به نیازهای کاربران هوش تجاری(BI) توجه کنید

بعد از نصب نرم افزار هوش تجاری و همه ی کابل ها و سرورها، نوبت به گروه مهمی می رسد که تعیین کننده موفقیت پروژه ی شما هستند. این گروه،کاربران هوش تجاری هستند. اگر کاربران از ابتدا درگیر پروژه نباشند، اغلب پروژه با شکست مواجه می شود. در این نوشتار به بررسی موضوع ” به نیازهای کاربران هوش تجاری(BI) توجه کنید ” میپردازیم.

فارغ از این که ابزارهای هوش تجاری برای چه کسانی طراحی شده اند، رضایت کاربران از نحوه ی عملکرد آن ها می تواند نتیجه را مشخص کند. ممکن است این ابزار برای کسانی که در گوشه ای از ادارات کار می کنند و هیچ کار تجاری انجام نمی دهند؛ یا برای کارمندان بخش ملی و تجاری شرکت طراحی شده باشند. در هر صورت توجه به نیاز های همه ی کاربران در طراحی و اجرای ابزار های هوش تجاری بسیار اهمیت دارد. در این نوشتار قصد داریم به نیازهای کاربران و انتظارات آن ها از هوش تجاری و ابزارهای آن بپردازیم.

 جامعه ی کاربران در فرآیند توسعه شرکت می کنند

کاربران به شما می گویند چه ویژگی هایی از ابزارهای هوش تجاری زندگی کاری آن ها را آسان تر می کند و ابزارهای هوش تجاری چگونه می توانند در فرآیندهای روزانه ی آن ها قرار بگیرند. کاربران به طراحان ابزارها نشان می دهند که نرم افزارها به چه تغییراتی نیاز دارند و چگونه باید از فعالیت های آن ها پشتیبانی کرد.

گاهی توسعه دهندگان یا مدیران پایگاه داده، نظرات کاربران در مورد نحوه ی عملکرد برنامه ها را نادیده می گیرند و یا بررسی آن ها را به زمان دیگری موکول می کنند؛ این کار می تواند برای پروژه ی هوش تجاری آن ها فاجعه بار باشد.

بررسی و توجه به نیاز های کسب و کار کاربران، تاثیر مستقیم بر روی موفقیت پروژه و بهبود عملکرد ابزارهای هوش تجاری دارد. برای این کار، شما باید افرادی را در شرکت انتخاب کنید که بتوانند با جامعه ی کاربران به درستی تعامل داشته باشند و از نیازهای آن ها آگاه شوند.

جامعه ی کاربران باید در مراحل اولیه ی اجرای فرآیند هوش تجاری شرکت داشته باشد. کاربران می توانند نیازهای کلی سیستم هوش تجاری را به بهترین شکل تعیین کنند. همچنین، کاربران می توانند برای یک مشکل کسب و کار خاص راه حل مناسبی داشته باشند.

 از دوستان خود کمک بگیرید

مرحله ی اجرای هوش تجاری در شرکت، نیاز به مهارت های زیادی دارد و شما می توانید از خدمات افرادی که در سازمان شما حضور دارند استفاده کنید. در این راستا دو گروه به طور خاص می توانند دیدگاه های کلیدی در مورد نحوه ی عملکرد برنامه و نحوه ی حل مشکلات تجاری را ارائه دهند:

1. سهامداران

این اصطلاح تقریباً به کسانی اشاره دارد که تحت تاثیر اجرا هوش تجاری قرار می گیرند. ذینفعان می توانند تصمیمات مربوط به اجرا را از دریچه ی تیم خاص و حوزه ی مسئولیت خود ببینند. این افراد قدرت تاثیرگذاری بر دیگران را دارند. در واقع، درگیر کردن ذینفعان کلیدی و حضور آن ها یکی از سخت ترین چالش هایی است که می توانید با آن ها مواجه شوید.

2. کاربران

این گروه شامل افرادی هستند که از برنامه های هوش تجاری استفاده می کنند. جامعه ی کاربر در فرآیند جمع آوری الزامات برنامه حضور دارد و دیدگاه های خود در مورد بهبود فرآیند کسب و کار را ارائه می دهد.

البته در این میان توجه به افرادی که در بخش فناوری فعالیت می کنند، ضروری است. شما با تمرکز بر مدیران پایگاه داده، طراحان داده و توسعه دهندگان، می توانید از نظرات آن ها استفاده کنید.

الزامات و تکنیک های جمع آوری ایده های ناب

بهترین ایده هایی که در حال حاضر در ذهن کاربران وجود دارد را در معرض دید عموم قرار دهید؛ سپس، این ایده ها را دستکاری و اولویت بندی کنید تا بتوانید به یک طرح کلی برسید که یکپارچگی طرح پروژه را حفظ کند و با بودجه و جدول زمانی پروژه ی شما مطابقت داشته باشد.

بعد از گذر از این مرحله، باید به برخی از روش های آزمایش شده و واقعی توجه کنید. این روش ها به شما کمک می کنند تا از مرحله ی الزامات پروژه حداکثر استفاده را ببرید. روش های معمول شامل موارد زیر هستند:

• جلسات گروهی: گروهی از ذینفعان را در یک اتاق جمع کنید و در مورد الزامات گفت و گو کنید.
• مصاحبه های انفرادی: با نمایندگانی از جامعه کاربری به صورت انفرادی صحبت کنید.
• پرسشنامه: از طریق ایمیل از ذینفعان بپرسید که چه نیازهایی دارند.
• نمونه‌های اولیه و آزمایشی: سناریوهای احتمالی برنامه را به مردم نشان دهید و بازخوردها را مورد بررسی قرار دهید.

به خاطر داشته باشید، شما نمی توانید یک رویکرد و کارآمدی آن را به پروژه ها و شرکت های دیگر تعمیم دهید. نمی توان از یک رویکرد موفق در شرکت دیگر انتظار داشت که در شرکت شما نیز کارآمد باشد.  همچنین، نمی‌توانید تکنیک‌هایی را که برای تیم‌های قبلی در هنگام جمع‌آوری الزامات به خوبی کار می‌کردند، کپی کنید.  شما باید بهترین روش ها را متناسب با شرایط کاری خود پیدا کنید.

تفاوت داده ها در هوش تجاری

فعالیت  جمع آوری نیازمندی ها برای اجرای هوش تجاری، با سایر فناوری ها متفاوت است. در واقع، شما در پروژه های هوش تجاری هیچ فعالیتی در راستای ایجاد داده های جدید نخواهید داشت. شما به سادگی می توانید از داده هایی استفاده کنید که قبلاً در سیستم شما وجود داشته اند.

این بدان معناست که، شما باید با گروه کاربران در ارتباط باشید تا تعیین کنید آن ها به چه داده هایی برای انجام بهتر وظایف خود نیاز دارند؟ چگونه بهترین ابزارهای هوش تجاری می توانند آن داده ها را برای کاربران فراهم کنند؟

از طرف دیگر، شما با ارائه دهندگان داده – تیم هایی که داده ها را در پایگاه های داده مختلف در سراسر سازمان کنترل می کنند – کار خواهید کرد. در این صورت مشخص می شود که ابزارهای هوش تجاری به چه اطلاعاتی دسترسی خواهند داشت و چگونه آن ها را در دسترس کاربران قرار خواهند داد.

وظیفه ی تیم شما این است که در مورد عرضه و تقاضای داده در الزامات پروژه به دقت تحقیق کند. نحوه ی تطبیق این موارد می تواند موفقیت یا شکست پروژه ی شما را تعیین کند.

فعالیت های جمع آوری نیازمندی های هوش تجاری

همان طور که گفتیم، شما برای جمع آوری الزامات به برگزاری جلسات نیاز دارید. در ادامه نگاه دقیق تری به گزینه های اصلی برای جمع آوری نیازمندی های هوش تجاری خواهیم داشت.

• جلسات گروهی

رایج ترین تکنیک جمع آوری نیازمندی ها، جلسه ی گروهی است. چه کسی می تواند در یک جلسه ی گروهی شرکت کند؟

هر کسی که به نتایج برنامه، علاقه ی خاصی دارد می تواند در این جلسه شرکت کند. البته این بدان معنا نیست که شما باید صدها نفر را به جلسه دعوت کنید! این بدان معناست که، شرکت کنندگان شما باید از گروه های متنوعی از جامعه ی کاربر انتخاب شوند. به عنوان مثال، اگر در حال ساخت یک مجموعه ی مالی بزرگ هوش تجاری هستید، باید از بخش های مختلف تهیه ی گزارش های خارج از سیستم و تصمیم گیرندگان، یک نفر حضور داشته باشد.

اگر جلسه خیلی بزرگ شد، گروه را تقسیم کنید و برای جلسه دوم، سوم و چهارم برنامه ریزی کنید و در عین حال جلسه را به اندازه معقول محدود کنید. معمولاً شما به 10 تا 15 نفر برای تشکیل جلسات نیاز خواهید داشت.

• جلسه ی توسعه ی برنامه ی مشترک

در این جلسه از بهترین شیوه ها برای استخراج و مستندسازی نیازمندی های نرم افزار هوش تجاری استفاده می شود. ویژگی بارز این جلسه این است که، هر فرد نقش خاصی را برعهده می گیرد و همه ی افراد صرفاً شرکت کننده نیستند.

هسته ی اصلی جلسه ی توسعه ی برنامه ی مشترک، یک یا چند تسهیل کننده هستند که به عنوان مدیر رویداد، داور و مصاحبه کننده عمل می کنند. تسهیل کننده، یک تحلیل‌گر تجاری در سطح ارشد است که در پرسیدن سوالات تحقیق مهارت دارد.

در این جلسات، تحلیل گر کسب و کار هرگونه تصمیم قبلی و دانش موجود در مورد پروژه را جمع آوری و ارائه می دهد. همچنین، محدودیت ها و مفروضات پروژه را شرح می دهد.

پس، مدیر رویداد یک دستور کار تشکیل می دهد که تقریباً منعکس کننده ی ویژگی های اصلی برنامه ی مربوط به شرکت کنندگان است.

در ابتدای جلسه ی توسعه ی برنامه ی مشترک،  اهداف برای شرکت کنندگان تعیین می شود. در اکثر این جلسات، تحلیلگر هر آن چه که در پروژه رخ داده است را برای دیگران توضیح می دهد و محدوده ی کار روزانه را تعیین می کند.

در پایان جلسه، صفحاتی پر از یادداشت در مورد جلسه و تصمیمات اتخاذ شده در آن وجود خواهد داشت. ثبت ایده ها و یادداشت ها می تواند پایه ای برای سند الزامات رسمی باشد، که مطابق با آن ها طراحی فنی و ساخت آغاز می شود.

• جلسات انفرادی

گاهی به دلایلی همچون سیاست های اداری، لازم است با برخی از ذینفعان درگیر در پروژه ی خود، جلسات انفرادی داشته باشید.

پیش از تشکیل جلسات انفرادی، باید به کسانی که قصد ملاقات با آن ها را دارید هشدار داده شود که قرار نیست همه ی نظرات آن ها بدون هیچ سوالی پذیرفته شود.

شما در این جلسات، نظرات مخالف را ارائه می دهید و از آن ها می خواهید که از خود دفاع کنند. این فرآیند در نهایت به ایجاد یک سیستم قوی تر و سنجیده تر منجر می شود.

• جلسات گروهی کوچک

گاهی برگزاری جلسات تمام عیار با 10 تا 20 نفر، منطقی به نظر نمی رسد. زمانی که موضوع مورد بحث کمی پیچیده باشد، به افراد کمتری برای حضور در جلسه نیاز دارید.

سعی کنید در جلسات گروهی کوچک از افراد متخصص دعوت کنید. در این صورت، به راحتی می توانید روی جزئیات یک برنامه ی پیچیده، تمرکز کنید. برای تسریع روند کار، از دو یا سه کارشناس دعوت کنید تا در بحث شما مشارکت کنند. سعی کنید موضوع بحث برانگیز خود را به بخش های کوچک تقسیم کنید.

توجه داشته باشید، گاهی حضور بیش از حد افراد در یک جلسه، می تواند شکاف های جلسه را پنهان کند و همین باعث می شود جلسه از کنترل خارج شده و با عجله و سهل انگاری به پایان برسد.

جلسات کوچک با تعداد شرکت کنندگان کمتر، راه خوبی برای جلوگیری از هرگونه هرج و مرج و بی نظمی هستند.

• جلسات طراحی مجازی

ارتباط چهره به چهره شکل، ایده آلی برای برقراری جلسات است؛ اما، گاهی اوقات به سادگی امکان پذیر نیست. شرایط کنونی جهان و پاندمی کرونا نیز کار را برای برقراری جلسات چهره به چهره سخت تر کرده است.

خوشبختانه امروزه فناوری به کمک بشر آمده است. افراد در یک اتاق مجازی، از طریق کنفرانس صوتی و تصویری، می توانند با هم در ارتباط باشند و از ایده ها و نظرات یکدیگر استفاده کنند. علاوه بر این، این روش به شما کمک می کند در زمان و بودجه ی خود صرفه جویی کنید.

دقیقاً چه چیزی موردی در هر هر پروژه ی هوش تجاری نیاز است؟

برای هر پروژه ی هوش تجاری، حفظ تحلیل گران کسب و کار و مدل سازان داده ها بسیار ضروری است. این افراد در استخراج نیازمندی های پروژه تخصص دارند و شما را از گرفتاری ها و دردسرهای مراحل بعدی نجات می دهند.

شما باید نیازهای کاربردی و داده ای ضروری کاربران نهایی خود را شناسایی کنید؛ می توانید این کار را با چند سوال اساسی از کاربران شروع کنید. این که آن ها می خواهند چه عملکردهای تجاری را انجام دهند و به چه سوالاتی باید پاسخ بدهند تا بتوانند وظایف خود را  به درستی انجام دهند.

عملکرد گزارش دهی و تحلیل

بیشتر سیستم های هوش تجاری بر مبنای گزارش دهی (گزارش دهی در هوش تجاری Reporting) کار می کنند؛ بنابراین، مکان خوبی برای شروع جمع آوری الزامات محسوب می شوند.

برای شروع باید با فهرستی از گزارش های استاندارد و منظم که جامعه ی کاربر به آن نیاز دارد، شروع کنید. به عنوان مثال، در یک سیستم فروش،  می توانید مجموعه ای از گزارش های اطلاعاتی کلی و گسترده، گزارش های عملکرد هفتگی و ماهانه و گزارش های مربوط به مشتریان را در بین اعضای تیم توزیع کنید.

الزامات جمع آوری شده برای فرآیند گزارش دهی باید همیشه با استانداردهای بالای هوش تجاری همراه باشد. بنابراین، بر خود لازم می دانیم دوباره تکرار کنیم که گزارش های هوش تجاری باید بینش هایی را ایجاد کنند که به موقع، دقیق، با ارزش و قابل اجرا باشند.

در قلب فرآیند هوش تجاری، اطلاعات ذخیره شده توسط سیستم در نهایت منجر به  ایجاد بینش های هوش تجاری می شوند. وقتی نوبت به داده ها می رسد، باید چند سوال اساسی بپرسید:

• به چه داده هایی نیاز داریم؟
• در حال حاضر داده ها کجا ذخیره می شود؟
• چقدر این داده ها برای برای کاربران مهم هستند؟

الزامات هوش تجاری را اولویت بندی کنید.

در فرآیند جمع آوری نیازمند ی های کسب و کار، همیشه تمرکز بر روی جزئیات پروژه بوده است. اما این احتمال وجود دارد که نتوانید همه چیز را در یک نسخه قرار دهید.

زیاد بودن الزامات و متنوع بودن ویژگی آن ها، منابع بسیار محدود یا زمان بسیارکم، می توانند منجر به بی نظمی در ارائه ی الزامات شوند.

شما برای اولویت بندی الزامات، باید از رویکرد مرحله ای استفاده کنید. ابتدا مجموعه ای از الزامات را منتشر کرده و سپس در مرحله ی بعد الزامات باقی مانده را بین افراد تیم،توزیع کنید.

 چگونه الزامات را اولویت بندی کنیم؟

• در ابتدا باید الزاماتی که اهمیت و کاربرد بیشتری دارند را منتشر کرد و پس از آن به سراغ الزاماتی رفت که اهمیت کمتری دارند.
• تصمیم گیری در خصوص میزان اهمیت الزامات، توسط تحلیلگران و با نظر ذینفعان صورت می گیرد.
• متداول‌ترین تکنیک برای اولویت‌بندی الزامات‌، تقسیم آن‌ها به دسته‌هایی است که بر اساس میزان ضروری بودن آن‌ها برای پروژه رتبه ‌بندی می‌شوند.

جمع بندی مطالب کاربران هوش تجاری ،  به نیازهای کاربران هوش تجاری(BI) توجه کنید

جمع بندی مطالب کاربران هوش تجاری ،  به نیازهای کاربران هوش تجاری(BI) توجه کنید : توجه به کاربران هوش تجاری از ابتدای پروژه بسیار ضروری است. شما با شناخت نیازهای کاربران می توانید ابزارهای هوش تجاری را متناسب با نیازهای آن ها تظیم کنید.

کاربران به شما کمک می کنند تا ویژگی هایی که به بهبود فرآیند زندگی کمک می کنند را به ابزار ها اضافه کنید. کاربران ایده های کاربردی  بدر راستی ایجاد تغییرات اساسی در نرم افزارها به طراحان می دهند. بنابراین، شما برای داشتن یک پروژه ی موفق هوش تجاری، باید به الزامات هوش تجاری توجه کنید.