آیا می توان با استفاده از ابزارهای هوش تجاری(BI) گزارش های سفارشی تهیه کرد؟

در نوشتار قبلی در خصوص دو مورد از ابزارهای هوش تجاری که شامل پرس و جو و گزارش دهی بودند، صحبت کردیم. این ابزارها  به کاربران هوش تجاری اجازه دسترسی بهتر به داده ها را می دهند. کاربران با استفاده از این ابزارها در هر سطحی از سازمان و با هر نوع درخواستی می توانند از داده ها گزارش تهیه کنند. آیا می توان با استفاده از ابزارهای هوش تجاری(BI) گزارش های سفارشی تهیه کرد؟

تهیه گزارش های سفارشی با استفاده از هوش تجاری

شاید این سوال برای شما هم پیش بیاید که آیا می توان از طریق این ابزارها برای گروه ها و یا افراد خاصی گزارش سفارشی متناسب با درخواست آن ها تهیه کرد؟ در ادامه ی این نوشتار درباره ی این مسئله تهیه گزارش های سفارشی با استفاده از هوش تجاری توضیحات بیشتری خواهیم داد.

ایجاد گزارش های سلف سرویس بر اساس تقاضا

همانطور که می دانید هوش تجاری با دسترسی به داده ها در صدد ایجاد گزارش های مفید برای اعضای سازمان است. در واقع، ریشه ی هوش تجاری در گزارش دهی نهفته است. نگاه دقیق تر به داده های معاملاتی باعث می شود در مورد کسب و کارها نتیجه گیری های بهتری حاصل شود؛ بنابراین، کل سیستم اشتیاق بیشتری برای استفاده از هوش تجاری و ابزارهای آن خواهد داشت. با افزایش انگیزه و اشتیاق سازمان ها برای دسترسی به گزارش های بهتر و قدرتمندتر، تقاضا برای داشتن سیستم های توانمند و کارا افزایش می یابد.

اگر به گذشته ی هوش تجاری نگاهی کلی بیندازیم و آن را مورد بررسی قرار دهیم، متوجه می شویم که بهترین شیوه ها مدت ها پیش ابداع شده اند؛ اما، اکنون ابزارهای گزارش دهی هوش تجاری در بسته های بهتر و قوی تری قرار گرفته و به کاربران ارائه می شوند. در بخش بعدی به ویژگی های گزارش دهی به صورت سفارشی یا پاسخ به سوال آیا می توان با استفاده از ابزارهای هوش تجاری(BI) گزارش های سفارشی تهیه کرد؟ اشاره خواهیم کرد.

ویژگی های گزارش دهی به صورت سفارشی

در پاسخ به سوال آیا می توان با استفاده از ابزارهای هوش تجاری(BI) گزارش های سفارشی تهیه کرد؟ و تهیه گزارش های سفارشی با استفاده از هوش تجاری نیاز است ابتدا به ویژگی های گزارش دهی به صورت سفارشی اشاره کنیم:

مخفی کردن منابع شما

اگر ابزارها و بسته های گزارش دهی عملکرد خوبی داشته باشند، این امکان را برای کاربران فراهم می کنند که بدون نیاز به دانستن منبع داده ها، گزارش های خود را تهیه کنند. ممکن است منبع داده ها یک پایگاه داده ی رابطه ای، یک انبار داده، یک پایگاه داده ی پردازش تحلیلی یا حتی گزارش یا پرس و جوی دیگران باشد. بدین ترتیب، می توان بدون دانستن منبع داده ها و با مخفی بودن آن، گزارش دقیق و مطابق با استانداردها تهیه کرد.

ساخت پرس و جو مطابق با خواسته ی شما

ابزارهای هوش تجاری این امکان را به کاربران می دهند تا منابع داده های انتخابی خود را مرتب کنند، پرس و جو را انجام دهند و فیلدهای داده های قابل استفاده را مشاهده کنند. ابزارهای پرس و جو شما  را در فرآیند تهیه ی گزارش، راهنمایی می کنند.

ابزار های پرس و جو معمولاً یک دیوار انتزاعی بین کاربر و مکانیسم های پیچیده ای که در پشت صحنه ی این ابزارها اتفاق می افتد، قرار می دهند و سپس داده ها را به کاربران می رسانند. اما گاهی اوقات، یک کاربر پیشرفته یا کاربری که احساس می کند در مقایسه با دیگران اطلاعات و توانایی بیشتری در زمینه ی استفاده از این ابزارها  دارد، می تواند در روند دسترسی به داده ها از طریق این ابزارها مشارکت داشته باشد.

اکثر ابزارهای گزارش دهی و پرس و جو راهی را ارائه می دهند که این امکان را به کاربران می دهد در صورت تمایل، بر روند کار ابزارهای هوش تجاری نظارت داشته و از طریق آن ها به داده ها دسترسی مستقیم داشته باشند.

 کامل کردن گزارش ها

زمانی که پرس و جو توسط ابزارها انجام می شود، کاربر باید داده ها را به گونه ای تنطیم کند که ترتیب آن ها حفظ شود. به عنوان مثال، اعداد و ارقام مربوط به درآمدها را باید به گونه ای تنظیم و مرتب کند که با یک نگاه بتوان به درآمد هر ماه دسترسی داشت. این نرم افزارها باید به گونه ای طراحی و تنظیم شوند که به کاربر اجازه دهند تنها با چند کلیک ساده کار خود را انجام دهد.

یکی از ویژگی های رایج و تحسین برانگیز ابزارهای گزارش دهی این است که، نگارش تطبیقی صورت می گیرد و به موجب آن طراحی به گونه ای صورت می گیرد که انتخاب های زیبایی شناختی خاصی از طرف کاربر صورت می گیرد. به عنوان مثال شما می توانید در اندازه ی فونت ها و اشکال تغییراتی مطابق با موضوع گزارش ایجاد کنید.

انتشار داده ها

از آن جایی که داده های حساس و مهم در همه ی سازمان ها وجود دارند، گاهی لازم است داده ها و گزارش های تهیه شده را به گونه ای تنظیم کرد که فقط تعداد معدودی از افراد درون سازمان بتوانند به آن ها دسترسی داشته باشند. نویسنده ی گزارش باید توانایی این را داشته باشد بر ویژگی ها و بخش های ابزار گزارش دهی تسلط داشته و برآن ها تکیه کند؛ تا بتواند گزارش ها را به گونه ای توزیع کند که فقط افرادی که مجاز به مشاهده ی داده ها و گزارش ها هستند از آن ها استفاده کنند. بدین ترتیب، دسترسی به گزارش ها محدود می شود. علاوه بر این، برنامه های کاربردی توزیع گزارش می توانند اطلاعات را به شکلی مناسب مانند صفحات اکسل، اسناد PDF یا WORD منتشر کنند.

باید توجه داشت که گزارش ها به گونه ای ارائه شوند که بینش های کلیدی  در داخل گزارش ها پنهان نشود. یکی از اصول کلیدی هوش تجاری این است که بینش های مبتنی بر داده ها، در زمان مناسب ایجاد شوند. شما نیاز به بینش های انتقادی دارید تا در زمان مناسب از تغییرات بازار و بحرانی شدن سطح موجودی ها، آگاهی یابید؛ و به موقع برای بهبود شرایط اقدام کنید.

همیشه موثرترین راه برای ارائه ی اطلاعات، به صورت مجموعه ای از اعداد یا گروهی از داده های خام نیست. ممکن است یک عکس از هزار کلمه با ارزش تر باشد و مفاهیم را خیلی بهتر منتقل کند. همه ی کاربران اعم از متخصص یا غیر متخصص، می توانند جلوه های گرافیکی خیره کننده را به گزارش های خود اضافه کنند؛ به گونه ای که نظرات و دیدگاه هایشان در گزارش ها نمود داشته باشند. به همین دلیل، بیشتر نرم افزارهای گزارش دهی دارای قابلیت های گرافیکی پیشرفته ای هستند.

اکثر نرم افزارهای خوب هوش تجاری به گزارش ها این ویژگی را اختصاص داده اند که تا مدت ها پس از ایجاد به روز بمانند، حتی اگر سازنده ی آن ها مدتی به دلیل مشغول شدن در پروژه ی دیگری به سراغ آن ها نرود. می توان خروجی گزارش ها را به برنامه های دیگری چون صفحات گسترده ی اکسل گره زد. هر بار که کاربر به آن گزارش ها نگاه می کند می تواند از بروزترین داده های درآمد، هزینه های حمل و نقل، حسابداری و …  استفاده کند.

گزارش وب

یکی از جدیدترین نوآوری ها در گزارش گیری، انتشار گزارش های زنده در وب برای دسترسی بهتر و تضمین سازگاری است. کاربران می توانند به سادگی با استفاده از یک مرورگر معمولی وب به گزارش ها دسترسی داشته باشند. البته، در طول مسیر دسترسی به این گزارش ها، نیاز به وارد کردن رمز عبور می باشد که توسط سازنده ی اصلی گزارش تنظیم می شود.

پیشرفت در ابزارهای گزارش دهی اینگونه است که به کاربران اصلی اجازه می دهد اطلاعات پیچیده را بدون مهارت خاصی و تنها از طریق زبان های فعال شده تحت وب به اینترنت منتقل کنند. با گذشت زمان که دستورالعمل های وب گسترده تر و امن تر می شوند، شرکت های بیشتری خواستار استفاده از آن ها خواهند بود.

افزودن قابلیت ها از طریق پرس و جو و گزارش های مدیریت شده

برای کاربرانی که نمی خواهند و یا نمی توانند از نرم افزارهای گزارش دهی و پرس و جو استفاده کنند، گزارش های مدیریت شده وجود دارد. این گزارش ها برای مشاغلی کارایی دارد که تمایلی به دسترسی کامل کارکنان به منابع داده ندارند.

بسیاری از مصرف کنندگان هوش تجاری به ایجاد گزارش های پیچیده ، انجام پرس و جو های عمیق از پایگاه داده و امکانات پیشرفته ی نرم افزار گزارش دهی  نیاز ندارند. آن ها فقط به داده هایی نیاز دارند که به کارشان مربوط باشد و به موقع در اختیار آن ها قرار بگیرند؛ در این صورت، می توانند از آن ها برای بهبود کارهای خود استفاده کنند.

گزارش های مدیریت شده مانند پلی بین گزارش های ساده و گزارش های سفارشی شده هستند که کارمندان مسئول دریافت اطلاعات از پایگاه داده هستند. در این شرایط، گزارش‌های استانداردی از داده ها  در اختیار کاربران قرار می گیرد  که توسط دیگران نوشته شده‌اند، و به آن‌ها آزادی عمل داده می‌شود تا به کاوش، مرتب‌سازی، فیلتر کردن، نمودار کردن، و بررسی دقیق داده‌ها تحت نظر افراد با تجربه بپردازند.

گروهی از مدیران داده ها که مسئول کنترل مجوزها هستند، زمان اجرای پرس و جو و ایجاد گزارش را تعیین می کنند و همچنین، مشخص می کنند که چه داده هایی باید در دسترس باشند و سازمان روی چه داده هایی می تواند تمرکز بیشتری داشته باشد. علاوه بر این، مدیران می توانند از مشکلاتی که ممکن است در محیط های باز داده ها رخ دهد، جلوگیری کنند.

دسترسی و استفاده از گزارشات استاندارد

گزارش های استاندارد کار را برای بسیاری از مصرف کنندگان داده و کاربران هوش تجاری آسان می کنند. ویژگی بازر محیط های گزارش مدیریت شده، مجموعه ای از گزارش های استاندارد است که توسط یک تیم فناوری اطلاعات ایجاد می شود. گزارش های مدیریت شده، برای دسترسی به یک راه حل برای هوش تجاری استفاده می شوند. کاربران به سادگی می توانند از طریق یک کلیک در محیط وب به گزارش ها دسترسی داشته باشند.

سادگی دسترسی به محیط های گزارش های استاندارد به این معنی نیست که کاربران با حداقل دانش و آموزش در مورد نرم افزار  می توانند از آن ها استفاده کنند. اگر تیم هوش تجاری نتواند به درستی به محیط گزارش ها دسترسی داشته باشد و از دانش کافی برخوردار نباشد، بهترین و جالب ترین گزارش ها نیز بی ارزش خواهند بود.

گزارش دهی تعاملی یکی از ویژگی های کلیدی نرم افزار هوش تجاری است. وقتی شما به دنبال تهیه ی گزارش های معمولی هستید، با یک پرس و جو می توانید پاسخ سوال خود را از پایگاه داده بیابید. در این صورت نرم افزار پایگاه داده، داده هایی را در اختیار شما قرار می دهد که با درخواست شما کاملاً مطابقت داشته باشند. این گزارش ها به گونه ای سازمان دهی و ارائه می شوند که گاهی اوقات اطلاعات را به صورت خلاصه شده در اختیار شما قرار می دهند.

 شما در گزارش دهی تعاملی می توانید تا زمانی که داده های مورد نیاز خود را از پایگاه داده دریافت می کنید، نتایج جست و جوی پایگاه داده ی خود را دستکاری کنید. ممکن است زمانی که برای اولین بار پرس و جوی خود را انجام می دهید، چیزی را که به دنبال آن هستید پیدا نکنید؛ اما، پاسخ به سوال اولیه و یافتن داده های موجود در گزارش، به شما سرنخی می دهد تا بتوانید از زاویه ی مناسبی به موضوع نگاه کنید و ساختار پرس و جوی بعدی خود را تنظیم کنید. در گزارش دهی تعاملی، اگر همه چیز خوب پیش برود، پس از چند بار اصلاح پرس و جو، بینش شما به درستی شکل می گیرد.

جمع بندی تهیه گزارش های سفارشی با استفاده از هوش تجاری

جمع بندی آیا می توان با استفاده از ابزارهای هوش تجاری(BI) گزارش های سفارشی تهیه کرد؟ و تهیه گزارش های سفارشی با استفاده از هوش تجاری : ابزارهای هوش تجاری به کاربران این امکان را می دهند که درخواست های خود را تنظیم کنند و متناسب با آن ها گزارش های استاندارد تهیه کنند. کاربران هوش تجاری برای انجام کارهای خود به داده ها نیاز دارند و در سیستم های پرس و جو و گزارش دهی برای به دست آوردن هر آنچه که به آن نیاز دارند، حرکت می کنند.

هیچ گاه پیچیدگی محیط های گزارش دهی را دست کم نگیرید. ممکن است دو نفر با عنوان شغلی یکسان بتوانند یک گزارش استاندارد را ببینند، اما از آن جایی که گزارشات از واحدهای تجاری مختلفی جمع آوری می شوند، مجوز اطلاعاتی کاربران نیز متفاوت است؛ و یا این که ممکن است دو نفر به یک داده دسترسی داشته باشند، اما فقط یک نفر از آن ها مجوز انتشار گزارش را داشته باشد و دیگری نتواند گزارش را مطابق میل خود توزیع کند. به همه ی این موارد، روش های متنوع گزارش دهی را نیز اضافه کنید. بنابراین، راه اندازی یک سیستم گزارش دهی خوب که بتواند متناسب با درخواست کاربران گزارش تهیه کند، به یک چالش مهم برای کاربران هوش تجاری در سازمان ها تبدیل شده است.

همچنین میتوانید در مورد داشبورد هوش تجاری، اجزای هوش تجاری ، فرآیند هوش تجاری و گزارشات مالی در هوش تجاری در این زمینه مطالعه کنید.