نگه داری و بهبود سیستم های هوش تجاری (BI)

نگه داری و بهبود سیستم های هوش تجاری (BI): یکی از نکاتی که در حین توسعه ی سیستم هوش تجاری باید به آن توجه داشت، یک برنامه ریزی دقیق برای آینده ی هوش تجاری است. سعی کنید اهداف تجاری خود را در کانون توجه قرار دهید و برای پیشبرد کارها، به نیازها و خواسته های کاربران توجه ویژه داشته باشید. این کار می تواند به شما کمک کند تا یک سیستم بسیار خوب را طراحی و اجرا کنید. بعد از اولین اجرای موفقیت آمیز سیستم هوش تجاری، کار واقعی شما شروع می شود.

نگه داری و بهبود سیستم های هوش تجاری (BI)

یک تصور غلط در بین افراد رایج است که می گوید کسب و کارها فقط باید نرم افزار هوش تجاری را نصب کنند؛ و این گونه کار تمام است و به فعالیت و برنامه های دیگری نیاز نخواهید داشت. واقعیت این است که هوش تجاری یک پروژه نیست؛ بلکه فرآیندی است که توسط کسب و کار شما هدایت شده و توسط متخصصان فناوری هوش تجاری پشتیبانی می شود. در این نوشتار قصد داریم در مورد به حداکثر رساندن ارزش هوش تجاری در سازمان و نقش هوش تجاری در رفع نیازهای کسب و کار، صحبت کنیم.

هوش تجاری مساوی با بهبود مستمر

یک شرکت را تصور کنید که راه حل جامع هوش تجاری را نصب می کند تا اطلاعات دقیق مالی را با فعالیت های فروش مرتبط کند. این سیستم می تواند سطحی از بینش را در مورد فرآیندهای فروش به ارمغان بیاورد.

هوش تجاری یک فرآیند تکاملی در سازمان ایجاد می کند که روش های جدید در تفکر را امکان پذیر می سازد و روش های بهتر و نوآورانه تر را برای مقابله با مشکلات ارائه می دهد. به همین دلیل، متخصصان هوش تجاری باید آمادگی لازم را برای تفکر در مورد  بهبود سیستم داشته باشند.

یک سیستم هوش تجاری، علاوه بر حل مشکلات و ارائه ی بینش، باید برنامه ریزی های دقیق و مشخص برای آینده داشته باشد.

ارزیابی پس از اجرا

اولین چیزی که بعد از راه اندازی سیستم باید به آن توجه کنید، چگونگی کارکرد آن است. در عین حال که چشم انداز پروژه را در نظر می گیرید، به چگونگی اجرای پروژه توجه کنید و تاثیر ابزارهای هوش تجاری بر کسب و کار را بررسی کنید.

باید توجه داشته باشید که ارزیابی شما به عنوان یک دوره ی آزمایشی کوتاه نباشد و استمرار داشته باشد. ارزیابی های مستمر به شما کمک می کند بتوانید متناسب با نیاز کاربران عمل کنید.

بررسی کلی پروژه

پس از اجرای پروژه مطابق با طراحی سیستم و استفاده کاربران نهایی، نوبت به بررسی پس از اجرا می رسد. بررسی پروژه شامل مراحل زیر است:

• خلاصه: نکات برجسته از مرحله ی ایده تا راه اندازی را مرور کنید.
• تجزیه و تحلیل کیفی: مشخص کنید که کدام یک از کسب و کار ها برآورده شده است و برای دستیابی به کدام یک از آن ها کوتاهی شده است.
• تجزیه و تحلیل کمی: پروژه را با معیارهای استاندارد عملکرد ارزیابی کنید.
• درس های آموخته شده: چه زمینه هایی از فرآیند توسعه نیاز به هموارسازی دارد؟

بررسی فناوری

بررسی کلی پروژه، عناصری از محیط هوش تجاری که مطابق انتظار شما کار می کنند و همچنین بخش هایی که در حد انتظار شما نبوده اند را به وضوح نشان می دهد.

بررسی فناوری پروژه، به شما کمک می کند تا بتوانید نگاه دقیق تری به علت موفقیت ها و شکست ها داشته باشید. پاسخ به این سوالات می تواند علت موفقیت ها و شکست ها را مشخص کند:

• آیا نرم افزار به درستی نصب و پیکربندی شده است؟
• اگر نرم افزار طبق برنامه ریزی کار می کند؟ آیا نقصی در روند الزامات وجود دارد؟ آیا مشکل پیش بینی نشده ای وجود دارد که باید در مرحله طراحی شناسایی می شد؟
• اگر برنامه به درستی مشخص شده باشد، شاید مشکل گسترده تر باشد: آیا ویژگی، عنصر یا گزارش مورد نظر با اهداف تجاری برنامه هوش تجاری مطابقت دارد؟

پاسخ به این سوالات، نه تنها در رفع نواقص فعلی سیستم هوش تجاری موثر هستند؛ بلکه، در برنامه ریزی برای بهبود نسخه های بعدی ارزشمند هستند.

بررسی فناوری، مرجعی برای الزامات یا ملاحظات عملکردی خاص که باید در نسخه بعدی در نظر گرفته شوند، ارائه می دهد.  یک مشکل رایج در پروژه های هوش تجاری این است که اشتباهات تکرار می شوند.  به یاد داشته باشید، یک رابط کاربری ضعیف یا یک گزارش با طراحی ضعیف، نباید به عنوان مدلی برای نسخه‌ها و پیشرفت‌های بعدی در نظر گرفته شوند.

بررسی تاثیر تجاری

مطمئناً میزان موفقیت در اجرای هوش تجاری بسیار مهم است؛ اما برای این که هوش تجاری در تار و پود کسب و کار شما نهادیه شود، باید اثربخشی تیم پروژه خود را به دقت بررسی کنید.

شما  باید ارزش واقعی ابزارهای هوش تجاری و سهمی را که در بهبود عملکرد کسب و کار شما دارند، به خوبی درک کنید. برای انجام بررسی تاثیر تجاری، لازم است به برنامه ریزی هایی که در ابتدای پروژه داشته اید، بازگردید. قطعاً شما در مراحل اولیه ی پروژه ی خود، تحقیقات گسترده ، نقشه راه، ارزیابی و تجزیه و تحلیل های زیادی داشته اید؛ می توانید این مستندات را به پایه ی کسب و کار خود اضافه کنید و زمینه را برای ایجاد هوش تجاری فراهم کنید.

سعی کنید به معیارهای اصلی تعبیه شده در برنامه مانند کاهش زمان پردازش گزارش ها یا بهبود دسترسی به اطلاعات، پایبند باشید. پس از آن، بررسی تأثیر بر روی کاربران ضروری است.

 بهبود شایستگی های اصلی

هدف اصلی بسیاری از سیستم های هوش تجاری،  فراتر از کارآمدتر کردن فرآیند گزارش دهی هوش تجاری است. محیط هوش تجاری ممکن است یک کسب و کار را قادر سازد تا کارایی را در سراسر فعالیت های تجاری اصلی شناسایی کند. به عنوان مثال، هوش تجاری می تواند استفاده بهتر و کارآمدتر از پست مستقیم را با شناسایی الگوهای خرید مشتری و پیوند آن الگوها با مناطق جغرافیایی ممکن سازد.

حفظ محیط هوش تجاری

سازمان باید در ازای مزایایی که هوش تجاری برای آن به ارمغان می آورد، به تعمیر، نگه داری و بهبود دائمی آن بپردازد. این کار از طریق سه فعالیت زیر امکان پذیر است:

• ارزیابی سلامت سیستم هوش تجاری ( آیا سیستم هوش تجاری شما عملکردهای طراحی شده را به خوبی انجام می دهد؟)
• ارزیابی میزان مرتبط بودن سیستم با نیازهای در حال تحول کسب و کار شما.
• بررسی میزان بهبود سیستم ارتباطات درون سازمانی.

سلامت سیستم و داده ها

ابتدایی ترین وظیفه ی نگه داری هوش تجاری، نگه داری از سیستم های اصلی و در حال اجرا برای کاربران است. همچنین، اختلال در زنجیره رویدادهایی که اطلاعات را به کاربران شما می‌رساند، می‌تواند برای سازمان فاجعه ‌بار باشد.

اگر مردم از اطلاعاتی استفاده کنند که دقیقاً واقعیت را منعکس نمی کنند، گزارش ها نادرست و تصمیمات غیرقابل قبول خواهند بود. علاوه بر این، پیش بینی ها هیچ ارتباطی با آینده واقعی نخواهند داشت.  به همین دلیل، نظارت مداوم بر داده‌هایی که در محیط هوش تجاری شما جریان می‌یابند از اهمیت بالایی برخوردار است.

یکی از راه ‌های اطمینان از درستی داده ها، تحلیل های آماری تیم پروژه در مورد اطلاعاتی است که در سیستم شما جریان دارند.

برای بررسی وضعیت داده ی خود، منتظرشنیدن شکایات کاربران نباشید . به عنوان بخشی از فرآیند نگه داری عادی خود، مراقب داده های ناقص باشید.

مدیریت زمان پاسخ

با افزایش تعداد کاربران، به طور طبیعی، فشار روی سیستم هوش تجاری افزایش خواهد یافت. نظارت بر بارگذاری داده ها و زمان پاسخ گویی به پرسش ها برای حفظ محیط هوش تجاری خوب و قابل استفاده، ضروری است.

اکثر برنامه های پایگاه داده، ابزارهای تشخیصی داخلی برای نظارت بر عملکرد دارند و فروشندگان سیستم هوش تجاری، اغلب ابزارهایی دارند که دید بیشتری را در مورد نحوه ی رسیدگی سیستم به پرس و جوهای پیچیده ارائه  می دهند.

ابزارهای نظارتی سطح بالا می توانند با تشخیص اتلاف زمان پاسخگویی و راه اندازی فرآیندهای تشخیصی برای جداسازی منبع مشکل، از کاهش سرعت خودداری کنند.

تنظیم پایگاه داده هدف

همه پایگاه های داده برای حفظ عملکرد خود نیاز به تنظیم منظم دارند. مدیر پایگاه داده باید مراحل تشخیص و تنظیم منظم را انجام دهد تا مطمئن شود که سیستم مدیریت پایگاه داده ، بهترین استفاده را از فضای ذخیره سازی می کند. پایگاه داده با برنامه هایی که پشتیبانی می کند، می تواند در یک مسیر  درست باقی بماند. (در همین زمینه: انبار داده در هوش تجاری وپایگاه های داده هدف هوش تجاری (BI))

 

 

 

ارتباط سیستم ، همگام با تغییرات کسب و کار

یک سیستم هوش تجاری موفق، سعی می کند داده های بیشتری را جمع آوری کند. این امر در یک محیط انبار داده امکان پذیر است. و از آن جایی که، داده‌های تجاری با جزئیات بیشتری ذخیره می‌شوند و حوزه های بیشتری را پوشش می دهند، تقاضا برای آن ها افزایش می یابد.

سیستم هوش تجاری باید دائماً بهینه شود تا اطمینان حاصل گردد که اطلاعات مربوطه را در بازه زمانی مناسب و در سطح مناسبی از جزئیات جمع آوری می کند.

عوامل زیادی می توانند بر سلامت سیستم هوش تجاری تأثیر بگذارند. وظایف زیر می توانند بر پویایی سیستم هوش تجاری تاثیر بگذارند:

• اطلاعات جدید: محیط باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند داده های جدید را دریافت و پردازش کند.
• تغییر یا از بین رفتن داده های منبع: داده ها برای همیشه ثابت نمی مانند. آن‌ها ارتقا می‌یابند، در سیستم‌های تلفیقی قرار می‌گیرند، یا گاهی اوقات به کلی از بین می‌روند.
• تغییرات رهبری و حامیان جدید: اهمیت استراتژیک سیستم تابعی از دیدگاه رهبری است. توجه داشته باشید که تغییرات در سازمان شرکت می تواند بر نحوه ی استفاده از سیستم چه در سطح روزمره و چه به عنوان یک ابزار استراتژی بلند مدت، تاثیر بگذارد.

حفظ خطوط ارتباطی

ارتباطات کلید حمایت از محیط هوش تجاری است. ارتباط مفید با کاربران، می تواند به حفظ یک محیط  سالم هوش تجاری کمک کند. علاوه بر این، پیوندهای ارتباطی مستقیم و غیرمستقیم بین تیم پروژه و ذینفعان مختلف در شرکت، به پویایی محیط هوش تجاری کمک می کند.

تیم پروژه وظیفه دارد چندین کانال ارتباطی مختلف را پس از راه اندازی سیستم، ایجاد کند. این کانال های ارتباطی به شرح زیر هستند:

• ارائه پشتیبانی فوری: پشتیبانی فوری و به موقع، به کاربرانی که در کارکرد برنامه‌ها یا انجام کارهای اساسی با مشکل مواجه می‌شوند، کمک می کند.  شرکت‌های بزرگ‌ تر اغلب یک مرکز کمک و پشتیبانی مشترک ایجاد می‌کنند و در سازمان های کوچکتر، تیم پروژه مسئول پشتیبانی است.
• ارائه مکانیزم بازخورد: شما باید راهی برای ارائه شکایات، نظرات و انتقادات به ذینفعان و کاربران برنامه ارائه دهید.
• آموزش مداوم برای کاربران: این کار فقط به کاربران برای انجام وظایف اصلی کمک نمی کند؛ این مسیرارتباطی برای ارتقا مهارت های کاربر طراحی شده است. یکی از بزرگ‌ ترین مشکلات در سیستم‌های هوش تجاری پیچیده بودن برنامه ها است؛ تیم پروژه فرض را بر این می گذارد  که کاربران  سریعاً می توانند استفاده از سیستم و ابزارهای آن را آموزش ببینند.  ایجاد یک برنامه آموزشی مداوم، راهی عالی برای اطمینان از  این است که کاربران آنچه را که نیاز دارند از سیستم دریافت می کنند.
• تماس منظم با حامیان اجرایی: از آن جایی که حامیان اجرایی برای شما دست به کار شده اند، حداقل کاری که می توانید انجام دهید این است که آن ها را از وضعیت سیستم مطلع کنید. اخبار خوب و بد و هر آن چه  را که مربوط به سیستم است با آن ها به اشتراک بگذارید.

افزودن کاربران جدید به محیط هوش تجاری

با ارتقای ظرفیت، سیستم را طوری تنظیم کنید که کاربران بیشتری را مدیریت کند. با این کار، به کاربران جدید امکان دسترسی به داده‌ها را بدون تأخیر قابل توجه در عملکرد برنامه می دهید.

اگر گروه کاربری جدید دارای سطح مهارت متفاوتی باشد، ممکن است مجبور شوید یک برنامه کاربردی متفاوت را برای مخاطبان هدف جدید گسترش دهید.

رویکرد المپیک

شما باید هر چند سال یک بار، کل سیستم هوش تجاری را از بالا به پایین مرور کنید. هر بخش از محیط خود را طوری مورد بررسی قرار دهید که گویی در حال خرید یک خودروی دست دوم هستید.

بررسی کامل سیستم هوش تجاری به شما این فرصت را می دهد که نگاهی انتقادی به بخش هایی از محیط بیندازید که ممکن است در آینده برای شما دردسرساز شوند.

در ارزیابی خود، به پاسخ این سوالات فکر کنید:

• آیا کاربران از ابزارها به درستی استفاده می کنند؟
• آیا ابزارها مطابق انتظار عمل می کنند؟
• آیا کاربران درک می کنند که ابزارها به فرآیند آن ها ارزش افزوده می دهند؟
• آیا کاربران نیازهایی دارند که برآورده نشده است؟

پاسخ‌هایی که دریافت می‌کنید ممکن است شما را به سمت یک راه حل اساسی سوق دهند. این امکان وجود دارد که شما فقط به یک دوره بازآموزی نیاز داشته باشید یا فرهنگ شرکت را دوباره بر روی فرآیند هوش تجاری متمرکز کنید.

شکایات مشروع جامعه کاربران را نادیده نگیرید و به یاد داشته باشید، تغییر اجتناب ناپذیر است.  این نشانه یک سیستم سالم و پویا است. به کاربران بسنده نکنید و از مدیران و پرسنل پشتیبانی هوش تجاری نیز بخواهید که در ارزیابی ذهنی محیط شرکت کنند.

رویکرد المپیک، یا برنامه‌ریزی برای ارتقای عمده و به صورت چند سال یکبار، به معنای ایجاد حسی دقیق از جایی است که محیط  هوش تجاری در حال حرکت است.

جمع بندی نگه داری و بهبود سیستم های هوش تجاری (BI)

جمع بندی نگه داری و بهبود سیستم های هوش تجاری (BI) : برنامه ریزی دقیق برای آینده ی هوش تجاری و توسعه ی آن، به شما در برآورده ساختن نیاز کاربران کمک می کند. این کار به شما کمک می کند تا یک سیستم خوب و بدون نقص را طراحی کنید.

سعی کنید سیستم خود را طبق برنامه ی بلند مدت طراحی و اجرا کنید. پیشرفت‌ها و ارتقاها باید طبق برنامه زمانی که شما برنامه‌ریزی کرده‌اید، و همانطور که در نقشه راه ظاهر می‌شوند، اتفاق بیفتد.

به یاد داشته باشید، ارتباط مفید با کاربران، می تواند به حفظ یک محیط سالم هوش تجاری کمک کند. سعی کنید کاربران جدید را به پروژه اضافه کنید و با تقویت ارتباط خود با آن ها پویایی سیستم هوش تجاری را حفظ کنید.