داشبورد هوش تجاری (BI)

مقدمه ای بر داشبورد هوش تجاری

در مقاله ” اجزای هوش تجاری ” گفتیم که یکی از اجزای هوش تجاری، داشبورد هوش تجاری می باشد.

هوش تجاری مجموعه‌ای از فرآیندها، معماری‌ها و تکنولوژی‌هایی را در بردارد که داده‌های خام را به اطلاعات معناداری تبدیل می‌کنند که عملیات تجاری سودآوری را رقم می‌زنند. هوش تجاری مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و خدمات داده‌ها را به هوش و دانشِ قابل اجرا تبدیل می‌کند. هوش تجاری تأثیر مستقیمی بر تصمیمات تجاری استراتژی، تاکتیکی و عملیاتی سازمان می‌گذارد. هوش تجاری با استفاده از داده‌های تاریخی بجای فرضیات و احساسات از تصمیم‌گیری حقیقت محور پشتیبانی می‌کند.

ابزار هوش تجاری، تحلیل داده را انجام می‌دهد و گزارشات، خلاصه‌ها، داشبوردها، نقشه‌ها، نمودارها و گراف‌ها را تهیه می‌کند تا اطلاعات دقیقی درباره ماهیت کسب‌وکار به کاربران عرضه کند. با توجه به گسترش تجارت الکترونیک در تمام جوامع، برای سبقت گرفتن از رقبای داخلی و خارجی هر روز نیاز بیشتری برای کشف ترفندهای حرفه‌ای حس می‌شود. در این نوشتار شما را با داشبوردهای هوش تجاری آشنا خواهیم کرد. داشبوردها (Dashboard) بعنوان ابزار بصری قدرتمند برای کمک نرم افزاری به کسب و کارها ایجاد شده ­اند. داشبوردهای هوش تجاری نقش یک ابزار توانمندساز در هوش تجاری را دارند.

هیچ‌گاه نمی‌توان تصویری را که در ذهن مدیران سازمان‌ها، ترسیم شده است، به سادگی تغییر داد. داشبوردها، بر اساس حقایق مبتنی بر داده‌ها، وظیفه تصویرسازی و تجسم وضعیت سازمان را به عهده دارند. ازاین‌ رو طراحی داشبوردهای مؤثر و غنی‌سازی شده از داده‌های صحیح و به‌موقع، یکی از مهم‌ترین قسمت‌های راهکارهای هوشمندی کسب‌وکار محسوب می‌شوند.

اشخاصی که در تصمیم­گیری نقش موثر و مستقیمی دارند، در هر سازمان همواره نقشی کلیدی را بر عهده دارند. آنها باید با استفاده از اعداد و ارقام حقیقی توانایی قضاوت و میزان صلاحیت و هوش مندی خود را اثبات کنند و تصمیماتی را اتخاذ کنند که هم به صلاح سازمان، کارکنان و مشتریان باشد و این موضوع برای این افراد بسیار چالش برانگیز است و نیاز به ابزاری قوی برای مشاوره دارند؛ ابزاری که در واقع داده ­ها را به اطلاعات و اطلاعات را به فرمت قابل درک برای مدیران تبدیل کند.

بدون تردید یکی از ابزارهای توصیه شده برای پایه­ گذاری هوش تجاری، استفاده از داشبورد هوش تجاری می­باشد. چنین محبوبیتی به این دلیل نیست که اجرای داشبورد هوش تجاری برای کسب و کار ارزانتر و راحت تر از قبل شده است، بلکه کارایی، قابلیت استفاده و بدون خطا بودن این داشبورد است که این محبوبیت را بر عهده داشته است.

با قابلیت انعطاف پذیری این داشبوردها و ساختار قابل سفارشی شده آنها برای تجزیه و تحلیل داده ها، برقراری ارتباط با آنها سریعتر و ساده­ تر شده است. این داشبوردهای هوش تجاری،  نه تنها برای مدیران و مدیران ارشد سازمان­های بزرگ بسیار کاربرد دارد بلکه برای کسب و کارهای کوچک و تمامی کارکنان یک سازمان کاربرد دارد. مفهوم استفاده از داشبورد هوش تجاری بر اساس نقش کاربر یا سلسله مراتب دیگر تغییر کرده است. کارکنان در هر سطح از موقعیت شغلی­شان نیاز به اندازه گیری معیارهای عملکردی متناسب با اهداف سازمان را دارند که لازمه ­ی آن اندازه گیری کمی و کیفی داده ­ها از منابع متفاوت و متنوع می باشد.

داشبورد هوش تجاری چیست؟

داشبورد هوش تجاری چیست؟ تا کنون در مورد هوش تجاری، مزیت ها و ابزارهای آن صحبت کردیم. حال می خواهیم دیدگاه برخی مدیران را در مورد شرکت های مختلف بررسی کنیم. برخی از مدیران مشاغل را با اصطلاحات دریایی توصیف می کنند. مثلاً از نظر آن ها استارت آپ ها شبیه به  قایق های تندرو هستند که با توجه به شرایط بازار تغییر جهت می دهند. از طرف دیگر، از نظر آن ها شرکت های بزرگ چند ملیتی مانند ابر نفتکش هایی هستند که قبل از انجام کوچکترین حرکتی، به برنامه ریزی ها و آینده نگری های دقیق نیاز دارند.

بیایید ابر نفتکش ها را در نظر بگیریم. این کشتی های غول پیکر با وجود دارا بودن وزن زیاد و حجم عظیم و پیچیده، توسط اتاق کوچکی که در آن  تعداد انگشت شماری ملوان حضور دارند، هدایت و کنترل می شوند. هر کسب و کاری چون  کشتی باید شخصی را در رأس کار خود داشته باشد تا بتواند شرایط را به خوبی بررسی کند و تصمیمات بزرگ و درست را اتخاذ کند.

چیزی که به مدیران  کمک می کند تا بتوانند به درستی تصمیم بگیرند، ابزارهای فناوری اطلاعات است که توسط سیستم های هوش تجاری طراحی شده اند. داشبوردهای تجاری به مدیران کمک می کنند تا بتوانند بر عملکردهای حیاتی کسب و کار نظارت داشته باشند. این داشبورد ها اطلاعات حیاتی و فوری را در اختیار مدیران قرار می دهند و آن ها را از عملکرد واقعی سازمان -این که چه زمانی و در چه جایی عقب مانده است-  مطلع می کنند. به کمک این داشبورد ها کاربر می تواند  سازمان را چون کشتی شناور نگه دارد. داشبوردها فقط مختص مدیران سازمان ها نیستند؛ شما در هر سطحی از سازمان که قرار داشته باشید می توانید برای پیشبرد اهداف خود از این داشبورد ها استفاده کنید. در این نوشتار قصد داریم شما را با داشبوردهای هوش تجاری بیشتر آشنا کنیم.

آیا چیزی در مورد EIS و DSS می دانید؟

قبل از این که بخواهیم در مورد داشبوردهای هوش تجاری و مزایای آن ها به طور مفصل تری صحبت کنیم، لازم می دانیم در مورد

• EIS (Executive Information System)
• DSS (Decision Support System)

توضیحاتی داشته باشیم.

سیستم اطلاعاتی اجرایی (EIS) چیست؟

فرآیند عادی تصمیم گیری به گونه ای است که مدیران و رهبران مجموعه ای از داده ها را تجزیه و تحلیل و با تفسیر سایر افراد  سازمان ترکیب می کنند؛ در نتیجه، به یک تصمیم گیری جامع می رسند. بعد از ظهور سیستم های اطلاعات اجرایی(EIS)  این روال تغییر پیدا کرد. در اوایل دهه ی 1980، شرکت ها روی بخش های فناوری اطلاعات خود کار کردند تا اطلاعات کلیدی را به همه ی بخش های سازمان و همچنین اتاق هیئت مدیره برسانند. این برنامه ها که معمولاً در داخل سازمان ساخته می شدند داده های عملیاتی را از همه ی سیستم های  شرکت جمع آوری می کردند و سپس، آن ها را دستکاری، ترکیب و خلاصه ای از آن ها ارائه می کردند.

ارزش بسته ی EIS این بود که به تصمیم گیرندگان کمک می کرد تا از فرآیند دشوار و وقت گیر غربال کردن گزارشات برای اطلاعات کلیدی خلاص شوند.

رابط کاربری برنامه ی EIS به گونه ای می تواند تنظیم شود که مهم ترین اطلاعات و معیارها را نشان دهد. برنامه نویس یا مدیر می تواند پارامترها را  به گونه ای تعیین کند که مواردی که نیاز به توجه بیشتری دارند را مشخص کند.

سیستم پشتیبانی تصمیم (DSS) چیست؟

پایه و اساس مفهوم EIS، سیستم پشتیبانی تصمیم(DSS) است. این سیستم نرم افزار اولیه ای است که چگونگی تصمیم گیری های تجاری را مورد بررسی قرار می دهد و از قدرت محاسباتی برای پشتیبانی از این فرآیند استفاده می کند. این سیستم توجه بسیاری از شرکت ها را در سال 1970 به خود جلب کرد.

سیستم EIS برای همه

سیستم اطلاعات اجرایی(EIS) ابتدا برای تأمین داده های عملیاتی سطوح بالای شرکت طراحی شده بود. به سرعت بقیه ی شرکت ها به توانایی این سیستم آگاهی پیدا کردند و به آن علاقه مند شدند. وظیفه ی نرم افزار EIS گرفتن داده ها از بخش های مربوط، خلاصه کردن و ارائه ی آن به کاربران است.

آیا سیستم اطلاعات اجرایی می تواند به مدیران در سطوح متوسط نیز کمک کند؟ آیا این مدیران مانند مدیران رده بالایی که در سطح کل سازمان تصمیم گیری می کنند، می توانند با استفاده از این سیستم در حوزه های خاص تصمیم گیری کنند؟

تنها تفاوت بین سیستم اطلاعات اجرایی در سطح متوسط و بالاتر محدوده ی داده ای است که این سیستم ها نیاز دارند. به عنوان مثال، ممکن است یک مدیر ارشد معیارهای فروش 250 فروشگاه در سراسر کشور را مشاهده کرده و مورد بررسی قرار دهد، و به دنبال روند فروش، دسته بندی و چرخه ی موجودی باشد. او می خواهد این اطلاعات را با اطلاعات سه ماه گذشته یا یک سال گذشته مقایسه کند. مدیر یک منطقه نیز به این اطلاعات علاقه مند است و می خواهد آن ها را بررسی کند. با این تفاوت که او این اطلاعات را از25 منطقه خاص  دریافت می کند و اطلاعات محدودتری را تجزیه و تحلیل می کند. اگر رئیس به اطلاعاتی علاقه مند باشد و به آن ها اهمیت بدهد، افراد در سطوح پایین تر نیز باید  برای آن ها اهمیت قائل باشند.

گاهی سیستم اطلاعات اجرایی(EIS) و داشبوردهای هوش تجاری می توانند تاثیر یکپارچه ای روی کسب و کاری داشته باشند که بخشی از وظایف اصلی آن ها نبوده است. زمانی که تیم فناوری اطلاعات یا فروشنده ، سیستم را مطابق با معیارهای شما سفارشی و نصب می کنند، مدیران باید معیار های موفقیت و شکست را تعریف کنند. آگاهی از نحوه ی قضاوت عملکرد شرکت توسط رئیس، می تواند به زیر دستان کمک کند تا بر روی این معیارها تمرکز کنند و برای تحقق آن ها تلاش کنند. بنابراین، کل تیم به یک سو هدایت می شود و برای رسیدن به یک هدف واحد تلاش خواهد کرد.

مدیران کسب و کار برای مشاهده ی بهتر هر آن چه در کسب و کارشان رخ می دهد، به شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) روی می آورند.

آیا در مورد شاخص های کلیدی عملکرد KPI اطلاعاتی دارید؟

شاخص کلیدی عملکرد روشی است که میزان خوب بودن عملکرد افراد و یا در سطح کلان، عملکرد سازمان را می سنجد. شاخص های کلیدی عملکرد، معیارهایی هستند که همه ی جنبه های عملیاتی کسب و کار را در بر می گیرند و به شرکت ها این امکان را می دهند که فعالیت ها و موفقیت ها را مدیریت کنند.

از آن جایی که هوش تجاری هر روز KPI های بهتری ارائه می دهد، شاهد محبوبیت روز افزون هوش تجاری نزد مدیران و شرکت ها هستیم. شاخص کلیدی عملکرد برای همه ی صنایع و سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد. شما حتی برای انجام کارهای شخصی نیز می توانید از آن استفاده کنید. نکته ای که باید به آن توجه کرد این است که شما باید این شاخص ها را در دوره های زمانی مشخص مورد ارزیابی قرار دهید.

 شاخص کلیدی عملکرد خوب، اطلاعات زیر را در اختیار شما قرار می دهد:

• شواهد عینی را برای دستیابی به یک نتیجه ی مطلوب فراهم می آورد.
• اقداماتی که به تصمیم گیری بهتر کمک می کنند را شناسایی می کند.
• میزان کارایی، اثربخشی، کیفیت پروژه و بهره برداری از منابع را نشان می دهد.

لازم به ذکر است هر سازمانی با سازمان دیگر متفاوت است. حتی شرکت هایی که محصولات یا خدمات مشابهی دارند، نقاط ضعف و قوت خاص خود را دارند. در واقع، موقعیت هر شرکت در بازار منحصر به فرد است. ممکن است یک سازمان دارای ترکیب خاصی از استعداد و مهارت باشد که هیچ سازمان دیگری از آن برخوردار نباشد. در نتیجه، شاخص های کلیدی عملکرد از یک شرکت به شرکت دیگر متفاوت هستند.

نگاهی به داشبوردهای هوش تجاری

داشبورد های امروزی هوش تجاری فرزندان سیستم های EIS و DSS های قدیمی، با عملکرد و ظاهری بسیار بهبود یافته هستند. داشبوردها، به سیستم داده های قدرتمند امروزی که ستون اصلی هوش تجاری مدرن محسوب می شوند، مرتبط هستند و از KPI های کاملاً متمرکز استفاده می کنند.

ماموریت داشبوردها

همانند ابزارهای پرس و جو و گزارش دهی هوش تجاری و یا گزارش های پردازش تحلیلی آنلاین، آخرین نسل از داشبوردهای هوش تجاری را می توان در اختیار همه ی افراد سازمان قرار داد. داشبوردها برای همه ی مشاغل در همه ی سطوح مورد استفاده قرار می گیرند.

به عنوان مثال، بخش حمل و نقل ممکن است دارای سیستمی باشد  که به داده های تولید، موجودی، لجستیک و سایر داده های مربوط به سیستم جاده ها و راه آهن دسترسی داشته باشد. داشبورد آن ها وضعیت محموله ها، آمار تحویل روزانه و هفتگی جمع آوری داده ها، خسارت ها و سایر معیار های قابل درک را فقط برای پرسنل بخش حمل و نقل نشان دهد.

80 تا 90 درصد از کاربران یک سازمان تجزیه و تحلیل داده ها را انجام می دهند. واقعیت این است که، همه ی افراد مهارت پرس و جو و نوشتن گزارش های پیچیده را برای ایجاد نتایج مطلوب ندارند. یک داشبورد با طراحی خوب می تواند تفاوت قابل توجهی در بهره وری کاربران ایجاد کند؛ زیرا، به آن ها کمک می کند در زمان مناسب تصمیمات فوری را بر اساس اطلاعات واقعی اتخاذ کنند. در واقع، داشبوردها ابزارهای انعطاف پذیری هستند که به طرق مختلف درخواست های کابران را پاسخ می دهند.

شما می توانید داشبوردها را برای تمام سطوح سازمان سفارشی کنید. در واقع، متناسب با نیاز کاربران می توان آن ها را به گونه ای تنظیم کرد که بر وضعیت فعلی تمرکز کنند و یا این که عقب ماندگی های گذشته را جبران کنند.

بیشتر داشبوردها دارای ویژگی های زیر هستند:

 ویژگی های داشبورد هوش تجاری به شرح زیر است:

• طرح بندی قابل پیمایش : داشبوردها چندین صفحه نمایش را به طور همزمان در اختیار شما قرار می دهند و و بدین صورت شما اطلاعات زیادی در اختیار خواهید داشت.
• گرافیک جذاب و متفاوت: همیشه انتقال اطلاعات در مورد موضوعات خاص و پیچیده، آسان نیست. یک داشبورد خوب می تواند معیارها را به روش های مختلف مانند نمودارها و جداول نشان دهد.
• تعامل: وقتی کاربری معیار مهمی را می بیند که نیاز به توجه بیشتری دارد، داشبورد مسیری را به کاربر نشان می دهد که به اطلاعات عمیق تری دست یابد.
• رابط قابل تنظیم: کاربران علاوه بر پیمایش حوزه های مختلف، باید داشبورد های خود را به گونه ای تنظیم کنند که ترکیبی ایده آل از اطلاعات مرتبط با شغلشان به آن ها ارائه دهد.
• قابلیت‌های مبتنی بر مرورگر: داشبوردها می‌توانند برنامه‌ ای مستقل باشند؛ و یا این که از طریق نرم‌افزار استاندارد مرورگر در دسترس باشند.این امر توزیع و کنترل اطلاعات را آسان تر می کند.

انواع داشبوردهای هوش تجاری :

بسته به نوع کسب و کار یک سازمان، انواع مختلف از داشبوردهای هوش تجاری موجود است که این داشبوردها را می­توان به چهار دسته­ ی کلی تقسیم کرد.

داشبوردهای استراتژیکی ( Strategic Dashboard ):

داشبوردهای استراتژیکی هوش تجاری ، داشبوردهایی هستند که هدف اصلی آنها متمرکز بر استراتژی­های بلند مدت و معیارهای سطح بالا است. کاربرد این داشبوردها برای مدیران ارشد می­باشد و مدیران از داشبوردهای هوش تجاری استراتژیک برای نظارت بر پیشرفت سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیک مشترک استفاده می­کنند. داشبورد استراتژیک ابزاری برای گزارش­دهی است که برای نظارت بر وضعیت شاخص های اصلی عملکرد یا KPI استفاده می­شود و معمولاً توسط مدیران به کار برده می­شود. داده ­های موجود در پشت داشبورد استراتژیک به طور مکرر به روز می­شوند، اما در فواصل کمتری نسبت به داشبورد عملیاتی به روز رسانی می­شوند. داشبوردهای استراتژیک ممکن است یک بار در روز مشاهده شوند و به مدیران کمک می­کنند تا بهترین دید نسبت به شاخص­های عملکردی را داشته باشد.

این داشبورد با فعالیت های تجاری در مقیاس بزرگ مطابقت دارد و تیم های تعیین شده ای دارد که  وظیفه ی آن ها نظارت ، تفسیر ، ارزیابی موقعیت و ارائه ی توصیه هایی برای اصلاحات هستند.

داشبوردهای تاکتیکی (Tactical Dashboard):

نوع دوم از داشبورد هوش تجاری، داشبوردهای تاکتیکی است و این داشبوردها برای مدیران میانی سازمان می­باشد که به آنها در دستیابی به بینشی عمیق­تر در مورد اقدامات و تصمیمات سازمان کمک می­کند.  و به طور کلی برای پیگیری عملکرد توسط مدیریت میانی استفاده می شود.

این داشبورد بهره وری و اثربخشی کوتاه مدت را اندازه گیری کرده و خروجی آن اغلب توسط یه کاربر استفاده می شود. به عنوان مثال، یک مهندس شبکه می تواند با استفاده از یک داشبورد تاکتیکی، آمار و روندهای زیرساخت فناوری اطلاعات را در زمان واقعی رصد کند.

داشبوردهای عملیاتی (Operational Dashboard):

نوع سوم از داشبورد هوش تجاری، داشبوردهای عملیاتی است و هدف از این داشبورد ها این است که بازه ­های زمانی کوتاهتر را نشان دهد و فرایندهای عملیاتی رابررسی می­کند. بررسی دقیق فرآیندهای اداری را سهولت می بخشند. بخش های تولید، فروش، خدمات، منابع انسانی، مالی نیازمند استفاده از داشبورد عملیاتی جهت فعالیت­های روزمره و کسب و کار می­باشند.

داشبورد عملیاتی ابزاری برای گزارش دهی است که برای نظارت بر فرآیندهای تجاری که اغلب تغییر می­کنند و برای ردیابی عملکرد فعلی معیارهای اصلی و معیارهای عملکردی استفاده می­شود. در مقایسه با سایر انواع داشبوردها، داده­ ها بسیار مرتباً به روز می­شوند، حتی گاهی به صورت دقیقه به دقیقه. داشبوردهای عملیاتی طوری طراحی شده­ اند که در طول روز چندین بار مشاهده می شوند. آنها اغلب برای نظارت بر پیشرفت به سمت هدف استفاده می شوند.

این داشبورد اثربخشی کوتاه مدت و میان مدت یک عملکرد تجاری خاص را در سطح تیم یا واحد تجاری بررسی می کند. این سطح از داشبورد می تواند برای یک کارگر با دانش فردی یا یک مدیر محلی مفید باشد.

داشبوردهای تحلیلی (Analytical Dashboard):

داشبورد تحلیلی ابزاری برای گزارش ­دهی است که برای تجزیه و تحلیل حجم زیادی از داده ها استفاده می شود تا به کاربران امکان بررسی روند، پیش بینی نتایج و کشف بینش­ها و دانش نهفته در داده ­ها را بدهد. داشبوردهای تحلیلی در بین ابزارهای هوش تجاری رایج هستند زیرا معمولاً توسط تحلیل گران داده تولید و ساخته می شوند. داده های موجود در داشبورد تحلیلی باید دقیق و به روز باشند.

داشبوردهای رایج که در هوش تجاری بکار می­روند به 4 دسته­ اصلی تقسیم ­می­شدند که در بالا به صورت مختصر بیان شد در ادامه مطلب به بررسی انواع داشبوردهای به کار رفته و رایج می­پردازیم.

داشبوردهای آنالیز صفحات وب و داشبوردهای  بازاریابی :

در هر سازمانی تیم بازاریابی  به آنالیز صفحات وب به داده ­های زیادی از کانال­های متفاوت و متنوع وابسته است دسترسی دارد و نیاز به تحلیل آن نیز دارد. مدیران بازاریابی یک سازمان نیاز به جمع آوری و ارزیابی تمامی داده ­های خام دارد تا آنها را در یک قالب قابل فهم تبدیل کنند و در نهایت از جنبه ­های گوناگون تجزیه و تحلیل نماید. انجام تمامی این مراحل بصورت دستی پر مشقت و همراه با خطای زیادی است. پس این داشبوردها می­توانند شما را در تشخیص روش­های بازاریابی موثر از غیر موثر یاری بخشند.

داشبوردهای فروش:

داشبورد هوش تجاری فروش به شما اجازه می دهد جریان فروش محصولات و خدمات سازمان خود را از جنبه­ های مختلف بررسی کرده و برای چندین دوره زیر نظر بگیرید و در نهایت بهترین استراتژهای فروش را انتخاب کنید.

داشبورد گزارشات مالی:

با استفاده از این داشبورد­ها مدیران و کاربران می­توانند اطلاعات پیچیده موجود در منابع مختلف داده ­را به گونه­ای قابل درک­تر مشاهده کنند و تصمیمات دقیق­تری برای اینده سازمان اتخاذ کنند.

داشبورد مدیریت پروژه ­ها:

مدیریت پروژه یکی از نقش­های مهم شغلی در هر سازمان می­باشد که به گزارشات در سطح بالا، پیش بینی ­های هوشمند و استفاده بهینه از منابع نیازمند است. یک مدیر پروژه نیاز به انواع گزارشات در مورد لیست­های انجام کار، برنامه تکمیل پروژه ­ها، ساختاربندی تیم ­های کاری، وضعیت مصرف منابع، بروز رسانی گزارشات مدیریت ارشد، مشاهده ریسک­ های پروژه و مشکلات، ارزیابی عملکرد پیمانکاران و راندمان تیم­های کاری، میزان پیشرفت فازهای مختلف پروژه و فعالیتهای بحرانی نیازمند است.

داشبورد نظارت بر خدمات :

هر شرکت مبتنی بر خدمات می­بایستی روی انتقادات و شکایات مشترکانش نظارت کرده و بصورت ماهیانه تماس ها و شکایات را پشتیبانی نماید. با ارائه داشبوردهای هوش تجاری پشتیبانی مشتری، پیگیری و تجزیه و تحلیل خدمات و رفتار مشتریان تا سطوح جزء آسان می شود.

داشبورد پیگیری مشتریان :

در بحث مدیریت مشتریان بروزرسانی اکانت­های مشتریان، رفع ایرادات اکانت مشتریان، دسته­ بندی مشتریان و ارسال پیام­های برای گروهی خاص با استفاده از داشبوردهای هوش تجاری بسیار اسان و کاربردی خواهد بود.

مزایای استفاده از داشبوردهای هوش تجاری

سرعت

در عصر اطلاعات، سرعت بسیار مهم است. جمع آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل، پردازش و ارزیابی کارهایی پر زحمت است که زمان، منابع و انرژی هر کارمندان هر سازمان را می­گیرد. غالباً، افرادی که تصمیم گیری می­کنند وقت ندارند که تحقیقات وسیعی انجام دهند. مشاغل کوچک توانایی تجزیه و تحلیل داده ­های زیادی را ندارند بدون از دست دادن اطلاعات ارزشمند که می­تواند آنها را از رقابت متمایز کند و برای افزایش درآمد عناصر اساسی ایجاد کند. این همان جایی است که نیاز به تهیه اطلاعات سریع حس می­شود. با امکان دادن به کاربران تجاری برای تهیه گزارش­های خود، دیگر لازم نیست روزها یا حتی هفته ها صبر کنند تا پاسخی برای سوالات خاص مربوط به کسب و کار خود به دست آورند.

دقت

برای داشتن مزایای رقابتی، داشتن داده ­های دقیق در برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل و گزارش­دهی دقیق  مهم است. این امر با دستیابی به داده ­های واقعی به دست می­آید، که می­تواند بینشی فوری در مورد عملکرد کسب و کار شما در سطح عملیاتی یا استراتژیک فراهم کند. اگر به همه کارکنان در زمان و لحظه مناسب اطلاع داده شود، حدس و گمان به طور کامل از بین می رود، بنابراین اطلاعات دقیق برای تصمیم گیری آگاهانه ایجاد می­شود.

تصویرسازی داده ­ها

با ظهور منابع اطلاعاتی بیشتر، نیاز شدیدی به ایجاد یک سری منابع دسترسی متمرکز وجود دارد که داده ­ها می­تواند به وسیله ­ی این روش­ها به صورت بسیار دقیق و با بینش کامل و سریع مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرد. داده­ ها به قدری گسترده  شده­ اند که باعث ایجاد مشکلات زیادی در تصمیم گیری درمورد مسائل و مشکلات تجارت شده ­اند و یکی از این مشکلات بحث پیمایش نامحدود و جستجوی اطلاعات مناسب است.

از آنجا که انسان داده­ های بصری را بسیار سریعتر از آنچه که نوشته شده پردازش می­کند، گرافیک در حال تبدیل شدن به استاندارد کسب و کار برای ارائه اطلاعات با ابزار حرفه­ ای مانند داشبورد­های هوش تجاری است. و نه فقط نمودارها و نمودارهای معمولی، بلکه نمودارهای تعاملی، تجسم هر گونه اطلاعاتی در حوزه تجارت مربوطه، پیش بینی نتایج و ارائه بینش عملی و فوری به کاربران تجاری از جمله توانایی­های داشبوردهای هوش تجاری است. نمونه­ های زیادی از داشبورد کسب و کار وجود دارد که این کار را انجام می دهد.  طیف گسترده ­ای از امکانات را برای توانمندسازی صاحبان مشاغل کوچک و بنگاه­های اقتصادی امکاناتی را ارئه می دهد تا این افراد به راحتی بتواند طی مسیر کنند و با مشکلات کمتری مواجه شوند.

مدیریت عملکرد

پیگیری پیشرفت و عملکرد اهداف کسب و کار نیاز به دسترسی لحظه به لحظه به داده ­ها دارد و اگر این داده ­ها نامنظم باشد، در چندین منبع و صفحه گسترده پخش شود، پیگیری و سازماندهی می­تواند بر زمان تصمیم گیری برای دستیابی به اهداف ارزشمند تأثیر بگذارد. همانطور که گفته شد، اگر مدیریت عملکرد در هنگام ردیابی اطلاعات در زمان واقعی با انتخاب الگوهای مناسب انجام شود، چه هدف یک فروش مانند طول چرخه فروش باشد یا نمای کلی سفارش خرده فروشی باشد، عملکرد کلی بسیار موثرتر می­شود و ساز و کارهای تجاری به طور فزاینده ­ای مفیدتر واقع می­­شوند. این به صاحبان مشاغل، مدیران و کارمندان این امکان را می­دهد تا عملکردهای خود را به طور پایدار توسعه دهند در حالی که بلافاصله مشکلات را ردیابی می­کنند از مزیت عملکرد سریع و کارآمد برخوردار می­شوند.

تجزیه و تحلیل رفتار مشتری

مشتری قلب تپنده هر سازمان و کسب و کار است، خواه یک شرکت بزرگ باشد یا یک فروشگاه کوچک محلی. بنابراین، شناخت مشتریان، خود یک قسمت مهم در هر موفقیت قابل توجه تجاری و توسعه پایدار است. درک رفتار آنها، استفاده از تمام داده­ های موجود برای تمرکز بر تعاملات آنها با تجارت مکانیزمی قدرتمند برای پیش بینی نتایج و تنظیم استراتژی کسب و کار بر اساس آن خواهد بود. یک نقشه راه روشن برای اهداف مشتری و فرصت ­های جدید فروش ظهور خواهد کرد، ایجاد بابی برای افزایش درآمد را فراهم می­کند و رضایت مشتری را افزایش می دهد.

ساخت بهترین داشبورد برای شما

همانطور که یک داشبورد برای کاربران مفید است، می تواند در معرض خطر قرار بگیرد. داشبوردها به گونه ای طراحی شده اند که در مواقعی که مشکلی پیش می آید اولین نشانه را به شما ارائه دهند. اما این بدان معنی نیست که می توانند جایگزین سایر فرآیندهای تصمیم گیری شما شوند. قبل از استفاده از داشبورد باید به دنبال پاسخ برای این پرسش ها باشید. چه نوع داده هایی را نیاز دارید و کدامیک را می خواهید نشان دهید؟ دامنه ی چیزی که به دنبال اندازه گیری آن هستید چقدر است؟

برای داشتن یک داشبورد خوب، باید شاخص های کلیدی عملکرد را هوشمندانه انتخاب کنید. سعی کنید اهداف تجاری خود را در نظر بگیرید و سپس به داده های عملیاتی نگاه کنید تا بتوانید معیارهای مناسب را بیابید.

علاوه بر این، باید بتوانید حجم داده هایی که در داشبوردها جمع می کنید را کاهش دهید. این کار به شما کمک می کند تا در یک نگاه به اطلاعات ضروری دست یابید. به یاد داشته باشید، داشبوردها فقط داده های ضروری را نشان می دهند.

جمع­ بندی داشبورد هوش تجاری

هوش تجاری و داشبوردها با به حداقل رساندن پتانسیل خطای انسانی و ساده سازی فرآیندهای تصمیم­گیری وابسته به تفسیر داده­ ها، برای تجارت بسیار مفید هستند و هر بخش تجاری می­تواند از آن­ها استفاده کند. کاربران داشبورد­های هوش تجاری به راحتی یک کلیک کردن یا یک لمس کردن صفحه نمایش می­توانند به راحتی عناصر گزارش مورد نیاز خود را انتخاب کرده و سپس معادلات پیچیده را به ابزارهای هوش تجاری بسپارند. عملکرد این ابزارها بر اساس نیازها و خواسته ­های زندگی واقعی است، به این معنی که نیازهای پیچیده و بی شمار عملکرد کسب و کار را از عملیاتی تا استراتژیک، مدیریتی تا بازاریابی درک می­کند و بر این اساس پشتیبانی را ارائه می­دهد.

این برنامه کاربردی داشبورد های هوش تجاری است که باعث سهولت مباحث پیچیده تجاری می­شود؛ از تجسم داده ­های ابتکاری تا کارهای پیشرفته تجزیه و تحلیل داده ­ها که قبلاً پیچیده بودند، اکنون به آسانی نشانگر و کلیک ماوس هستند. ماهیت بصری داشبوردها به کاربران در درک سریع مسائل پیچیده کمک می­کند و حدس ­ها را برطرف می­کند، در حالی که به شما امکان می­دهد یافته­ های ارزشمندی را از داده ­های خود بدست آورید. چنین تصویری بزرگ، مزیتی است که باعث می­شود تصمیم گیری سریع ­تر و آگاهانه ­تری انجام شود. داشبورد کاکپیت دیجیتال cockpit یکی از این نوع داشبوردهاست.

و بطور کلی، داشبوردهای هوش تجاری برای تجزیه و تحلیل داده های شما مورد استفاده قرار می گیرند. مدیران و کارکنان  می توانند به کمک ابزارهای موجود در داشبوردهای مدیریتی و نمودارها و جداول آن، یک نمای کلی از داده ها و تجزیه و تحلیل آن ها داشته باشند. داشبوردها به سازمان ها این امکان را می دهند که اطلاعات به دست آمده را سفارشی کنند و نتایج به دست آمده از تجزیه و تحلیل خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. بنابراین، داشبوردها  بهترین و کامل ترین ابزار برای پوشش دهی هوش تجاری هستند.

نویسنده: تیم پژوهش راهبرد

منابع

1-www.datapine.com

2-www.projanco.com