اجزای هوش تجاری

مروری بر اجزای اصلی هوش تجاری

اجزای هوش تجاری > فضای حاکم بر دنیای کسب و کار به طور مداوم در حال تغییر است، و دائماً پیچیده­ تر می­شود. سازمان ها، چه خصوصی و چه دولتی، تحت فشارهایی قرار دارند که آنها را مجبور می­کند به سرعت به شرایط حاکم واکنش نشان دهند و از نظر عملکرد نوآور باشند. چنین فعالیت­هایی نیاز به چابکی سازمان­ها و اتخاذ تصمیمات استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی مکرر و سریع دارند که برخی از آنها بسیار پیچیده هستند. اتخاذ چنین تصمیماتی ممکن است به مقدار قابل توجهی از داده ­ها، اطلاعات و دانش مربوطه نیاز داشته باشد. پردازش این موارد، در چارچوب تصمیمات لازم، باید به سرعت، به طور مرتب در زمان واقعی انجام شود و معمولاً به پشتیبانی نرم ­افزارهای مشاور نیاز دارد.

اکنون تمامی کسب و کارها برای مدیریت سازمان­های خود و تصمیمات اتخاذی ضرروری برای پیشبرد اهداف سازمان نیازمند تهیه ابزارهای تجزیه وتحلیل داده هستند و آنچه را که احتمالاً در آینده اتفاق می­افتد را پیش بینی کند و سپس تصمیماتی را بگیرد تا از شرایط موجود به بهترین شکل استفاده کند. این مراحل به یک سازمان دهی نیاز دارد تا انبوهی از داده­ ها را جمع آوری و تحلیل کند. این ابزارهای تجزیه و تحلیل از انجام تمامی مراحل مورد نیاز یک سازمان از قبیل کاربردهای سنتی در توزیع حقوق و دستمزد گرفته تا تجزیه و تحلیل اطلاعات، ارزیابی و ارائه پیشنهاد را برای کسب و کارهای امروز به صورت نرم­ افزاری انجام می­دهند. تقریباً تمام مدیران می­دانند که فناوری اطلاعات برای تجارت آنها حیاتی است و به طور گسترده باید از فن­آوری­ های اطلاعاتی استفاده کنند.

تاریخچه مختصری از هوش تجاری

اصطلاح هوش تجاری در اواسط دهه 1990 توسط گروه گارتنر ابداع شد. با این حال این مفهوم بسیار قدیمی­تر است. هوش تجاری ریشه در سیستم­های گزارش دهی در دهه 1970 دارد. در آن دوره، سیستم­های گزارش ایستا، دو بعدی بودند و هیچ قابلیت تحلیلی نداشتند. در اوایل دهه 1980 سیستم­های گزارش دهی با این مفهوم مطرح شدند که شامل پشتیبانی رایانه ­ای  برای کاربران و مدیران سطح بالا بودند. برخی از قابلیت­های معرفی شده گزارش دهی چند بعدی پویا (موقت یا بر اساس تقاضا)، پیش بینی، تجزیه و تحلیل روند، بررسی جزئیات، دسترسی به وضعیت و فاکتورهای مهم خود یک موفقیت بزرگ بود. این ویژگی ها تا اواسط دهه 1990 در ده­ها محصول تجاری ظاهر شد. سپس همان قابلیت­ها و برخی قابلیت­های جدید تحت نام  هوش تجاری ظاهر شدند. امروزه، یک سیستم اطلاعاتی سازمانی مبتنی بر هوش تجاری شامل تمام اطلاعات مورد نیاز مدیران است. بنابراین، اصطلاح  اصلی و رایج به عنوان هوش تجاری شناخته شد. تا سال 2005، سیستم های هوش تجاری شامل قابلیت­های هوش مصنوعی و همچنین قابلیت­های تحلیلی قدرتمندی بودند.

اجزای یک پروژه هوش تجاری

اجزای هوش تجاری ، هوش تجاري مجموعه­ اي از فناوري­ها و فرآيندهايي است که به افراد در تمام سطوح سازمان، اجازه دسترسي و تحليل داده و در نهايت تصميم گيري­هاي دقيق را مي­دهد. هوش تجاري فرآيند تبديل داده ­هاي خام به اطلاعات تجاري و مديريتي است که به تصميم گيرندگان سازمان کمک مي­کند که تصميمات خود را سريعتر و بهتر اتخاذ کرده و براساس اطلاعات صحيح عمل نمايند. هوش تجاري نه به عنوان يک ابزار و يک محصول و يا حتي يک سيستم، بلکه به عنوان يک رويکرد جديد در معماري سازماني براساس سرعت در تحليل اطلاعات به منظور اتخاذ تصميمات دقيق درحداقل زمان ممکن مطرح شده است.

هدف اصلی هوش تجاری این است که دسترسی تعاملی به داده ها را فراهم کند، امکان دستکاری داده­ ها را هم ایجاد کند و به مدیران و تحلیل­گران تجارت امکان انجام تجزیه و تحلیل­های مناسب را بدهد. با تجزیه و تحلیل داده­ ها، موقعیت­ها و عملکردهای تاریخی و فعلی، تصمیم گیرندگان بینش­های ارزشمندی را کسب می­کنند که آنها را قادر می­سازد تا با آگاهی و اطلاعات بهتر تصمیم بگیرند. روند هوش تجاری بر مبنای تبدیل داده ­ها به اطلاعات، سپس به تصمیمات و در نهایت به اقدامات است.

سازمان ها مجبور به گرفتن، گزارشات و استفاده از داده های خود برای پشتیبانی از تصمیم گیری برای بهبود عملیات تجاری خود هستند. قانون و مقررات موجود، رهبران تجارت را ملزم می­کند که فرآیندهای تجاری خود را مستند کنند و گزارش­هایی ارائه دهند. علاوه بر این، زمان  در چرخه تجارت اکنون بسیار فشرده شده است. بنابراین تصمیم گیری سریع­تر­، آگاه تر و بهتر ، یک ضرورت رقابتی است. مدیران به اطلاعات مناسب در زمان مناسب و در مکان مناسب نیاز دارند.

 چارچوب هوش تجاری، همانطور که از نامش پیداست، چارچوبی است که عناصر مختلف یک کسب و کار را به طور یکپارچه به هم متصل می کند: نقش­ های سازمانی، گزارش ­ها، مجوزها و پیشنهادات و غیره. هوش تجاري از طريق مؤلفه­ هایي تبديل داده به اطلاعات و هدايت آن به سمت دانش را ارائه مي­دهد که تعدادی از این مولفه ­ها در شکل زیر نشان داده شده است.

هر فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار شامل مواردی چون گزارش­گیری، گزارشات مالی، جریان کار، داشبوردها، پیش بینی­ها و اعلان­ها و هشدارها است. برای انجام دقیق یه فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار هر کدام از این قسمت­ها باید به صورت دقیق و کامل انجام شود. در ذیل به بررسی هر کدام از این اجزا می­پردازیم.

1- گزارش­ گیری :

یکی از اجزای هوش تجاری، گزارش گیری می باشد. گزارش اطلاعات به فرآیند جمع آوری و تجسم اطلاعات کسب و کار به منظور تجزیه و تحلیل داده­ ها اطلاق می­شود و به منظور یافتن بینش های مرتبط و عملی از روند کسب و کار است. گزارش ­ها به طور کلی یک عکس فوری از اطلاعات فعلی یا گذشته­ ی کسب و کار را به صورت برنامه ریزی شده یا موقت ارائه می­دهند. در گذشته، این گزارش ها اغلب استاتیک بودند به این معنی که کاربران نمی توانستند از طریق جست و جو، مرتب سازی، فیلتر کردن و سایر توابع، داده ­ها را مدیریت کنند. ابزارهای مدرن هوش تجاری به دنبال اسان تر کردن مدیریت داده ­ها هستند.

امروزه ابزارهای پیشرفته تر گزارش دهی هوش تجاری این امکان را برای کاربران نهایی فراهم می­کند که با روشی کارآمد و تأثیرگذار با داده ­های خود ارتباط برقرار کنند. از طریق سازندگان گزارش بصری، کاربران می­توانند هر قسمتی از اطلاعات را به بهترین وجهی که متناسب با نیازها و اهدافشان است را استفاده کنند. این نوع گزارش­های موقت هم به کاربران متخصص و هم به کاربران عادی این قدرت را می­دهد بینش­های ارزشمندی را کشف کنند. ابزارهای گزارشگر مدرن هوش تجاری به همه کاربران تجاری قدرت ایجاد گزارش های پویا و دقیق از داده­ های دقیق و در زمان واقعی را می­ دهد.

2- گزارشات مالی :

تجزیه و تحلیل مالی فرآیند جمع آوری، تجسم، نظارت، تجزیه و تحلیل و پیش بینی داده ­ها در بخش مالی با هدف ارزیابی عملکرد مالی یک بخش یا شرکت به منظور تصمیم­گیری بهتر مالی است. امور مالی درمورد اعداد است و قدرت درک این اعداد موفقیت یک سازمان را تعیین می­کند. به دست آوردن اطلاعات دقیق و معنی­دار از این حقایق و ارقام مالی چالش برانگیز است. ابزارهای تجزیه و تحلیل مالی، با ویژگی های متعدد، اطلاعات معنی­دار دقیق و بدون مشاهده را در اختیار سازمان قرار می دهد و هرگونه پیچیدگی را از بین می­برد. این امر در نظارت بر جریان­های نقدی سازمان از جمله درآمد و هزینه در کل سازمان کمک می­کند. با داده های یکپارچه از سایر سیستم ها، نمای واحدی از تمام داده­ های مربوط به کل سازمان را ارائه می­دهد. این به سازمان کمک می­کند تا از خطرات جلوگیری کرده و فرصت­های جدید را بدست آورد. به غیر از این، نرم افزار تجزیه و تحلیل مالی مدرن برای امور مالی، ایجاد یک گزارش فردی (مطابق گروه و سهامداران) و داشبورد مالی است که درک آن نیز آسان باشد.

نرم افزار تجزیه و تحلیل مالی ابزاری مدیریتی است که توسط شرکت­ها و ادارات مالی برای اطمینان از ردیابی مناسب متغیرهای مالی مانند حاشیه سود خالص، بازده یا دارایی و بسیاری موارد دیگر مورد استفاده قرار می­گیرد تا توسعه و نتایج مالی سالم را فراهم کند. داده­ های مالی شرکت تحت بررسی و آزمایش، تجزیه و تحلیل و ارزیابی بسیاری قرار می­گیرد.

3- جریان کار :

جریان کار (فرایند یا رویکردهای گام به گام) در زمینه کسب و کار، فرایندی است که سازمان برای انجام وظایف یا پروژه ­ها به طور مداوم انجام می­دهد برای انجام سیستماتیک پروژه­ های هوش تجاری، معمولاً یک روند کلی دنبال می­شود. در سازمان­هایی که برای بهینه­ سازی بهره ­وری و هزینه­ های کمتر ­تلاش می­کنند، پیاده ­سازی و بهبود گردش کار فرآیندهای ارزشمندی است.

مراحل انجام یک فرایند داده ­کاوی به منظور استفاده در پروژه های هوش تجاری به ترتیب شامل مواردی چون درک خوب از کسب و کار و سپس بررسی داده به منظور درک درست داده و اطلاعات موجود از کسب و کار است. سپس داده برای انجام پردازش ­های بعدی پیش پردازش می­شود. مرحله­ ی بعد ساخت مدل مناسب و سپس مدل مورد استفاده ارزیابی می­شود و پس از ارزیابی و تست مدل ارائه شده، گسترش  مدل و پیادسازی آن انجام خواهد شد. در پروژه های مختلف با بررسی هر کدام از کسب و کارها و داده­ های به کار رفته در آن موضوع خاص، پیش پردازش و ایجاد مدل به نسبت هر پروژه متفاوت است و سعی در انتخاب بهترین روش برای برای رسیدن به بهترین نتایج که نیاز کسب و کار مورد مطالعه است خواهد بود.

4- داشبوردها :

یکی دیگر از اجزای هوش تجاری ، داشبورد هوش تجاری می باشد. راه هاي مختلفي براي نمايش اطلاعات بصورت گزارشات مختلف براي تصميم گيري­ هاي مديران ارشد سازمان وجود دارد اما اين تنها بخشي از راهکارهای هوش تجاري مي­باشد. يک گزارش مؤثر بايستي بخوبي با مخاطبان ارتباط برقرار کرده و نيازهاي آنها را مرتفع نمايد. داشبوردها یکی از ابزارهای مهم مدیریتی است که می‌تواند در تسریع فرآیند تصمیم‌گیری مدیران ارشد کمک به سزایی کند. داشبوردها تمام اطلاعاتی را که کاربران یک سازمان نیاز دارند به سرعت نمایش می‌دهد. این ابزار مهم متشکل از مجموعه‌ای از نمودارها است که بر اساس شاخص‌هایی به نام شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI ترسیم شده است. مدیران ارشد سازمان‌ها با یک نگاه اجمالی به این داشبورد‌ها می‌توانند عملکرد کارکنان سازمان و بخش‌های مختلف را ارزیابی کنند و موقعیت سازمان نسبت به مسیر هدف را تشخیص دهند. نکته مهمی که در داشبوردها وجود دارد این است که کاربران باید به خوبی شاخص‌های کلیدی عملکرد را تعریف کنند؛ به گونه‌ای که این شاخص ­ها هم به آسانی و دقیق اندازه‌گیری شوند و کمّی باشند و هم به راحتی تفسیر شوند.

پدیده در حال تغییر در سازمان‌ها این است که دیگر تنها مدیران ارشد سازمان‌ها نیستند که از داشبوردهای مدیریتی استفاده می‌کنند، بلکه اعضای دیگر سازمان‌ها نیز به طور روزمره از داشبوردهای مدیریتی مختلفی بهره می‌برند. داشبوردهای مدیریتی در هوش تجاری باعث شده‌اند که استفاده از اطلاعات به نقش‌های اصلی سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ محدود نشود، زیرا انواع مختلفی از داشبوردها و روش‌های استفاده از آن‌ها مبتنی بر سلسله مراتب سازمانی و نقش کاربران وجود دارد.

5- تجزیه و تحلیل پیش­بینی :

تجزیه و تحلیل پیش بینی به استفاده از داده های تاریخی، یادگیری ماشین و هوش مصنوعی برای پیش بینی آنچه در آینده اتفاق می­افتد اشاره دارد. این داده­ های تاریخی به یک مدل ریاضی تزریق می­شود که روندها و الگوهای اصلی را در داده ­ها کشف کنند. سپس این مدل برای پیش بینی اتفاقات بعدی روی داده ­های فعلی اعمال می­شود.

استفاده از اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل­ های پیش بینی شده می­تواند به شرکت­ها کمک کند و برنامه های تجاری تا اقداماتی را پیشنهاد دهند که می­توانند بر تغییرات عملیاتی تأثیر مثبت بگذارند. تحلیلگران می­توانند با استفاده از تجزیه و تحلیل ­ها پیش بینی کنند، که آیا این تغییر به آنها کمک می­کند خطرات را کاهش دهند، عملیات را بهبود بخشند و یا درآمد خود را افزایش دهند. تجزیه و تحلیل پیش بینی به این سوالات در قلب خود پاسخ می­دهد که ” براساس داده ­های فعلی من چه اتفاقی می­افتد و برای تغییر این نتیجه چه کاری می توانم انجام دهم؟” پاسخ به اینگونه سوالات به مدیران و کارمندان یک سازمان بشدت می­تواند در تعیین مسیر آینده و تصمیم­گیری­ ها در برهه های زمانی مختلف بسیار تاثیرگذار باشد.

6- اعلان­ها و هشدارها :

یکی دیگر از اجزای هوش تجاری ، اعلان ها می باشد. با استفاده از الگوریتم­های هوش مصنوعی امکان طراحی مدل­ هایی وجود دارد که می­تواند مقادیر پیش­بینی شده و مورد انتظار را با هم مقایسه کنند و در صورت لزوم به کاربر هشدار دهد. به لطف چنین مدلی، نرم افزارهای هوش تجاری می تواند با استفاده از الگوهای تاریخی مقدار بعدی را پیش بینی کند و تفاوت بین مقدار پیش بینی شده و مقدار بعدی را ارزیابی کند. درجه ناهنجاری بنابراین با انحراف بین مقدار پیش بینی شده و مقدار واقعی متناسب است. علاوه بر این، این هشدارهای داده ­ای همچنین یک حاشیه نوسان برای سازمان فراهم می­کند که میزان اطمینان از خروجی را اندازه گیری می­کند و به سازمان کمک می­کند اقدامات بعدی را انجام دهد.

جمع ­بندی مبحث اجزای هوش تجاری

در مقاله اجزای هوش تجاری : استفاده از هوش تجاري، مزاياي بسيار مفيدي به دنبال دارد از جمله افزايش درآمد، به دست آوردن فرصت­ هاي رقابتي جديد، دستيابي به زمان بيشتر براي بازاريابي، افزايش رضايت مشتريان، اتوماسيون فرايندهاي دستي، افزايش سرعت و چابکي سازمان،کاهش هزينه ها و تصميم گيري براي سازمان که خود یک پروسه علمی و دقیق است و بر پایه منطق و علم ریاضیات می­باشد و از تصمیم­گیری بر اساس احساسات جلوگیری می­کند. برای انجام یک تجزیه و تحلیل کسب و کار تمامی اجزا باید به درستی و در کنار یکدیگر توسط متخصصان بکاربرده شوند تا نتایج مطلوب برای کسب و کار ایجاد شود. در این زمینه می توانید از متخصصین داده در راهبرد، راهنمایی بگیرید.

نویسنده: تیم پژوهش راهبرد

منابع

https://www.datapine.com/

آرزو تاج احمدی، آیدا روحانی،”بررسی نقش هوش تجاری به عنوان ابزار مدیریت دانش در تصمیم گیری های کلان سازمان ها”