت تاثیر قرار می دهد. ممکن است مدیران داده هایی که قبلا با آن ها سرو کار نداشته اند و به نظر بی اهمیت می رسند را پاک کنند. یکی از مسئولیت های تیم هوش تجاری این است که از وقوع خزش دامنه جلوگیری کنند.
برای پیشگیری از وقوع خزش دامنه این اصول را باید به خاطر بسپارید.
- در محدوده ای که کار می کنیدعجله نکنید؛ مطمئن شوید همه چیز درست آدرس داده شده است.
- تغییرات را پیش بینی کنید؛ انعطاف پذیری را در برنامه ی کاری خود ایجاد کنید. مثلا فرض کنید برخی از تغییرات در آخرین لحظه توسط مدیر مالی اعمال شده است.
- تحلیل گران باتجربه و عالی را استخدام کنید و از تجربیات آن ها استفاده کنید.
- به فرآیندهایی کاری خود توجه کنید و آن ها را به خاطر بسپارید؛ آیا فرآیند تغییر در پروژه ی خود را به دقت انجام داده اید؟ آیا آن را به خاطر دارید؟
9- سختی
اجرای پروژه ی هوش تجاری نیز مانند سایر پروژه های پیچیده با سختی هایی همراه است. در طول فرآیند توسعه پروژه ی هوش تجاری، باید به تصمیم گیری در مورد جزئیات خاص پرداخته شود. اتخاذ تصمیمات کلیدی در شرایط خاص می تواند یکی از مهم ترین سختی های پروژه ی هوش تجاری باشد. با وسیع تر شدن محیط و افزایش حجم اطلاعات، تصمیم گیری سریع و موثر دشوارتر می شود. به آسانی نمی توان تصورکرد که کاربران چه می خواهند و به چه چیزی نیاز خواهند داشت. در ادامه به دو روش که به آماده شدن برای خواسته های کاربران و تغییر آن ها کمک می کنند، اشاره می کنیم:
- انعطاف پذیری را در برنامه های هوش تجاری بگنجانید؛ انعطاف پذیری امکان تنظیم عناصر اصلی را به آسانی فراهم می کند.
- امکان آموزش کاربران را فراهم کنید و به کاربران اجازه دهید پرس و جو ها را انجام دهند، گزارشات خود را ایجاد و قالب بندی کنند، تجربیات خودشان را با ابزارهای مناسب کنترل کنند و با آن چه که برای کار و طراحی نیاز است آشنا شوند.
10- بحران محیطی
یک پروژه ی هوش تجاری ممکن است از ابزارهای مختلف پیشرفته ای برای پاسخ به نیازهای متنوع تیم ها در سراسر شرکت استفاده کند. در واقع با توجه به داده ها و محیطی که هوش تجاری در آن اجرا می شود به ابزار خاصی نیاز است. علاوه بر این، شرکت ها زیرساخت های اصلی هوش تجاری خود را با گذشت زمان نصب و اضافه می کنند، محیط های داده ی جدیدی ایجاد می شوند و مشتریان بخش های مختلف شرکت را پوشش می دهند. گستردگی و چند بخشی شدن محیط، نحوه ی دسترسی به اطلاعات را تحت تاثیر قرار می دهد. بنابراین برای جلوگیری از این بحران، بسیاری از فروشندگان پورتال ها را ارائه می دهند.
پورتال چیست؟
پورتال ها به کابرانی که در پروژه ی هوش تجاری فعالیت می کنند این امکان را می دهند تا به چندین محیط مانند ابزار های تجزیه و تحلیل دسترسی داشته باشند و با آن ها کار کنند. استفاده از پورتال ها شامل دو مرحله است:
- کاربر یک پرس و جو برای داده ها وارد می کند.
- پورتال به دنبال سیستمی می گردد تا به زبان ساده به کاربر کمک کند. سپس یکی از دو کار زیر را انجام می دهد:
- در خواست را برمی گرداند.
- کاربر را به بخش مورد نظر در محیط هوش تجاری هدایت می کند.
جمع بندی 10 خطر برای هوش تجاری (BI) و چگونگی غلبه بر آن ، غلبه بر خطرات هوش تجاری BI
جمع بندی 10 خطر برای هوش تجاری (BI) و چگونگی غلبه بر آن ، غلبه بر خطرات هوش تجاری BI : هوش تجاری با تجزیه و تحلیل اطلاعات، به مدیران کسب و کارها برای گرفتن تصمیم منطقی و درست کمک شایانی می کند. همانطور که عواملی وجود دارند که به توسعه ی هوش تجاری کمک می کنند، عواملی نیز وجود دارند که برای هوش تجاری خطرآفرین هستند. تشخیص به موقع این خطرات و یافتن راهی برای از بین بردن آن ها، می تواند هوش تجاری را از آسیب های احتمالی در آینده مصون بدارد.
هیچ نظری وجود ندارد