ساخت طرح پروژه ی هوش تجاری(BI) چگونه اتفاق می افتد؟
در نوشتارهای قبلی در مورد تصویر کلی از هوش تجاری (BI) و اجزای هوش تجاری صحبت کردیم. طرح پروژه ی هوش تجاری مکانیزمی برای ردیابی و کنترل اولیه ی اجرای هوش تجاری است. شما در طرح پروژه، تک تک وظایف مورد نیاز برای تحقق پروژه ی هوش تجاری را فهرست و سازماندهی می کنید.
در واقع، طرح پروژه به شما کمک می کند تا وظایف مربوط به اعضای تیم پروژه را طراحی کنید. در این نوشتار قصد داریم شما را با طرح پروژه ی هوش تجاری (ساخت طرح پروژه ی هوش تجاری(BI) چگونه اتفاق می افتد؟) آشنا کنیم.
ساخت طرح پروژه ی هوش تجاری(BI) چگونه اتفاق می افتد؟
تیم راهبرد در ادامه به بررسی ساخت طرح پروژه ی هوش تجاری(BI) چگونه اتفاق می افتد؟ میپردازد.
طرح پروژه هوش تجاری چیست؟
طرح پروژه هوش تجاری چیست؟ قبل از شروع کار بر روی پروژه، برنامه ی پروژه مصوب در سراسر سازمان ابلاغ می شود و به تیم اجرای هوش تجاری روش انجام وظایف خاص را نشان می دهد. پس از شروع پروژه ی هوش تجاری، ردیابی طرح پروژه شروع می شود. با گذشت روزها و پیشرفت روند تکمیل کار، ممکن است مسائلی به وجود بیایند، منابع مصرف شوند و در نهایت این رویدادها بر تاریخ تحویل پروژه تاثیر بگذارند.
وظیفه ی مدیر پروژه این است که بر همه ی رخدادهای حین پروژه، نظارت داشته باشد و برنامه ها را به روز رسانی کند؛ تا بتواند به طور موثر از منابع استفاده کند و بقیه ی اعضای سازمان را از تاریخ اتمام پروژه آگاه کند. ( هوش تجاری (Business Intelligence) و تاثیر آن بر تصمیمات مدیران سازمان)
طرح پروژه، یک ابزار ارتباطی تمام عیار است که مدیران پروژه از آن برای تعیین انتظارات خود از افراد در داخل و خارج از تیم پروژه استفاده می کنند. در واقع، طرح پروژه یک نگاه اجمالی از نحوه ی انطباق هر فعالیت با هدف اصلی، ارائه می دهد؛ بنابراین، هدف طرح پروژه تقویت کار گروهی و همکاری در سازمان است.
طرح پروژه، یک تصویر کلی از وضعیت فعلی پروژه ی شما است که با توجه به بهترین عملکرد اعضای تیم، آن چه در آینده رخ خواهد داد را تخمین می زند. بدین ترتیب، طرح پروژه، یک سناریوی احتمالی برای آینده ی هوش تجاری را نشان می دهد.
طرح پروژه هوش تجاری، یک سند دو منظوره
به دو دلیل می توان گفت، طرح پروژه یک سند دومنظوره است:
- این طرح پیش از موعد به شما نشان می دهد که کدام کارها، به چه ترتیبی و توسط چه کسانی باید انجام شوند.
- این طرح، یک سازماندهی مرکزی برای تیم پروژه و همچنین سهامداران محسوب می شود. طرح پروژه، یک هماهنگی برای سازمان و فعالیت های آن ایجاد می کند.
برنامه ریزی برای طرح پروژه
ساختن طرح پروژه را با فهرستی از اطلاعاتی که در حال حاضر با آن ها کار می کنید، شروع کنید. به احتمال زیاد شما تحقیقاتی انجام داده اید و ابلاغیه هایی از حامیان رسمی خود دریافت کرده اید؛ سعی کنید اطلاعات مهمی که از این تحقیقات به دست آورده اید را در یک طرح پروژه ثبت کنید.
نقش های پروژه ی هوش تجاری
نقش‌های تیم هوش تجاری به اندازه ی برنامه‌ها و ابزارهایی که راه حل شما را تشکیل می‌دهند، متنوع هستند.
اعضای تیم هوش تجاری
اعضای تیم هوش تجاری : اکثر پروژه‌های هوش تجاری شامل متخصصان زیر می‌شوند که هر کدام در یک حوزه کلیدی پروژه، تخصص دارند.
- مدیر پروژه: این شخص تمامی فعالیت های پروژه را هماهنگ و مدیریت می کند.
- تحلیلگر کسب و کار: این شخص وظیفه دارد با همه ذینفعان همکاری نزدیک داشته باشد تا الزامات پروژه هوش تجاری را فراهم کند. علاوه بر این، بر فرآیند کنترل تغییرات نظارت دارد.
- توسعه دهندگان: این افراد در حوزه های خاصی از فناوری، تخصص دارند. آن ها محیط کاربر نهایی را از نظر تجزیه و تحلیل و گزارش مدیریت می کنند.
- مدیر پایگاه داده: این شخص مخزن داده ی هدف را طراحی و نگه داری می کند.
- مدیر داده: این فرد نقش مهمی را در هر پروژه ی هوش تجاری ایفا می کند. مدیر داده، منابع داده های عملیاتی را در سراسر سازمان، شناسایی و تجزیه می کند .
- توسعه دهندگان: کار با نرم افزارهای مختلف و پایگاه داده، دو مورد از مهم ترین وظایف توسعه دهنده ی هوش تجاری محسوب می شوند.
- آزمایش کننده ها: این افراد به سه دسته تقسیم می شوند:
- برخی کیفیت نرم افزارها را مورد بررسی قرار می دهند.
- برخی کیفیت داده ها را کنترل می کنند.
- برخی درستی برنامه ها و طراحی قطعات را کنترل می کنند.
سایر بازیکنان پروژه ی شما چه کسانی هستند؟
در هنگام توسعه ی طرح پروژه، باید از افرادی که خارج از تیم پروژه ی شما هستند، استفاده کنید. وجود افراد زیر برای تکمیل پروژه ی شما لازم است.
- کاربران نهایی : این افراد برای انجام وظایف روزانه ی خود به محیط هوش تجاری متکی هستند. همچنین، دیدگاه آن ها، الزامات را در ابتدای پروژه فراهم می کند.
- زیرساخت شبکه: از آن جایی که همه ی داده های هوش تجاری در شبکه جریان می یابند و مخزن داده ها و برنامه های کاربردی در مرکز داده شرکت قرار دارند، برای اتصال به محیط به همکاری تیم زیرساخت نیاز دارید.
- کارشناسان مدیریت ریسک و امنیت: این افراد به تیم شما کمک می کنند تا استانداردهای موجود، با مدیریت داده ها و ثبت فرآیندهای سازمان شما مطابقت داشته باشند.
- کارشناسان موضوع: این افراد با تفسیر داده ها، ماهیت کسب و کار شما را درک می کنند.
وظایف پروژه خود را مشخص کنید
پس از تعیین و توسعه ی نقش های پروژه و تعیین منابع، فهرستی از وظایف اصلی در طرح پروژه تهیه می شود. ایجاد طرح پروژه، یک فرآیند تکراری است؛ به گونه ای که، شما از سطوح بالا شروع می کنید و اجزای اصلی را یادداشت می کنید، سپس برنامه را مرور می کنید تا جزئیات بیشتری را به آن اضافه کنید. دوباره برنامه را مرور کرده تا باز هم به آن جزئیات مورد نیاز را اضافه کنید.
پس از چندین بار مرور برنامه، طرح پروژه ی شما حاوی لیستی از وظایف خواهد بود به گونه ای که به وظایف فرعی تقسیم می شوند.
طرح پروژه، هم مانند نقشه ای است که به شما کمک می کند قبل از سوار شدن به کشتی برنامه ریزی کنید؛ هم مثل قطب نما به شما امکان می دهد بفهمید چه زمانی راه را گم کرده اید.
نقاط عطف پروژه مشخص کنید
هنگام تکمیل طرح کلی پروژه، رهبران توسعه، معماران ارشد و اکثر تحلیلگران باتجربه نقش مهمی در تکمیل جزئیات طرح پروژه خواهند داشت.
درج نقاط عطف،اولین کاری است که مدیر پروژه باید انجام دهد. نقاط عطف، اهداف گسترده ای هستند که بخش های بزرگی از تیم پروژه، برای رسیدن به آن ها تلاش می کنند. در یک پروژه ی بزرگ و چند وجهی هوش تجاری، رسیدن به هر نقطه ی عطف، نشان دهنده تکمیل یک هدف و یا یک کار مجزا است.
در واقع، نقطه ی عطف نشان دهنده ی یک مرحله ی مهم مانند شروع یا پایان یک فاز در پروژه است. نقطه ی عطف، مانند یک نقطه بازرسی است که به شما می گوید مرحله ی خاصی از فعالیت به پایان رسیده است.
اولین تکرار طرح پروژه، شامل نقاط عطف پروژه ی اصلی خواهد بود؛ که نشان دهنده ی تکمیل مراحل مختلف پروژه است. به عنوان مثال، نقاط عطف زیر در یک پروژه ی هوش تجاری رایج هستند:
- مصاحبه با سهامداران تکمیل شد.
- طراحی پروژه ی آزمایشی را آغاز کنید.
- طراحی پروژه کامل شد.
- مرحله ی آزمایش را شروع کنید.
- مرحله ی آزمایش کامل شد.
- فاز اول هوش تجاری را آغاز کنید.
- فاز اول کامل شد.
- فاز دوم را شروع کنید.
- پایان فاز دوم.
نقاط عطف، آنچه که شما انجام می دهید را توصیف نمی کنند و فقط توصیف کننده ی جایگاه شما در مسیر تکمیل پروژه هستند.
نقاط عطف پروژه، باید با استراتژی و معماری های پروژه همسو باشند. اغلب نقاط عطف مهم برای پروژه ی شما، شامل تصمیمات تجاری و موارد مهم دیگری که می توانند بر برنامه ی زمان بندی شما تاثیر بگذارند، هستند.
همیشه نمی توان روند فعالیت پروژه ی خاص را در آینده مشخص کرد، اما با نقاط عطف می توان این فعالیت ها را از ماه ها یا حتی سال ها قبل پیش بینی کرد.
شما می توانید در کنار این نقاط عطف، تاریخ هایی که برای شما مهم هستند را درج کنید. به عنوان مثال، اگر قرار باشد اجرای آزمایشی شما تا پایان سال مالی آماده شود، آن تاریخ را در کنار نقطه عطف آن درج کنید.
فهرست های نقاط عطف می توانند به سنگ بنای ثابتی تبدیل شوند که شما بر اساس آن ها طرح پروژه ی خود را می سازید.
نرم افزارهای پروژه به گونه ای طراحی شده اند که تاریخ های واقعی تکمیل مراحل را بر اساس میزان تلاش شما تخمین می زنند.
پیوندها و محدودیت ها را شناسایی کنید
برای کارهای بزرگتر، باید در مورد پیوندها و محدودیت ها فکر کنید. این دو عامل، بعد از ترکیب با اطلاعات دیگر، در نهایت به تاریخ های عطف منجر می شوند.
- پیوندها
پیوندها، یکی از مهمترین مفاهیم در کل طرح پروژه هستند. وقتی کارها به هم پیوند می خورند، به این معنی است که آن ها را می توان فقط در یک ترتیب مشخص تکمیل کرد. این بدان معناست که، کار اول باید قبل از شروع کار دوم تکمیل شود.
به پیوندها، ایجاد کننده ی وظایف پیشین و جانشین نیز گفته می شود. این پیوندها، مسیر تکمیل پروژه و روند انجام کار را تعیین می کنند.
- محدودیت ها
محدودیت ها، عوامل بیرونی هستند که بر تاریخ اتمام کارها تاثیر می گذارند. برای مثال، سیستمی که شما از آن برای به روز رسانی پروژه ی هوش تجاری، استفاده می کنید، ممکن است تا تاریخ معینی در حال مسدود کردن یک کد باشد و کار توسعه ی شما نتواند زودتر از آن تاریخ معین شده، شروع شود.
محدودیت ها معمولاً به صورت تاریخ هستند؛ اما، می توانند شامل هر عامل خارجی باشند که مانع کار شما روی پروژه می شوند.
نقش ها و مهارت ها
قبل از ایجاد طرح دقیق پروژه، شما فقط یک ایده ی کلی از نقش های تیمی مورد نیاز خواهید داشت. پس از ایجاد یک طرح دقیق، شما می توانید میزان دقیق تلاش مورد نیاز برای هرکدام از اعضای تیم را درک کنید. پس از تقسیم وظایف به بخش های جزئی تر، باید هرکدام از وظایف و زیرمجموعه های آن را به اعضای تیم پروژه اختصاص دهید.
اکثر نرم افزارهای برنامه ریزی پروژه به مدیر پروژه اجازه می دهند که منابع را به وظایف محول شده اضافه کنند تا بتوانند مدت زمان انجام هر کار را کاهش دهند.
طرح پروژه ی هوش تجاری تان را به روز نگه دارید
طرح پروژه ی هوش تجاری باید به گونه ای طراحی شود که مانند یک سند زنده باشد. توجه داشته باشید قرار نیست طرح پروژه ی شما تغییر ناپذیر باشد!
طرح های پروژه، ابزار مدیریت و همچنین ابزار برنامه ریزی هستند. حتی اگر همه چیز مطابق با انتظار شما از پروژه پیش برود، باز هم مدیران پروژه موظف هستند که پیشرفت کارها را ردیابی ، وظایف جدید را تعیین و منابع را مدیریت کنند.
علاوه بر این، طرح پروژه به عنوان یک مکانیسم گزارش دهی عمل می کند؛ به گونه ای که می تواند نقاط عطف و وابستگی ها، فهرست منابع، نرخ بهره برداری،معیارهای به موقع و انبوهی از اطلاعات دیگر را برای آسان شدن کارها مشخص کند.
طرح پروژه ی خود را به درستی مدیریت کنید
اطمینان از تحویل به موقع پروژه، مستلزم اطمینان از تکمیل به موقع وظایف فردی است. مدیریت پروژه، یک فعالیت مداوم است و شما باید به عنوان مدیر پروژه، همه ی فعالیت ها را از ابتدا تا انتهای پروژه به درستی و به صورت مستمر انجام دهید.
یک مدیر پروژه ی خوب، بیشتر وقت خود را صرف انجام درست وظایف، استفاده ی بهینه از منابع و مدیریت مالی دقیق می کند. علاوه بر این، تک تک مشارکت کنندگان در پروژه باید به مدیر پروژه کمک کنند و او را از هرگونه تغییر در لیست فعالیت ها، برنامه ی زمان بندی و ترتیب وظایف، مطلع کنند.
سپس مدیر پروژه، اطلاعات حاصل را در فهرستی از تغییرات برای طرح پروژه جمع آوری می کند. به عنوان مثال، اگر تیم پروژه یک فعالیت جدید را شناسایی کند، مدیر پروژه باید ارزیابی کاملی از آن چه برای آن درخواست شده است، انجام دهد.
این امر مستلزم تقسیم اهداف و اختصاص دادن هر وظیفه به یکی از افراد تیم، جمع آوری داده ها و سهولت بخشیدن به مجموعه وظایف پروژه است، به گونه ای که بتوان اخلال در پروژه را به حداقل رساند.
به روز رسانی روزانه را در دستور کار خود قرار دهید
در طرح پروژه، به روز رسانی باید هر روز صورت بگیرد. از آن جایی که پروژه های هوش تجاری بسیار پیچیده هستند و از بخش ها و تیم های مختلفی از همه ی رشته ها تشکیل شده اند، به روز رسانی برای آن ها ضروری است.
اگر طرح پروژه ی شما به روز رسانی نشود، ابزارهای مدیریتی شما دیگر کارایی سابق را ندارند و طرح پروژه ی شما با گذشت زمان منسوخ می شود.
به روز رسانی طرح پروژه، به حفظ فهرست وظایف، به روز نگه داشتن وظایف و اطلاعات مرتبط با هر وظیفه کمک می کند.
جمع بندی مطالب ساخت طرح پروژه ی هوش تجاری(BI) چگونه اتفاق می افتد؟ (ساخت طرح پروژه ی هوش تجاری)
جمع بندی مطالب ساخت طرح پروژه ی هوش تجاری(BI) چگونه اتفاق می افتد؟ (ساخت طرح پروژه ی هوش تجاری) : طرح پروژه ی هوش تجاری، یک تصویر کلی از وضعیت فعلی پروژه ی شما است که با توجه به بهترین عملکرد اعضای تیم، آن چه در آینده رخ خواهد داد را تخمین می زند. ایجاد یک طرح پروژه ی خوب، با تکرار و افزودن جزئیات به طرح محقق می شود. شما در نگاه اول، نمی توانید همه چیز را در مورد طرح پروژه بدانید؛ بنابراین، توصیه می شود ابتدا از موارد سطح بالا شروع کنید و سپس به جزئیات بپردازید. ابتدا چیزهایی را که می دانید فهرست کنید و سپس با هر بار مرور، جزئیات را اضافه کنید.
دیدگاهتان را بنویسید