10 کلید موفقیت هوش تجاری (Business Intelligence)

در مقالات قبلی 10 راز برای داشتن یک محیط سالم هوش تجاری (BI) ، 10 خطر برای هوش تجاری (BI) و چگونگی غلبه بر آن را کامل توضیح دادیم. در این مقاله به بررسی 10 کلید موفقیت هوش تجاری (Business Intelligence) میپردازیم. پس با تیم راهبرد همراه باشید.

چرا هوش تجاری (BI) مهم است؟

چرا هوش تجاری (BI) مهم است؟ هوش تجاری چیست؟ هر مدیری نیاز دارد در مورد عوامل موفقیت یا شکست پروژه هایش اطلاعات کسب کند. هر کسب و کاری برای اطلاع از میزان سود و زیان و عوامل تاثیر گذار بر آن ها نیاز به اطلاعات دقیق دارد. این اطلاعات، دید جامعی به مدیران می دهد و به آن ها کمک می کند برنامه های سازمان را به درستی مدیریت کنند. در صورتی که شرکت ها بخواهند به روش سنتی به جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات بپردازند، به زمان و نیروی انسانی زیادی نیاز خواهند داشت. از طرفی احتمال خطا و اشتباه به شدت افزایش می یابد و سازمان ها اطلاعات ناقص و گمراه کننده به دست می آورند . در نتیجه ی اطلاعات اشتباه، مدیران توانایی اتخاذ تصمیم درست و موثر را نخواهند داشت.

هوش تجاری به کمک مدیران و کسب و کارها آمده است. هوش تجاری عواملی مانند میزان خرید و فروش، تاریخ، عوامل محیطی و … را مورد بررسی قرار می دهد. سپس با تفسیر و تجزیه و تحلیل اطلاعات به مدیران کسب و کار ها کمک می کند تا به درستی تصمیم بگیرند (مثلا تحلیل پیشگویانه در هوش تجاری). علاوه بر این، هوش تجاری به مدیران کمک می کند تا نقاط ضعف و قوت سازمان،عوامل سود ده و زیان ده را شناسایی کرده و در بخش های سود ده سرمایه گذاری کنند. بدون شک هوش تجاری برای تغییر وضع موجود، بازگشت سرمایه و توسعه ی کسب و کارها  بسیار مفید می باشد.

مقدمه ای بر موفقیت هوش تجاری

 مشاوران و صاحب نظران کسب و کار، لیست عناصر اصلی ابتکار در هوش تجاری را تهیه می کنند. همانطور که هر فروشنده، دانشگاه و یا هرکسی که با هوش تجاری آشنایی دارد، برخود لازم می‌داند که این لیست را تهیه کند. البته عواملی از قبیل شرایط شرکت ها، بازار و همچنین شرایط افراد در ایجاد وضعیت پیچیده و گیج کننده تاثیر به سزایی دارند. اگر شما بتوانید ایده های موجود در لیست خود را با دانش و اطلاعاتی که از شرایط و ویژگی های منحصر بفرد شرکت دارید تلفیق کنید، می‌توانید یک برنامه ی هوش تجاری با ارزش را با موفقیت اجرا کنید.

ده کلید موفقیت هوش تجاری

همانطور که گفته شد عواملی وجود دارند که بر اجرای موفقیت آمیز هوش تجاری تاثیر مثبت دارند. که از آن ها به عنوان کلید موفقیت هوش تجاری یاد می‌‌شود.  در این نوشتار شما را با  10 کلید موفقیت هوش تجاری (Business Intelligence) یا ده کلید موفقیت هوش تجاری آشنا خواهیم کرد.

1- انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد  (KPIs)

با یک سوال شروع می کنیم. سوالی که ساده به نظر می‌رسد ولی به طور شگفت آوری بسیاری از مدیران شرکت ها توانایی پاسخ دادن به آن را ندارند. سوال این است: سازمان شما چگونه موفقیت را اندازه گیری می کند؟ در واقع مدیریت و اندازه گیری شاخص های کلیدی عملکرد، هدف نهایی هر راه حلی است که برای هوش تجاری ارائه می شود.

شاخص کلیدی عملکرد چیست؟

شاخص های کلیدی عملکرد ، معیارها و اندازه گیری هایی هستند که در یک لحظه نشان می دهند که شرکت در مسیر پیشرفت و ادامه دادن به زندگی خود و یا رو به افول و مرگ است. در واقع بینش هایی که از هوش تجاری به دست می آیند باید منجر به اتخاذ تصمیمات بهتری شوند و به دنبال آن با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد، شرکت عملکرد بهتری خواهد داشت. بنابراین اگر شاخص های کلیدی عملکرد به درستی انتخاب شوند، در درازمدت کسب و کار شما رونق خوبی خواهد داشت.

یکی از نکاتی که باید در انتخاب شاخص های عمکرد به آن توجه داشت، مطابقت این شاخص ها با اهداف تجاری شماست. مثلا اگر مدیر ارشد یک شرکت هواپیمایی هستید، شاخص های کلیدی عملکرد شما مواردی چون درآمد در هر مایل سفر، صندلی های در دسترس در هر مایل و… را اندازه گیری می کنند. این معیارها مختص کسب و کار شماست و می تواند دنیای کسب و کار شما را به بهترین نحو دگرگون کند. برعکس ممکن است این معیارها برای افرادی که خارج از حوزه ی کاری شما هستند، هیچ معنا و مفهومی نداشته باشند.

2- تنظیم دستورالعمل ها

برای بهبود عملکرد شرکت شما توصیه های زیادی وجود دارد که می توانند بسیار خوب باشند و حاوی روش ها و راه حل های مختلفی هستند. اما چیزی که بسیار حائز اهمیت است، نبود  یک راه حل واحد و کارا برای همه ی شرکت ها است.  در حقیقت همه چیز به ساختار شرکت و نوع فعالیت بستگی دارد، و به ندرت پیش می آید که دو شرکت از یک دستورالعمل مشابه برای راهبرد و پیشبرد اهداف خود استفاده کنند. بنابراین، شما باید گزینه های زیادی را بررسی کنید و از بین آن ها ترکیبی از بهترین و مناسب ترین ایده ها و پاسخ ها را برای کسب و کار خود انتخاب کنید. در واقع باید  از آن چه که برای شرکت شما مفید است، استفاده کنید.

3- با پیچیدگی می توان به شرایط رسید

ممکن است فروشندگان و مشاوران کسب و کار در اولین مواجهه با مسائل، همه چیز را خیلی ساده تلقی کنند و به این نتیجه برسند که با نصب یک برنامه می توان کارها را به راحتی پیش برد. زیرا راه حلی به نام هوش تجاری وجود دارد که تجارت شما را پشتیبانی می کند . اما وقتی با دقت بیشتری به جزئیات پرداخته شود، متوجه پیچیدگی هایی می شوید که در نگاه اول، کار را سخت می کنند. برنامه ریزی به سازمان کمک می کند تا از اثرات منفی و مخرب این پیچیدگی ها در امان بماند.

 فرض کنید حل مشکلات شما در یک پروژه ی هوش تجاری به زمان نیاز دارد، در این صورت این فرصت را به خود بدهید تا در زمان مناسب بهترین بازده را داشته باشید. وقتی به خودتان زمان کافی بدهید، می توانید فرآیندهای اصلی را اتخاذ کرده و اجرایی کنید، این فرآیندها را با مشکلات به وجود آمده تطبیق داده و با موفقیت از مشکلات بوجود آمده عبور کنید. به این ترتیب، اگر متوجه شدید چالشی که با آن مواجه هستید با روشی که از قبل برای آن تعیین کرده بودید متفاوت است، تیم شما انعطاف پذیری لازم را خواهد داشت و با موفقیت و بدون اتلاف وقت به فعالیت خود ادامه خواهد داد.

4- تفکر و کار خارج از چارچوب های تعیین شده

گاهی اوقات برای دستیابی به موفقیت در هر پروژه ی هوش تجاری، باید کلیشه ها و روش های تکراری را کنار گذاشت و از زاویه ی دیگری به مسائل نگاه کرد تا بتوان برای آن ها راه حل های بدیع یافت. همان طور که گفته شد پیچیدگی ها همیشه بد نیستند؛ هنگامی که با یک مانع روبرو می شوید با اندکی تفکر و خلق ایده های جدید و موثر می توان این موانع را با موفقیت پشت سر گذاشت .

 همیشه لازم نیست طبق مسیر و نقشه راهی که مشاوران کسب و کار و دیگران به ما توصیه می کنند حرکت کرد. اگر شرکت بتواند تیم خود را به تفکر خارج از چارچوب های تعیین شده از جانب دیگران توصیه و تشویق کند، قطعا ایده ها و راه حل هایی خلق خواهند شد که از نقاط قوت شرکت و توانایی تیم شما بهترین استفاده را خواهند کرد.

5- انتخاب تیم برنده

با توجه به اندازه ی تیم، افرادی که هوش تجاری را  طراحی، ساخته و پیشتیبانی می کنند، می توان هوش تجاری را اجرا کرد. از آن جایی که اطلاعات شرکت با ساختارشان در هم آمیخته است و بین آن ها ارتباط وجود دارد، شرکت ها باید افرادی را داشته باشند  که هم به جنبه ی تجاری توجه کنند و هم فناوری را مورد توجه قرار دهند. بنابراین،  لازم است شرکت ها به دنبال  یافتن متخصصانی باشند که نگرش مناسبی نسبت مسائل به وجود آمده داشته باشند. در واقع همه چیز در پروژه های هوش تجاری به طور کامل پیش نمی رود. تحلیلگران کسب و کار و بینش و نگرش آن ها تاثیر به سزایی در تکامل پروژه های هوش تجاری دارند.

6- انجام تکالیف

در دنیای فناوری تقریبا همه چیز در حال تغییر است، هوش تجاری نیز یک رشته ی در حال تغییر است و دانش ، کتاب، مقاله و مطالب بازاریابی زیادی در مورد آن وجود دارد. با توجه به تحولات روز افزون هوش تجاری، هیچ گاه نمی توان تصور کرد همه چیز را در مورد آن می دانید. باید به گونه ای از هوش تجاری استفاده کنید که به نفع شما عمل کند.

وقتی شما به دنبال موضوعات مختلف در هوش تجاری باشید، با گذشت زمان می توانید به متخصص در این حوزه تبدیل شوید. بنابراین از اعضای تیمی که در آن فعالیت می کنید بخواهید که مانند شما عمل کنند تا بتوانید به خوبی از هوش تجاری برای تحقق اهداف خود استفاده کنید.

7- یادآوری چیزهای گذشته (به ویژه اشتباهات)

همان طور که در هر جاده ای ناهمواری وجود دارد، در سازمان ها نیز مشکلات و اشتباهاتی وجود دارد که اجتناب ناپذیر هستند و به سادگی نمی توان از وقوع آن ها جلوگیری کرد. بهتر است خوش بینانه به این مشکلات نگاه کنیم و هر خطایی که رخ داده را فرصتی برای یادگیری بدانیم.

بنابراین، کارهایی که در مواجه با این مشکلات انجام می دهید را به خاطر بسپارید و توجه کنید که چگونه می توان از وقوع دوباره‌ی این اشتباهات جلوگیری کرد و در صورت تکرار می توان بهترین راه حل را پیدا کرد. به زبان ساده تر باید بتوان از اشتباهات گذشته بهترین درس را گرفت.

 تیم های موفق هوش تجاری، موفقیت خود را مدیون تجربه ی خود هستند. تجربه هایی که در شرکت کسب می کنید به سایر افراد سازمان کمک می کنند تا  مشکلات احتمالی را شناسایی و به بهترین شکل ممکن با آن ها برخورد کنند.

8- در نظر گرفتن فرهنگ سازمانی

قبل از شروع پروژه ی هوش تجاری باید نحوه ی عملکرد، سازماندهی، تصمیم گیری و قدرت شرکت را مورد بررسی قرار داد. در واقع هر شرکت دارای شحصیتی منحصر بفرد است که قبل از اجرای هوش تجاری باید به آن توجه داشت و برای آن برنامه ریزی کرد. وقتی پروژه های موفق هوش تجاری را بررسی می کنیم متوجه می شویم که تیم پروژه ها در مراحل جمع آوری اطلاعات و طراحی، بردارنده ی فرهنگ شرکت است.

 با بررسی فرهنگ شرکت ها به قدرت در شرکت ها می رسیم. تیم هوش تجاری، پروژه ی خود را به گونه ای طراحی و سازمان دهی می کند که مورد تایید کسانی باشد که در شرکت صاحب قدرت هستند.به این ترتیب، پروژه ی هوش تجاری  شما با فرهنگ سازمانی در ارتباط است.

9- گذر از یک مرحله

امکاناتی که پروژه ی هوش تجاری در اختیار دارد می توانند نامحدود باشد. شما می توانید از هر منبع اطلاعاتی و ابزار جست و جو برای پرس و جو، گزارش و تجزیه و تحلیل  در شرکت استفاده کنید، تا بتوانید بهترین و سریع ترین تصمیم را در زمان مناسب اتخاذ کنید. به ندرت پیش می آید سازمانی حوصله ی اجرای پروژه های طولانی و زمان بر را داشته باشد. سازمان ها ترجیح می دهند بعد از مشاهده ی موفقیت یک پروژه پول خرج کنند. بنابراین، باید چشم انداز پروژه ی هوش تجاری خود را در نظر گرفته و آن را به مراحل قابل اجرا و مدیریت تقسیم کنید. هر مرحله باید دارای ویژگی های زیر باشد:

• دارای دامنه ی مشخص باشد.
• نشان دهنده ی مزایایی باشد که برای یک فرد یا شرکت دارد.
• دارای محدوده ی زمانی مشخص باشد.
• کاملا محسوس و قابل درک باشد.

بنابراین، باید برنامه های خود را به بخش های کوچک تر تقسیم کرد، تا شرکت ها با مشاهده ی نتایج بخش های کوچک به پروژه امیدوار شده و از آن حمایت بیشتری به عمل آورند.

10- اتخاذ یک حامی  

 از آن جایی که اجرای هر پروژه ای زمان بر و هزینه بر است ، پروژه به یک حامی یا اسپانسر سطح بالا و علاقه مند به پروژه و نتایج آن  نیاز دارد تا در مواقع نیاز از پروژه حمایت کند. اگر حامی مناسبی در دسترس نبود، می توانید از یکی از مدیران سطح بالای شرکت تقاضا کنید که حامی پروژه باشد. پروژه های هوش تجاری به خوبی درک نمی شوند و مورد شک و تردید واقع می شوند در نتیجه به شدت آسیب پذیر هستند. یک حامی مناسب می تواند دیگران را مبنی بر کارا بودن هوش تجاری متقاعد کند و از آن حمایت و پشتیبانی کند.

جمع بندی 10 کلید موفقیت هوش تجاری (Business Intelligence)

جمع بندی 10 کلید موفقیت هوش تجاری (Business Intelligence) : پروژه های هوش تجاری در عین حال که به رشد شرکت ها کمک می کنند و پیشرفت و توسعه ی آن ها را تسریع می بخشند، اگر به درستی مدیریت نشوند کارایی لازم را نخواهند داشت و در دراز مدت مدیران کمتر به آن ها توجه خواهند داشت. پس باید عواملی که به موفقیت هوش تجاری کمک می کنند را در نظر گرفت . این عوامل باعث بقا و پیشرفت پروژه های هوش تجاری می شوند.