آیا هوش تجاری (BI) با سایر فناوری ها ارتباط دارد؟
در مقاله ی “هوش تجاری و تأثیر آن بر تصمیم گیری مدیران” در مورد تأثیر هوش تجاری بر تصمیمات مدیران و دیگر مزیت های آن گفت و گو کردیم. پیشنهاد می کنیم قبل از مطالعه ی این نوشتار (آیا هوش تجاری (BI) با سایر فناوری ها ارتباط دارد؟)، مقاله ذکر شده را مطالعه فرمایید.
سرفصل مطالب
ارتباط هوش تجاری (BI) با سایر فناوری ها
هوش تجاری با جمع آوری داده های دقیق و درست در زمان مناسب به مدیران و تصمیم گیرندگان سازمانی کمک می کند تا بهترین تصمیم ها را اتخاذ کنند. در این نوشتار، ما نگاهی اجمالی به نرم افزارهایی که معمولاً با هوش تجاری در ارتباط هستند، خواهیم داشت و قصد داریم شما را با ارتباط هوش تجاری (BI) با سایر فناوری ها آشنا کنیم.
درک ارتباط هوش تجاری با این فناوری ها مهم است. رابطه ی بین هوش تجاری و هر یک از این فناوری ها مانند یک خیابان دو طرفه است. هر کدام از این فناوری ها از مزایای هوش تجاری بهره می برند. هوش تجاری نیز، در واکنش به پذیرش و تکامل گسترده ی این فناوری ها – به ویژه ذخیره سازی داده ها، مدیریت ارتباط با مشتری، سیستم های فروش و برنامه ریزی منابع انسانی- رشد کرده است.
انبار داده ها چیست؟
هدف کلی پیاده سازی هوش تجاری، تبدیل داده های عملیاتی به دانش معنی دار است. این بدین معناست که هوش تجاری باید با داده های سازمان مرتبط باشد تا موثر واقع شود. چالش اصلی در شرکت ها، جمع آوری داده ها از بخش های مختلف سازمان و قرار دادن آن ها در یک مکان مشترک و مشخص است. انبار داده در هوش تجاری راه حلی مناسب برای مقابله با این چالش ها هستند.
انبار داده ها یک مخزن برای داده های معاملاتی یا عملیاتی شرکت است و لزوماً فیزیکی و قابل مشاهده نیست. انبار داده ها حاوی داده هایی است که منشاء آن ها بخش های مختلفی از سازمان است. اکثر شرکت ها، داده ها را در بخش های مختلف تولید می کنند. اطلاعات معاملات، فروش مستقیم یا غیرمستقیم سیستم فروش، داده های مربوط به مشتری که از سیستم ارتباط با مشتری استخراج می شوند و داده های عملیاتی در انبار داده ها ذخیره می شود.
در واقع، انبار داده ها اطلاعات مربوط به یک موضوع واحد را تجمیع می کند . مدیران از این منبع با دو هدف زیر استفاده می کنند:
- ایجاد گزارشات متمرکز از یک جنبه یا یک بخش از سازمان
- بدست آوردن بینش های دقیق و درست از سازمان و بازار
معمولاً هیچ داده ای از انبار داده ها حذف نمی شود. سیستم های معاملاتی داده های ذخیره شده را حذف، اضافه و به روز رسانی می کنند. (جهت مطالعه بیشتر مقاله انبار داده در هوش تجاری را بخوانید.)
تغییر و دستکاری داده ها
از آن جا که انبار داده ها حاوی مجموعه ای از داده ها است که از منابع متعددی سرچشمه گرفته اند، پیش از ذخیره سازی داده ها، آن ها را دستکاری می کنند به طوری که، در یک قالب مشترک و واحد قرار بگیرند.
تصور کنید در حال ادغام شماره تلفن های موجود در دو لیست متفاوت هستید. ممکن است برخی از نام ها در هر دو لیست موجود باشند، با این تفاوت که در یکی از لیست ها، نام و نام خانوادگی شخص و در لیست دیگر فقط نام خانوادگی شخص ثبت شده باشد. پس از ادغام دو لیست در انبار داده ها، یکی از شماره های مشترک حذف شده و لیستی مرتب شده به ترتیب حروف الفبا خواهید داشت.
اما اگر لیست را بدون تبدیل داده ها به یک قالب واحد ادغام کنید، نام یک شخص دو بار در لیست ذکر می شود و شما یک لیست گیج کننده خواهید داشت که هیچ کمکی به شما نخواهد کرد.
انبار داده ها اختلافات را برطرف می کند
در دنیای واقعی ، تفاوت داده ها چیزی فراتر از قالب بندی یک لیست از نام افراد یا ارقام است. ممکن است داده های مرتبط در بخش های کاملاً متفاوت ذخیره شده باشند؛ ممکن است داده ها مفقود یا معدوم شده باشند. در این جا است که اهمیت انبار کردن داده ها مشخص می شود. برای ذخیره و مرتب سازی همه ی این داده ها از منابع مختلف، باید سه اقدام زیر را در دستور کار خود قرار دهید:
- اطلاعات را در یک قالب واحد قرار دهید .
- خطاهای داده سیستمی را بررسی کنید.
- داده ها را به واحدهای مفید و قابل استفاده ترجمه کنید.
علاوه بر این، ممکن است شرکت شما دارای مرزهای سازمانی و جغرافیایی باشد که نیازداشته باشد اطلاعات را از یکدیگر جدا ساخته و از استفاده ی همزمان آن ها با سایر بینش های کلیدی جلوگیری به عمل آورد. بنابراین، فناوری ذخیره سازی داده ها نه تنها باید داده ها را از بخش های مختلف تجمیع کند، بلکه باید با نرم افزارها و پروتکل هایی کار کند که این داده ها را به فرمت های رایج و منطبق با ساختار سازمان تبدیل کند.
ارتباط انبار داده ها با هوش تجاری
تصور کنید شما مدیر عامل یک شرکت هستید و قصد دارید در مورد آینده ی شرکت و بازار هدف اطلاعاتی به دست آورده و برای سازمان خود تصمیم گیری و برنامه ریزی کنید. شما نیاز دارید تا تصویر درستی از عملکرد کسب و کار خود در بسیاری از زمینه ها بدست آورید. مثلاً اگر بخواهید در مورد رابطه ی بین جریان نقدی روزانه و صورتحساب اطلاعات کسب کنید، سپس آن را به مشتریان خاص خود مرتبط کنید و بر اساس آن استراتژی بازاریابی تدوین کنید، ایجاد یک گزارش و استراتژی یکپارچه دشوار است؛ زیرا، شما باید از چند بخش مختلف داده استخراج کنید، داده ها را تجزیه و تحلیل کرده و سپس نتیجه گیری کنید.بدون انبار داده ها، مدیر عامل در این زمینه موفق نخواهد بود.
هوش تجاری و انبار داده ها ارتباط تنگاتنگی با هم دارند، زیرا ذخیره ی اطلاعات واحد از منابع مختلف به فرآیند های هوش تجاری امکان اجرا شدن را می دهد. هوش تجاری با دسترسی به اطلاعات با ارزش ذخیره شده در انبار داده ها، دستکاری، به روز رسانی و تجمیع آن ها، به مدیر عامل شرکت در مورد نحوه ی عملکرد شرکت، بینش صحیح می دهد.
همه ی مسیرها به انبار داده ها منتهی می شوند
همان طور که گفته شد، شرکت ها به طرز باور نکردنی، حجم زیادی از داده ها را ذخیره می کنند. این داده ها شامل جزئیات معاملات فروش، گزارشات عملیاتی، اطلاعات پرسنل، داده های حسابداری و مالی و … هستند. برای کارکرد درست هوش تجاری، شما نیاز به راه باز بین هوش تجاری و انبار داده ها دارید.
وقتی همه ی اطلاعات یک سازمان، موجود، صحیح و مربوط باشند، هوش تجاری می تواند در بالاترین سطح عمل کند. در واقع، ذخیره سازی داده ها یک فناوری کلیدی برای فعال سازی هوش تجاری است. وقتی شما یک راه حل عالی درباره ی ذخیره سازی داده ها ارائه می دهید، گام مهمی در جهت پیشبرد هوش تجاری برداشته اید.
این بدان معنا نیست که شما نمی توانید بدون هوش تجاری اطلاعات زیادی را ذخیره کنید، بسیاری از شرکت ها بدون هوش تجاری این کار را انجام می دهند. اما، هوش تجاری با تجزیه و تحلیل داده ها، به تصمیم گیری های صحیح و کارآمد کمک می کند، آن را سرعت بخشیده و احتمال خطا را پایین می آورد. بدین ترتیب، انبار داده ها مقدمه ای برای اجرای هوش تجاری در سازمان شما است. مدیری را تصور کنید که می خواهد بر عملیات مرکز تماس مشتریان نظارت داشته باشد و آن را کنترل کند. کلید تحقق این کار ذخیره سازی اطلاعات است. او کار خود را به این ترتیب انجام می دهد:
- داده ها را از منابع مختلف جمع آوری می کند.
- داده ها را به یک قالب مشترک تبدیل می کند.
- تماس ها و مدت زمان آن ها را با اطلاعات عملیات و معاملات سایر قسمت های شرکت مرتبط می کند.
- با استفاده از هوش تجاری ،گزارش های روزانه و منظم تنظیم کرده و مطابق با آن ها برای بهبود عملکرد این بخش تصمیمات منطقی اتخاذ می کند.
هوش تجاری و برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
در اوایل دهه 1990 ، شرکت ها قدرت محاسبه را به عنوان راهی برای ادغام سیستم های معاملاتی وسیع و مختلف در نظر گرفتند. در نتیجه، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) متولد شدند . در واقع ERP ، زمانی ایجاد شد که شرکت ها نیاز به ادغام سیستم های محاسباتی اصلی کسب و کار برای مطابقت با معماری جدید مشتری/ سرور خود داشتند.
ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) چیست؟
ERP ، سیستم های کامپیوتری بخش های مستقل سازمان نظیر بخش های مالی، تولید و انبار، منابع انسانی و … را در قالب یک برنامه ی نرم افزاری یکپارچه، به یکدیگر مرتبط می سازد و در زمان مناسب در اختیار افرادی قرار می دهد که به آن ها نیاز دارند. پس از نصب ERP، بخش های مالی، تولید و … همچنان نرم افزارهای مستقل خود را دارند و با کمک ERP ، فقط به یکدیگر مرتبط می شوند. ERP ، راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را با دقت، سرعت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد. در ادامه برخی از مزایا و معایب ERP را ذکر می کنیم.
مزایای ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی)
از مزایای هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- کاهش هزینه‌های سفارش
- کاهش هزینه‌های تولید
- کاهش هزینه‌های حمل و نقل
- کاهش سرمایه گذاری در تجهیزات
- افزایش انعطاف پذیری فرایندهای تولید
- افزایش سود دهی و سهم بازار
- افزایش رضایت مشتری
- بهبود کارآیی
معایب ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی)
از معایب هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- نصب و نگهداری سیستم های ERP بسیار پرهزینه است.
- استفاده از برخی از سیستم های ERP دشوار است.
ERP ، هوش تجاری را پایه ریزی می کند
شرکت هایERP ،برخی از رویکردهای اصلی ذخیره سازی داده ها را در مجموعه ی برنامه های کاربردی خود قرار دادند. همه ی سیستم های قدیمی آن ها به یک زبان واحد صحبت می کردند و انبار داده ها، داده ها را جمع آوری می کرد. همچنین، از ابزارهای جدید برای گزارش دهی استفاده می کردند. بدین ترتیب، اساس هوش تجاری ایجاد شد. شرکت های ERP بسته های گزارش دهی و تجزیه و تحلیل قدرتمند را به مجموعه برنامه های خود اضافه کردند و ارزش های بیشتری را برای مشتریان خود ایجاد کردند. (جهت مطالعه بیشتر مقاله هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) را بخوانید.)
CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) و هوش تجاری
CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) چیست؟
CRM مخفف کلمه مدیریت ارتباط با مشتری است. نرم افزار CRM تعاملات یک سازمان با مشتریانش را مدیریت می کند. هدف این است که ارتباط با مشتریان و نحوه ی پاسخ به نیازها و درخواست های آن ها، به بهترین شکل مدیریت شود. CRM موفق، به کسب و کار از دید مشتری نگاه می کند و در برنامه ریزی خود تجربه ی مشتری را در نظر می گیرد. وقتی از دید مشتری به کسب و کارتان نگاه کنید، ضعف ها و کاستی های کسب و کارتان را بهتر مشاهده می کنید و فرصت های بهتری را کسب خواهید کرد.در نتیجه، استراتژی های کارآمدتری برای سازمان خود تدوین خواهید کرد.
اکنون CRM ، علاوه بر بهبود تعاملات با مشتری ها، شروع به ارائه تجزیه و تحلیل و گزارش مشتری محور کرده است که زمینه ساز استفاده از هوش تجاری شده است. هوش تجاری داده های حاصل از تعاملات سازمان با مشتریان را جمع آوری می کند، آن ها را تجزیه و تحلیل کرده و به تصمیم گیری های مدیران در خصوص بهبود تعاملات شرکت با مشتریان سازمان کمک می کند. بدین ترتیب، سازمان ها می توانند با استفاده از اطلاعات اخذ شده و بهبود روابط خود با مشتریان، رضایت آن ها را فراهم کرده و در نتیجه آن ها را به مشتریان وفادار خود تبدیل کنند.
هوش تجاری و تأثیر آن بر عملکرد مالی سازمان
هوش تجاری تمامی بخش های یک سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد. گزارش ها و تجزیه و تحلیل های مالی نیز تحت تاثیر هوش تجاری هستند. بخش مالی شرکت ها در هر سطح و اندازه ای، فرآیند جمع آوری بودجه، طرح برنامه ریزی شرکت و پیش بینی عملکرد را انجام می دهد. در گذشته روند برنامه ریزی و بودجه بندی به صورت دستی صورت می گرفت. بودجه های تیمی به بودجه های اداری ، سپس به بودجه های تقسیم شده و در نهایت به بودجه کلی شرکت ها تبدیل می شد. در این صورت فضای کمی برای تجزیه و تحلیل داده ها باقی می ماند.
امروزه فناوری هوش تجاری به برنامه ریزان این امکان را می دهد تا تجزیه و تحلیل های لازم را روی داده های مالی انجام دهند و با توجه به تجزیه و تحلیل های انجام شده، بودجه را پیش بینی کنند و آن را به گونه ای به بخش های مختلف اختصاص دهند که سودآور باشد.
هوش تجاری نه تنها فرآیند تجزیه و تحلیل داده های مالی و بودجه بندی را تسریع می بخشد؛ بلکه، به بخش مالی اطمینان بیشتری نسبت به اعداد و ارقام می دهد. (جهت مطالعه بیشتر مقاله هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) و گزارشات مالی در هوش تجاری را بخوانید.)
جمع بندی ارتباط هوش تجاری (BI) با سایر فناوری ها
جمع بندی ارتباط هوش تجاری (BI) با سایر فناوری ها (هوش تجاری و CRM، هوش تجاری و ERP، هوش تجاری و انبار داده ، …) هوش تجاری با تجزیه و تحلیل داده هایی که از بخش های مختلف سازمان دریافت می کند، می تواند به مدیران سازمان برای اتخاذ تصمیمات دقیق، درست و به موقع کمک کند. هوش تجاری می تواند با سایر فناوری هایی که بر پایه ی داده ها هستند، ارتباط برقرار کند. انبار داده ها در هر سازمانی زمینه ساز اجرای هوش تجاری است؛ چرا که هوش تجاری، داده های لازم را از انبار داده ها استخراج می کند.
هیچ نظری وجود ندارد