10 راز برای استقرار و گسترش موفقیت آمیز هوش تجاری (BI)

هوش تجاری با جمع و آوری و تجزیه و تحلیل داده ها به مدیران کمک می کند تا تصمیمات درست، منطقی و به موقع اتخاذ کنند. در نوشتارهای قبلی در مورد چالش های اجرای هوش تجاری در سازمان ها گفت و گو کردیم. شما در ابتدای اجرای هوش تجاری با مشکلاتی مواجه خواهید بود؛ زیرا، نه تنها موانع رایج فناوری پیش روی شما قرار دارند بلکه موانع فرهنگی و باورها و عادات رایج به مقابله با هوش تجاری می پردازند. در این شرایط مقابله به این مسائل کار را برای شما سخت می کند. اولین نسخه از هوش تجاری که در سازمان شما اجرا می شود، پیش بینی کننده و تعیین کننده ی چیزهایی است که قرار است در آینده در سازمان شما رخ دهند. بنابراین، درست انجام دادن کارها در اولین مرحله از اجرای هوش تجاری بسیار حائز اهمیت است. در ادامه ی این نوشتار قصد داریم شما را با 10 راز برای استقرار و گسترش موفقیت آمیز هوش تجاری (BI) ، آشنا کنیم.

10 راز برای استقرار و گسترش موفقیت آمیز هوش تجاری (BI)

در ادامه به 10 راز برای استقرار و گسترش موفقیت آمیز هوش تجاری (BI) میپردازیم:

1- شروع آسان و به موقع پروژه ی هوش تجاری

پروژه ی هوش تجاری مانند هر پروژه ی دیگری به تصمیمات خاصی نیاز دارد که باید در مراحل اولیه اتخاذ شوند. این تصمیمات، روند کلی پروژه را تحت تاثیر قرار می دهند؛بنابراین، باید در سریع ترین زمان ممکن به بهترین نحو اتخاذ و اجرا شوند. یک مدیر پروژه ی هوش تجاری در اولین فهرست های کاری خود، باید هرگونه تحویل فوری را در اولویت قرار دهد. برای این کار بهتر است مدیر مسئولیت اجرای هر پروژه را به یک تیم مجزا محول کند. پروژه ها را در زمان معین شده تحویل دهید، به ویژه مواردی که اجرای به موقع آن ها اهمیت زیادی دارد.

به عنوان مثال، اگر فرآیند تهیه، نصب و اجرای یک سخت افزار در مرکز داده ی شما سخت و وقت گیر است، از هم اکنون کار را شروع کنید. اگر فرآیند ارزیابی فروشندگان شرکت شما زمان بر است، از همین حالا شروع کنید. اگر با کمبود نیرو با مهارت خاص مواجه هستید، فرآیند استخدام را زودتر شروع کنید. بنابراین، شما باید در اسرع وقت  برای مواردی که فقدان آن ها ممکن است در آینده برای سازمان شما دردسرساز شود، اقدام کنید. با این کار شما در ابتدای کار، نقاط حساس و آزاردهنده را شناسایی می کنید در نتیجه، چالش های دردسر ساز کمتر شده و پروژه ی هوش تجاری عملکرد بهتری خواهد داشت.

2- آنچه را که برای آن بها پرداخت کرده اید، دریافت کنید.

بعد از این که شما خرید نرم افزارهای هوش تجاری را نهایی کردید، فروشندگان موظف هستند برای حمایت از شما در طول پروژه آمادگی لازم را داشته باشند. از آن جایی که پروژه ها و راه حل های هوش تجاری دارای چندین برنامه ی کاربردی هستند و این برنامه ها به طور منظم ویکپارچه با هم کار می کنند، باید از کسانی که نرم افزار هوش تجاری را در اختیار شما قرار می دهند، پشتیبانی دریافت کنید.

مدیران باید به درستی از مواردی که در قرارداد ذکر شده است آگاهی داشته باشند تا بتوانند خدمات و پشتیبانی های وعده داده شده را مطالبه کنند. بنابراین دانستن جزئیات قرارداد، به شما کمک می کند تا به درستی از نحوه ی پاسخگویی و عملکرد فروشندگان  آگاه شوید و روابط خود را با آن ها بهبود ببخشید. همچنین، می توانید عملکرد پروژه ی هوش تجاری را به بهترین شکل توسعه دهید. اگر مشکلی برای نرم افزارها پیش بیاید و مطابق وعده ها عمل نکنند میتوانید با فروشنده ی آن ها تماس بگیرید و تقاضای رفع مشکل را داشته باشید.

توجه کنید، گاهی اوقات معاملات نرم افزاری شامل ارزش افزوده ای مانند آموزش و ساعت های پشتیبانی است. باید در مراحل اولیه ی ساخت نرم افزار از آن ها استفاده کنید . شما باید دقیقا همان خدمات و پشتیبانی هایی که به شما وعده داده شده است را مطالبه کنید.

3- فقط بازنده ها کاربران را نادیده می گیرند

 آیا از اهمیتی که کاربران برای پروژه ی شما دارند، آگاهید؟ کاربران هوش تجاری، در مورد چگونگی حل مشکلات به شما کمک می کنند. بنابراین، شما می توانید در سریع ترین زمان ممکن کاربران را درگیر پروژه کنید، به آن ها احترام بگذارید، از آن ها کمک بخواهید و در نهایت از حمایت آن ها در طول اجرای پروژه ی هوش تجاری بهره مند شوید.

کابران به اندازه ی شما از نیازهای پروژه آگاه هستند، بنابراین نباید به گونه ای رفتار کنید که نشان دهنده ی آگاهی بیشتر شما باشد. اگر با تیم پروژه ی خود، تعامل سالم و منظمی داشته باشید، می توانید در صورت نیاز از آن ها برای دریافت اطلاعات از دنیای واقعی استفاده کنید.

4- تنظیم روابط و ذکر نام حامیان پروژه

به نظر شما همه ی مخاطبان هوش تجاری، از ابتکار عمل هوش تجاری آگاهی دارند؟ آیا آن ها می دانند هوش تجاری چقدر شگفت انگیز است؟ راه حل های هوش تجاری، در چندین تیم و حتی واحد تجاری گسترش می یابد و بر افراد در سطوح مختلف سازمان تاثیر می گذارد. این افراد نیازها و اولویت های مختلفی دارند و نمی توان به همه ی آن ها به یک میزان توجه کرد. ممکن است با این کار اعضای تیم شما اهداف پروژه را از دست بدهند. برای تنظیم و بهبود روابط پیشنهاد می شوند جلسات دوره ای برگزار کنید؛  در هر جلسه گروهی از افراد حضور داشته و در مورد پروژه و اهداف آن گفت و گو کنید. هنگامی که با واحد های بیرونی شرکت ارتباط برقرار می کنید، اگر نام حامیان اجرایی خود را ذکر کنید می توانید توجه مخاطبان را به خود جلب کنید.

شاید مردم بتوانند خواسته ها و نیازهای یک مدیر پروژه را نادیده بگیرند، اما به نام مدیر عامل به عنوان فردی که از نزدیک شاهد فعالیت های پروژه است، توجه می کنند.

5- در تست کردن کوتاهی نکنید

متاسفانه، غالباً فرآیند تضمین کیفیت در فناوری اطلاعات و هوش تجاری کوتاه است و آزمایش پروژه زمانی که کمترین هزینه را داشته باشد، به اتمام می رسد.

شما باید  در طول تست پروژه، به گونه ای پیش بروید که بتوانید به سوالات مهم پاسخ دهید.  همچنین، در طول دوره ی تست باید درک خوبی از برنامه های طراحی شده و مطابقت آن ها با نیازهای کاربران داشته باشید. توجه داشته باشید، سیستم هایی که به درستی طراحی شده اند اگر ضعیف اجرا شوند، شکست خواهند خورد.

آزمایش پیش از اجرا، هرگونه مشکل در طرح اصلی شما را شناسایی می کند. هرچه این مرحله جامع تر باشد، احتمال موفقیت آمیز بودن پروژه ی هوش تجاری در اولین عرضه ی آن بیشتر می شود.

6- از اتاق جنگ به  میدان نبرد بروید

همه ی ما می دانیم هر ارتشی به یک ستاد نیاز دارد. بهترین مقرها از میدان های جنگ دور هستند ولی می توان در آن ها حرکت های آتی را بدون وقفه برنامه ریزی کرد. از طرفی علیرغم فاصله ی مکانی، به راحتی می توان با فرماندهان میدانی ارتباط برقرار کرد و دید واضحی به آنچه در جبهه اتفاق می افتد داشت.

آیا چیزی در مورد اتاق جنگ هوش تجاری می دانید؟  بسیاری از مدیران هوش تجاری از یک اتاق جنگ برای اولین انتشار هوش تجاری حمایت می کنند. آن ها از این راه بر تمامی عملکردها و فعالیت های پروژه نظارت دارند و آن ها را  کنترل می کنند.

در اتاق جنگ هوش تجاری، تقریباً همه ی مدیران کلیدی و طراحان پروژه حضور دارند. با ساده تر شدن ارتباطات و حل مشکلات در مراحل  تست پروژه، صرفه جویی در زمان صورت می گیرد. اتاق جنگ به این معنی است که مشکلات به تنهایی حل نمی شوند؛ همچنین، اتاق جنگ محلی را برای تجمع تیم فراهم می کند تا یک گروه یکپارچه شکل دهند و با همفکری به اهداف  پروژه نزدیک تر شوند.

یک تیم منسجم همواره اثربخشی بیشتری دارد. از آن جایی که ابتکارات هوش تجاری شامل یک محیط فناوری پیچیده است، کنار هم قرار گرفتن استعداد های تجاری، تا حد زیادی عملکرد تیم را در مراحل نهایی و حیاتی پروژه ارتقا می بخشد و کارایی آن را افزایش می دهد.

7- مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چیست؟ مدیریت پروژه، شامل فعالیت های اداری مانند حفظ و اطلاع رسانی پروژه است. برای پروژه های بزرگتر، غالباً یک مدیر پروژه یا کنترل کننده ی پروژه تعیین می شود تا فقط وظایف مربوط  به مدیریت برنامه ی پروژه و اتاق جنگ را به عهده بگیرد.

اگر شما به عنوان مدیر پروژه بر اجرای صحیح هوش تجاری نظارت داشته باشید، ممکن است آخرین طرح پروژه شباهت بسیار کمی با نسخه ی اصلی داشته باشد. توجه داشته باشید این به خاطر ضعف مدیریتی شما نیست! برعکس می تواند نشان دهنده ی قدرت شما در پیش بردن پروژه باشد. وقتی شما با دقت بیشتری پروژه را هدایت می کنید، با گذشت زمان متوجه نقص های آن می شوید و آن ها را به بهترین شکل ممکن اصلاح خواهید کرد.

زمانیکه شما برای اولین بار یک پروژه را شروع می کنید، روند پیشرفت کار را تا حدودی پیش بینی می کنید. اما مدتی پس از شروع کار متوجه می شوید که پروژه به سرعت از شکل اصلی خودش فاصله می گیرد و تغییر می کند. برخی از کارهایی که تصور می کردید به راحتی پیش می روند، زمان و انرژی بیشتری مصرف می کنند؛ و برعکس، برخی از کارهایی که ظاهر سختی داشتند، به سرعت انجام می شوند. این فرآیند در اجرای پروژه امری طبیعی است، اجازه ندهید گام های شما را سست کند. فوراً با هر گونه پا پس کشیدن مقابله کنید!

محیط و افرادی که با آن ها سر و کار دارید، قطعات متحرک عملکرد برنامه های حیاتی شما هستند. اگر کسی دارای ویژگی ها و مهارت هایی است که پروژه ی شما به آن نیاز دارد، تا زمان تحویل پروژه از پتانسیل های درونی او استفاده کنید.

همکاری با صاحبان منابع داده، سیستم شما را تغذیه می کند. محیط های هوش تجاری، معمولاً داده های عملیاتی را از منابع مختلف استخراج می کنند. ممکن است دریافت این داده ها برای اولین بار کار سخت و دردسر سازی باشد، اما شما می توانید با انتقال سریع داده ها، سود زیادی ببرید. به همین دلیل، ممکن است افرادی که داده ها را در اختیار دارند انگیزه ی زیادی برای همکاری با شما نداشته باشند.

8- مفهوم را اثبات کنید

ممکن است زمانی که انتظار نتیجه ی مطلوب را از پروژه دارید، متوجه شوید که هم تیمی های شما توانایی و مهارت لازم برای اجرای پروژه را نداشته اند. شاید هیچ چیز  برای شما بدتر از این نباشد. اثبات مفهوم(POC)، یک راه حل عالی برای مدل سازی مشکلات موجود در اجرای هوش تجاری، رفع مشکلات و ابهامات و آماده سازی تیم  پروژه برای رویایی با این مشکلات است.

آیا چیزی در مورد اثبات مفهوم می دانید؟ اثبات مفهوم، زیر مجموعه ای از همه ی راه حل هایی است که شما در ذهنتان دارید. دامنه ی اثبات مفهوم محدودتر است و تنها به چند مورد از مهم ترین عملکرد ها بسنده می کند. یک اثبات مفهوم هوش تجاری، شامل راه حل های جمع آوری داده ها همراه با نسخه ی حذف شده از یک یا چند ابزار کاربر است. در بیشتر موارد، یک اثبات مفهوم دقیق، ایجاد رابط های دقیق را در ابتدای کار کنار می گذارد و گاهی ممکن است از ابزارها و دستورالعمل های ابتدایی تری نسبت به راه حل کامل استفاده کند.

 9- به جزئیات توجه کنید

شما باید همواره تلاش کنید عناصری را که برای سیستم هوش تجاری شما ارزشمند هستند، از دست ندهید. این عناصر باید در دسترس، شهودی و قابل اطمینان باشند. کاربران هوش تجاری، سیستم را با برنامه هایی که قبلاً از آن استفاده می کرده اند، ترکیب می کنند. این ترکیب یکپارچه، پایه و اساس یک راه حل کلی و خوب است.

دامنه ی سیستم اولیه باید با کیفیت باشد. باید کار خود را به بهترین شکل انجام دهید.اگر فکر می کنید برای انجام این کار وقت ندارید، باید دامنه ی پروژه ی خود را کاهش دهید.

راه حل های هوش تجاری، غالباً دارای مجموعه ای از برنامه های کاربردی هستند که توجه به جزئیات آن ها به سازمان شما کمک شایانی می کند. توجه داشته باشید قبل از هر اقدامی، در مورد جزئیات برنامه ها بیشتر تحقیق کنید. گاهی این جزئیات به ظاهر بی اهمیت، تاثیر مثبت یا منفی روی عملکرد سازمان شما خواهند داشت.

10- داده ها ی جدید و با اهمیت را جمع آوری کنید

برنامه های هوش تجاری مثل گیاهانی هستند که داده ها آن ها را آبیاری می کنند و به آن ها اجازه می دهند زنده بمانند. سعی کنید داده های مهم و عملیاتی را از منابع مختلف تامین کنید. یکی از مزیت های سیستم هوش تجاری این است که شما بلافاصله بعد از دریافت داده ها می توانید کار خود را شروع کنید. این می تواند خبر خوبی برای پروژه ی شما باشد، زیرا بدون توجه به این که سیستم شما درست کار می کند یا نه می توانید تحویل داده ها را شروع کنید.

توجه داشته باشید دریافت داده های مفید در بازه ی زمانی واقعی  که سیستم هوش تجاری آن را طراحی کرده است، به شما کمک می کند با سرعت به جلو حرکت کنید و در مورد مناسب بودن یا ناکارآمدی ابزارهای خود، اطمینان حاصل کنید.

جمع بندی 10 راز برای استقرار و گسترش موفقیت آمیز هوش تجاری (BI)

جمع بندی 10 راز برای استقرار و گسترش موفقیت آمیز هوش تجاری (BI) : اولین نسخه از هوش تجاری که در سازمان شما اجرا می شود، پیش بینی کننده و تعیین کننده ی چیزهایی است که قرار است در آینده در سازمان شما رخ دهد. اجرای هوش تجاری بدون توجه به عواملی که به استقرار و گسترش آن در سازمان کمک می کنند، برای سازمان سودی نخواهد داشت. شما باید در ابتدای اجرای پروژه ی هوش تجاری آن را تست کنید، کاستی های آن را پیدا کنید و آن ها را برطرف کنید. دریافت به موقع داده های دقیق و کار آمد پیشرفت سازمان شما را از طریق ابزارهای هوش تجاری سرعت می بخشد.