10 کلید برای جمع آوری الزامات خوب هوش تجاری (BI)

در مقالات قبلی به 10 کلید موفقیت هوش تجاری (Business Intelligence) و 10 خطر برای هوش تجاری (BI) و چگونگی غلبه بر آن اشاره کردیم. در این مقاله قصد داریم در مورد 10 کلید برای جمع آوری الزامات خوب هوش تجاری (BI) صحبت کنبم.

چرا الزامات مهم هستند؟     

الزامات مانند نقشه ای برای تیم فنی هستند و عواملی که ابتکار را برای هوش تجاری فراهم می کنند، جمع آوری می کنند. در واقع، الزامات تعریف جامع و کاملی از چگونگی عملکرد یک نرم افزار- این که چه کاری انجام می دهد و چگونه می تواند اهداف برنامه را انجام دهد- ارائه می دهد. نکته ای که باید به آن توجه کرد این است که مدیریت الزامات را با سایر مراحل مقدماتی پروژه ی هوش تجاری همراه نکنید. مدیریت الزامات شامل استخراج، سازماندهی، ارتباط و مدیریت نرم افزار هوش تجاری و فرآیند ها می باشد.

همیشه کار به این سادگی نیست که شما یک سوال بپرسید و پاسخ را بنویسید. بیشتر تحلیلگران استخراج داده ها را بیشتر از جمع آوری آن ها دوست دارند. تلاش برای بیرون کشیدن الزامات و قوانین تجاری از ذهن کاربران و ذینفعان برای آن ها جذابیت بیشتری دارد.  به اعتقاد آن ها، فقط در اطراف درخت نشستن و منتظر ماندن کافی نیست. شما باید کمی درخت را تکان دهید تا میوه ها سقوط کنند. گاهی نیز لازم است برای رسیدن به میوه ها از درخت بالا بروید.

10 کلید برای جمع آوری الزامات خوب هوش تجاری (BI)

در این مقاله قصد داریم شما را با 10 ایده که بهترین راه برای استفاده ی بیشتر از مرحله ی الزامات هستند آشنا کنیم. (10 کلید برای جمع آوری الزامات خوب هوش تجاری (BI))

1- دعوت از افراد مناسب

ایجاد یک سند خوب تنها با کمک افراد مناسب و کاربلد امکان پذیر است. افرادی که در جلسات شما حاضر می شوند باید آماده ی شرکت در جلسات باشند. تسهیل جلسات الزامات بسیار مهم است. ممکن است هوشمندترین و سازماندهی ترین مغز های فناوری جهان نیز قادر به مدیریت جلسات نبوده و توانایی صحبت کردن برای افراد حاضر در یک اتاق را نداشته باشند.

بنابراین، چیزی که باید دراولویت قرار بگیرد دعوت از یک مجری ماهر در جلسات است. این فرد ممکن است یک تحلیل گر باتجربه در تیم شما یا این که فردی خارج از تیم پروژه باشد.  در هر صورت هر کسی که انتخاب می شود باید توانایی تسهیل برگزاری جلسات را داشته باشد و جلسات الزامات را به خوبی برگزار کند به طوری که مفید واقع شوند.

قبل از برگزاری جلسات اطمینان حاصل کنید که دستور کار و لیست شرکت کنندگان را با دقت و به درستی بررسی کرده اید. بعد از تعیین موضوعات و مطالب مطرح شده در هر جلسه یا مصاحبه، از افراد چرایی حضورشان را بپرسید و سپس کار نمایندگان هر بخش را مشخص کنید.

برای راه حل هوش تجاری از شرکت کنندگان با دیدگاه های زیر استفاده کنید:

• نمایندگان پایگاه هایی که حوزه ی فعالیت شما تحت پوشش آن است.
• متخصصان موضوعی( کسانی که حوزه ی فعالیت تجاری شما را می شناسند، اما ممکن است کاربران نهایی برنامه های هوش تجاری شما نباشند)
• تکنسین های حقایقی که کلیدی هستند و ممکن است در مذاکرات و جلسات الزامات مورد بحث قرار نگیرند؛ یا این که با صدای بلند مطرح نشوند.

به عنوان مزیت دیگر، جلسات تحلیلگران اهمیت برخی از داده ها  را آشکار می کند واحتمال دارد ایده های اولیه ی طراحی منطقی پایگاه داده ها  را ایجاد کند.

فقط وجود یک مجری که با دقت و تبحّر جلسات را اداره کند، کافی نیست. شما نیاز به شخصی دارید که بتواند یادداشت برداری عالی داشته باشد. شاید پیش پا افتاده به نظر برسد ولی وجود یک کاتب باتجربه و ماهر می تواند به نتیجه گیری عالی از جلسه ی الزامات کمک کند. مواردی که باید یادداشت شود شامل نکات مهم بحث و گفت و گو ها، دلیل انتخاب یک گزینه و ردیابی موارد عملی است.

2- چشم انداز پروژه

یک مدیر ماهر پروژه ی هوش تجاری، قبل از برگزاری جلسات الزامات برای بررسی جزئیات پروژه، همه ی  ذینفعان را از جهت کلی حرکت، چشم انداز و تقویم کاری آگاه می کند. انجام این کار باعث می شود ذینفعان از جزئیات پروژه آگاه شوند و به درستی به جزئیات پروژه رسیدگی شود. متاسفانه  اغلب این کار نادیده گرفته می شود.

به عنوان مثال، وقتی از هدف اصلی و بزرگ پروژه ی خود آگاه باشید به راحتی می توانید تصمیم بگیرید که از کدام ابزار گرافیکی برای نمایش داده ها استفاده کنید. اگر به درستی جزئیات را بررسی کنید می توانید راه حل هایی بیابید که با راهبرد و استراتژی های اجرای هوش تجاری مطابقت داشته باشند.

دقت داشته باشید، فقط در مورد اهداف و چشم انداز کلی پروژه با ذینفعان صحبت نکنید. سعی کنید آن ها را مستقیماً به فرآیندهای جمع آوری الزامات متصل کنید. در مورد فعالیت ها و چگونگی انجام شان با آن ها صحبت کنید. آن ها  می توانند خلاء هایی را که در طراحی و اجرای پروژه وجود دارند پر کنند.

زمانی که جلسه ی الزامات را برگزار می کنید، برای مشتری ها توضیح دهید که برنامه ی هوش تجاری چه اهدافی دارد، برای حل چه مشکلاتی طراحی شده است و چه محدودیت ها و موانع مهمی برای اجرای آن وجود دارد. چشم اندازتان را در همه ی مراحل جمع آوری الزامات مدنظر داشته باشید و آن را در کل پروژه حفظ کنید.

3- مطمئن شوید که بینش ها در دید هستند

 برای هر پروژه ی هوش تجاری، باید مطمئن شوید که همه ی الزامات در چارچوب بینش خاصی که به دنبال آن ها هستید، تعریف شده اند. از آن جایی که سیستم فروش و حسابداری در سازمان ها و شرایط مذاکره برای هر مشتری متفاوت است، بنابراین بدست آوردن یک بینش سریع از میزان سودآوری برای هر مشتری و همچنین یافتن راه حل برای آن دشوار است.

دانستن میزان سودآوری هر بخش، بینشی ارزشمند برای شرکت ها خواهد داشت. در واقع، به تیم فروش شرکت اجازه داده می شود تا عملکرد شرکت را برای معاملات آینده بهبود ببخشند. تیم پروژه ی هوش تجاری نیز با آن بینشی که در ذهن خود دارد، می تواند الزامات را جمع آوری کند. برای دستیابی به این بینش باید بدانید چه داده هایی را می خواهید جمع آوری کنید؟ چگونه باید این داده ها را دستکاری کنید؟ تیم فروش برای استفاده ی بهینه از این بینش خاص به چه ابزارهایی نیاز خواهد داشت؟

ممکن است شما همه ی مشکلاتی را برای حل آن ها برنامه ریزی کرده و تلاش می کنید را ندانید، اما داشتن بینش درست به شما کمک خواهد کرد کار خود را با وجود چالش های متعدد با اعتماد بنفس بالایی شروع کنید.

اغلب تحلیل گران تجاری وسوسه می شوند که  جمع آوری الزامات را محدود کرده و تمرکز خود را بر روی دستور کار قرار دهند. این کار باعث می شود فرآیندهای تجاری به درستی تعریف نشوند. گرچه فیلتر مباحث بزرگ تر و پیچیده به تیم اجازه می دهد بر روی مراحل فرایند بهتر تمرکز کنند، توصیه می شود این کار را انجام ندهید. زمانی که بینش های مورد نظر شما به خوبی تبیین شوند و ذینفعان آن ها را ثابت و تغییر ناپذیر بدانند، می توانند به روند الزامات سرعت داده و آن ها را  با اهداف کسب و کار هماهنگ کنند.

4- بزرگترین بازدیدهای دیروز و امروز

درک جایگاه شرکت و زمینه ی فعالیت آن، بخشی از الزامات جلب توجه است. وقتی برای رسیدن به هدف تصمیم می گیرید؛ این تصمیم به شما کمک می کند تا برای رسیدن به آن هدف و جایگاه برنامه ریزی کنید. استخراج الزامات به شما فرصت خوبی می دهد تا با کاربران و ذینفعان احتمالی برنامه ی هوش تجاری صحبت کنید و در مورد نحوه ی برخورد آن ها با مشکلات احتمالی  هوش تجاری، اطلاعات کسب کنید. نحوه ی برخورد امروز با مشکلات می تواند سرنخ های از نحوه ی برخورد توسعه دهندگان با راه حل های هوش تجاری ارائه می دهد.

بدین ترتیب، مشاهده ی مرحله به مرحله ی نحوه ی استفاده از یک تیم برای دستیابی به بینشی خاص، بسیار مهم تر از فهرست بندی نیازهای اطلاعاتی است. هنگامی که روش های اداره ی اطلاعات و بینش ها را جمع آوری می کنید، ممکن است تصمیم بگیرید برخی از این مراحل را حفظ کنید. قبل از هر اقدامی دقیق و طولانی تفکر کنید. نرم افزارهای موجود در بازار قوی تر و انعطاف پذیرتر شده اند، اما شما نباید در جایی که به هیچ تغییری نیاز نیست، تغییر ایجاد کنید.

5- عواقب کار را در نظر بگیرید

بهتر است در مرحله ی تعریف الزامات، در مورد ارزش واقعی کسب و کار و بینش هایی که به دنبال آن ها هستید صحبت کنید. ممکن است تعریف آسان نباشد، اما می تواند نقطه ی شروع خوبی باشد. می توانید با یک سوال شروع کنید و از کاربران بپرسید اگر پروژه خوب پیش نرود و به بینش ها دست پیدا نکنید چگونه می توانید در شرکت تاثیرگذار باقی بمانید؟

این کار به پروژه ی شما کمک می کند تا به درستی بتواند الزامات را اولویت بندی کند به گونه ای که به راحتی نمی توانید بپرسید: این تلاش ها  چه اولویتی دارند؟ اگر شما در مورد راه حل ها نگرانی داشته باشید و سوال بپرسید اعضای گروه در مورد راه حل صحبت می کنند – مانند زمان پاسخ گویی، قابلیت استفاده و …- که این باعث می شود تیم طراحی گمان کنند که با کمبود راه حل برای مشکلات فعلی مواجه هستند.

علاوه بر این، شما باید تمرکز خود را روی کار بیشتر بگذارید و کمتر به برنده یا بازنده بودن فکر کنید. همه ی این بحث ها به تعیین اولویت های پروژه و جمع آوری الزامات مفید کمک خواهد کرد.

6- ایده بزرگ چیست؟

 جمع آوری الزامات به درک نیازهای اطلاعاتی شرکت شما در سطح مفهومی کمک می کند. بهترین کار این است که بحث های  دارای جزئیات زیاد مثل قالب بندی جداول را به تعویق بیاندازید، موضوعات اصلی کسب و کارتان را بررسی کنید و به سوالات زیر پاسخ دهید:

• به چه اطلاعاتی نیاز دارید و چرا به آن نیاز دارید؟
• وقتی اطلاعات را در اختیار دارید (به طور کلی) چه می کنید؟
• چگونه اطلاعات پردازش یا تبدیل می شوند؟
• چه بینش هایی از آن حاصل خواهد شد ؟
• چه مراحل اولیه ای برای بدست آوردن بینش مورد نظر شما لازم است؟
• چه حوزه های اطلاعاتی باید پوشش داده شود؟

با بحث در مورد سوالات و پاسخ های آن ها می توان به جزئیات پرداخت. در این صورت می توانید گزارش های استاندارد تهیه کرده و به ایده های بزرگ برسید.

7- مستقیم به سراغ منبع بروید

بعد از تعیین نیازهای اطلاعاتی شرکت، باید به سراغ منبع داده ها بروید. برای این کار باید با گروهی از متخصصان جلساتی برگزار کنید. در این مرحله سوال های زیر مطرح می شوند:

• داده ها کجا نگهداری می شوند؟
• چگونه می توانید به داده ها برسید؟
• داده ها در چه وضعیتی هستند؟
• دستکاری داده ها چه پیامدهایی دارد؟

بخش های مختلف تعاریف متفاوتی از کیفیت داده ها دارند. تعاریف و استانداردها برای داده ها از تیمی به تیم دیگر متفاوت است. شما می توانید از فرآیند استخراج الزامات برای برطرف کردن این تفاوت ها استفاده کنید. ممکن است تحلیلگران چندین منبع را برای جمع آوری اطلاعات پیدا کنند. اطلاعات اصلی یکسان است فقط ممکن است  تفاوت های اندکی در دسترسی یا قالب بندی اطلاعات وجود داشته باشد.

در حین ارزیابی منابع اطلاعات، در مورد این که کدام یک برای  نیازهای پروژه ی هوش تجاری مناسب هستند، تصمیم بگیرید.

8- مزایای جانبی

داشتن دید محیطی و بررسی محیط به اندازه ی تمرکز بر اطلاعات اهمیت دارد. جلسات الزامات باید راه ها و قوانین رسیدن به اهداف مورد نظر را برآورده کنند. شما در جلسات الزامات شرایطی را برای ذینفعان فراهم می کنید تا در مورد امکانات پیش روی خود فکر کنند.

اگر پروژه ی شما با الزامات سنگین مواجه شود، خطر خزش محدوده وجود خواهد داشت.

 9- خزش محدوده چیست؟

گاهی اوقات بیشتر از آن چیزی که تصور و برنامه ریزی شده است فشار کاری وجود خواهد داشت. در این صورت زمان و فعالیت برنامه ریزی شده برای ادامه ی پروژه ی هوش تجاری کافی نخواهد بود.  به این پدیده خزش محدوده یا خزش دامنه می گویند.

البته، وقتی شما از یک فرآیند خوب که توسط تحلیل گران حرفه ای و آموزش دیده اجرا می شود، استفاده کنید دیگر نگرانی در خصوص خزش دامنه پروژه ی هوش تجاری نخواهید داشت.

توجه داشته باشید یک برنامه ی هوش تجاری باید بتواند به طور همزمان نیازهای چندین گروه را برآورده کند.

10- چه چیزی اول است و چرا ؟

اولویت بندی الزامات به اندازه ی فهرست کردن و تعریف کردن آن ها به طور کامل، اهمیت دارد. اما ممکن است این فرآیند برای سهامداران خوشایند نباشد، چراکه مجبور هستند بین همه ی ویژگی ها یکی را انتخاب کنند.

با این وجود، یک جلسه ی الزامات که به خوبی برگزار شده است، می تواند اهمیت ویژگی های اصلی را تعیین کند. یک جلسه ی الزمات خوب باید در مورد این که اولویت کاربران و صاحبان مشاغل  چه چیزی هستند، توضیح دهد. تحلیلگر تجاری با تجربه می تواند جلسه ی الزامات را طوری پیش ببرد که بحث به خوبی باز شود و اولویت ها تعیین شوند.

شما باید طرحی را در نظر داشته باشید که برای پروژه، ذینفعان و مشتریان مناسب باشد. توجه داشته باشید که  قبل از شروع جلسه ی الزامات، باید ذینفعان را مطلع کنید.

جمع بندی 10 کلید برای جمع آوری الزامات خوب هوش تجاری (BI)

جمع بندی 10 کلید برای جمع آوری الزامات خوب هوش تجاری (BI) : از آن جایی که الزامات نقشه ی راهی برای اعضای تیم پروژه ی هوش تجاری هستند، باید همه ی تلاش خود را به کار بگیرید تا الزامات خوبی را جمع آوری کرده و آن ها را به خوبی مدیریت کنید. مدیریت الزامات شامل استخراج، سازماندهی، ارتباط و مدیریت نرم افزار هوش تجاری و فرآیند ها می باشد.