هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)

در مقاله قبلی در مورد هوش تجاری در مدیریت منابع انسانی و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) صحبت کردیم. اکنون به مبحث هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) میپردازیم. هوش تجاری نقش حیاتی برای دستیابی به مزیت رقابتی در اقتصاد چالش برانگیزی که در آن هستیم، ایفا می­کند. کسب وکارها با استفاده از هوش تجاری قادر به توسعه سیستم­ های اطلاعاتی مبتنی بر اطاعات نهان هستند تا بینشی نسبت به کسب وکار ایجاد کنند که به آنها در اخذ تصمیمات سریعتر و قابل اعتمادتر کمک کند. امروزه سازمان­ ها با استفاده از هوش تجاری از تمام توان خود استفاده می­كنند تا بتوانند با تمام مهارت­ های لازم در سازمان با قابلیت تغییر، انعطاف پذیری، سرعت عمل و واکنش در سازمان، مسیر موفقیت در سازمان خود را به خوبی پیش ببرند. در طی سال­های گذشته، رویکرد مدیریت کسب و کار در کل جهان عمیقاً تغییر کرده است و سازمان­ ها از طریق تبدیل اطلاعات و داده ­های موجود، و شکل دادن به اطلاعات و دانش صحیح، می­توانند برای آینده خود یک برنامه­ ریزی دقیق و جامع داشته باشند. سازمان­ ها هوش تجاری را به عنوان یک استراتژی اصلی برای رسیدن به مزایای قابل رقابت مورد استفاده قرار می­دهند.

مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)

مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) یک راهکار نرم‌افزاری است که با یکپارچه‌سازی اطلاعات و فرآیندهای مختلف یک سازمان، به بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش رقابت‌پذیری کمک می‌کند. مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) با استفاده از یک پایگاه داده مرکزی، تمامی فعالیت‌ها و عملیات سازمانی را در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند. برای مثال، ERP می‌تواند اطلاعات مربوط به حسابداری، تولید، مدیریت زنجیره تامین، فروش، بازاریابی و منابع انسانی را جمع‌آوری و ارائه کند.

ERP به شرکت‌ها کمک می‌کند تا:

• از داده‌های دقیق و به‌روز برای تصمیم‌گیری هوشمندانه استفاده کنند.
• از هماهنگی و همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان بهره ببرند.
• از کارآمدی و بهره‌وری بالاتر در فرآیندهای سازمانی لذت ببرند.
• از کاهش هزینه‌ها و افزایش سود نتیجه بگیرند.
• از انعطاف‌پذیری و توانایی پاسخگویی به تغییرات بازار و محیطی برخوردار شوند.

همچنین مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) می‌تواند به شرکت شما در زمینه‌های زیر کمک کند:

• افزایش شفافیت و دسترسی به اطلاعات در سطح سازمان
• افزایش کیفیت و سرعت تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های دقیق و به‌روز
• افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها با بهینه‌سازی فرآیندهای تولید، مدیریت موجودی، حسابداری، مشتریان و منابع انسانی
• افزایش رضایت‌مندی مشتریان با ارائه خدمات و محصولات مناسب و درگیر کردن آن‌ها در فرآیندهای تجاری .
• افزایش انعطاف‌پذیری و توانایی پاسخگویی به تغییرات بازار و محیطی با استفاده از قابلیت‌های پیش‌بینی و تحلیلی .

هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)

مدیریت کارآمد منابع یکی از چالش­های اصلی سازمان­های خدماتی است. یک سازمان موفق نه تنها سعی در مدیریت طیف وسیعی از پروژه­ها با اندازه و پیچیدگی­ های مختلف دارد، بلکه برای مدیریت منابع خود نیاز به برنامه ­ریزی و استفاده از روش ­های مشاوره کسب و کار نوین دارد. مدیریت منابع تنها یکی از عناصر مدیریت یک سازمان موفق است، اما از آنجا که منابع هر سازمان یکی از بزرگترین هزینه­ ها برای شرکت­ های فعال در این فضا است، بنابراین مدیریت منابع یکی از اصلی ترین و مهم­ ترین چالش ­های سازمان­ های کوچک و بزرگ است.

بسیاری از شرکت ها در حال مبارزه با مشکل داده های نا­همگونی هستند که در سامانه­ های مختلف مربوط به منابع انسانی و یا هر واحد دیگر به طور غیر یکپارچه قرار دارند. مرحله اول، استخراج و ترکیب داده ­ها از سامانه­ های مختلف منابع انسانی می­باشد. این یکپارچه سازی می­تواند بستری مناسب برای پیاده سازی سیستم ­های هوش تجاری در سازمان باشد. برای مثال واحد منابع انسانی یک مجموعه می­تواند با مطالعه تحلیل­های صورت گرفته بر روی داده ­های مربوط به واحد خود، میزان کارایی پرسنل در نزدیک شدن به اهداف از پیش تعیین شده سازمان را بررسی نماید و در صورتی که کمبودی را در این حوزه احساس نماید می­تواند با بررسی نقاط ضعف اقدام به جابجایی و یا حتی استخدام نیرو نماید. با دستیابی به داده ­ها در سامانه­ های مختلف منابع انسانی، شرکت ­ها می توانند اقدام به ایجاد پایه­ های اطلاعاتی نمایند و با استفاده از این پایه­ های اطلاعاتی اقدام به اندازه گیری میزان تاثیرگذاری سیاست ها در سازمان و یا میزان نزدیک شدن سازمان به اهداف مورد نظر نمایند.

هوش تجاری یک دانش حیاتی و چالش بر انگیز برای سازمان ها می­ باشد. سازمان ها باید با یک دید شفاف نسبت به آنچه که نیاز دارند و دانستن روش محاسبه آن شروع به کار نمایند. بهترین روش، بدست آوردن تعدادی شاخص با چالش بسیار که نشان دهنده شمای کلی سازمان است می باشد. با انجام مقایسه های معمول در حوزه نیروی کار، این واحد می تواند اهداف مناسبی را در سازمان تنظیم نماید. برای مثال یک شرکت می تواند میزان نیاز منابع انسانی، پرداخت خسارات، مالیات ها و همچنین هزینه سلامت پرسنل خود در آینده را با استفاده از ابزارهای هوش تجاری و اصلاح امور اداری پیش بینی نماید. اطلاعات دیگری که سازمان ها به شدت به آن احتیاج دارند توانایی ها و استعدادهای پرسنل خود می باشد. با استفاده از ابزارهای هوش تجاری می توان نوع توانایی های سازمان را کشف کرد و کمبودهای آن را با استفاده از تحلیل های بهنگام به اطلاع واحد منابع انسانی رساند تا آن واحد با توجه به سیاست های سازمان اقدام به رفع این نواقص نماید.

اهداف هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)

هوش تجاری یک روش مهم در بررسی ارزش سازمان در زمینه نیرو انسانی می باشد؛ زیرا می تواند داده های مربوط به پرسنل را به داده های مالی مرتبط نماید. این سیستم ها می توانند پلی ارتباطی باشند برای بررسی میزان تاثیر گذاری پرسنل بر روندهای جاری سازمان ها از قبیل میزان درآمد، میزان هزینه ها و همچنین نحوه انجام امور محول شده بر آنها. در ادامه به بررسی چگونگی پشتیبانی سیستم­ های هوش تجاری از بحث تصمیم سازی در واحد منابع سازمان می­پردازیم.

با استفاده از ابزار هوش تجاری در سازمان ها و به خصوص واحد مدیریت منابع انسانی می­توان با مطالعه تحلیل­ ها و بررسی روش کار و آمار بدست آمده اقدام به تصمیم گیری در خصوص روند کار در سازمان پرداخت و میزان پاسخ گویی و مسئولیت پذیری پرسنل را بررسی نمود. از سیستم­ های هوش تجاری در تمام بخش ­های سازمان، در جهت افزایش بهره وری، کاهش هزینه­ ها و اصلاح فرآیندهای اداری می­توان استفاده کرد. با استفاده از سیستم ­های هوش تجاری در بخش منابع انسانی می­توان به اهداف زیر دست یافت:

• کشف استعدادها : یافتن مناسب ترین فرد در کوتاه ترین زمان ممکن.
• مدیریت جذب نیرو : امکان تصمیم گیری در خصوص میزان جذب نیرو.
• استقرار کارکنان : اطلاع از روند اجرای کار توسط نیروی کار و یافتن موثرترین و کم اثرترین فرد در هر بخش.
• جهت دهی به استعدادهای هر واحد: برگزاری دوری های آموزشی مورد نیاز برای جهت دهی به استعدادهای هر واحد به سمت اهداف سازمان.
• حفظ استعدادها: همانطور که می­دانید، مدیریت کلیه مسائل اداری خیلی هم ساده نیست ولی با پیاده سازی سیستم های هوش تجاری بر روی سامانه های مدیریت منابع انسانی می توان به تسهیل این امر کمک کرد.
• دستمزد: هماهنگ سازی دستمزدها با اهداف و اصول سازمان ها.
• بررسی معیارهای کلیدی : گردش مالی، بررسی هزینه های هر فرد، استخدام و بررسی میزان اثربخشی واحد آموزش.
• تجزیه و تحلیل فرصت ها: هوش تجاری در جهت بهبود در زمینه های استخدام و حفظ و نگهداری منابع به تجزیه و تحلیل شرایط و کشف فرصت­های پیش­رو می­پردازد.
• بررسی وضعیت سازمان:امکان بررسی وضعیت سازمان بعد از پیاده سازی یک سیاست خاص و امکان بررسی روند فرآیندها در سازمان با توجه به نیروی انسانی به کار گرفته شده.
• افزایش اطلاعات مفید مربوط به کسب و کار : استفاده از شاخص ­های عملکرد به منظور بررسی امکان رسیدن به اهداف مدیریت.
• مدیریت آموزش و یادگیری پرسنل : تحلیل و بررسی وضعیت دانش سازمان و پرسنل و رفع نواقص آنها.
• بهینه سازی و کاهش هزینه ها : امکان بررسی میزان حقوق کارکنان با توجه به اطلاعات مربوط به درآمد سازمان.
• مدیریت بهره برداری و بهره وری : امکان بررسی وضعیت ساعات بیکاری و تخصیص وظایف در صورت نیاز و اعلام زمان بیکاری در ساعات ممکن.
• کاهش زمان دست­یابی به اطلاعات: به حداقل رساندن میزان کاغذبازی های اداری. سیستم های هوش تجاری مشابه سیستم های تصمیم ساز کار می­کنند و می­توانند کلیه پردازش ­های این واحد را مدیریت نمایند و امکان دسترسی دقیق، بهنگام و جامع به داده­ های سامانه ­های مختلف و همچنین امکان انجام تجزیه و تحلیل نیروی انسانی و ارائه گزارش­ های جامع را فراهم کند.

با پیاده سازی سیستم های هوش تجاری در واحد منابع سازمانی و انسانی امکان پاسخ گویی به سوالات زیر بسیار ساده خواهد شد:

• آیا برنامه های جذب نیرو در سازمان شرایطی را فراهم خواهد کرد که سازمان تبدیل به یک سازمان تربیت کننده مدیر باشد و نه استخدام کننده مدیر؟
• آیا کارکنان سازمان آماده تبدیل شدن به مدیران سازمان هستند؟
• نیاز سازمان در حوزه نیروی کار در آینده چگونه خواهد بود؟
• کدامیک از کارکنان لایق تشویق و کدامیک لایق تنبیه هستند؟
• پیدا کردن کارکنان ناراضی و رفع مشکلات احتمالی آنها قبل از آنکه وی تصمیم به ترک سازمان کند.
• پیدا کردن شکاف های احتمالی میان مدیران و کارکنان عادی.

توجه داشته باشید که پاسخ گویی به این سوالات می تواند باعث شکوفایی و رفع بسیاری از مشکلات در سازمان شود و سیستم های هوش تجاری امکان پاسخ گویی سریع تر و دقیق تر به اینگونه سوالات را برای سازمان فراهم خواهند کرد.

راه حل هوش تجاری برای مدیریت منابع سازمان ERP

همانطور که قبلا اشاره کردیم، هوش تجاری یا BI یک فرآیند مبتنی بر فناوری است که به کمک ابزارها و اپلیکیشن‌های مختلف، داده‌های مربوط به کسب‌و‌کار را جمع‌آوری، تحلیل و ارائه می‌کند تا به مدیران و تصمیم‌گیرندگان کمک کند تا با دیدگاهی عملی و آگاهانه، تصمیمات تجاری خود را اتخاذ کنند.

راه حل هوش تجاری برای مدیریت منابع سازمان ERP : هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) می‌تواند نقش مهمی داشته باشد. منابع سازمان شامل منابع انسانی، مالی، فیزیکی، اطلاعاتی و غیره هستند که برای انجام فعالیت‌های سازمانی لازم هستند. هوش تجاری می‌تواند به مدیران کمک کند تا:

• منابع موجود را شناسایی و ارزیابی کنند و نیازهای آینده را پیش‌بینی کنند.
• منابع را به صورت بهینه تخصیص، توزیع و کنترل کنند و از هدررفت آن‌ها جلوگیری کنند.
• عملکرد و بهره‌وری منابع را اندازه‌گیری و بهبود بخشند و از ریسک‌ها و مشکلات آن‌ها آگاه شوند.
• منابع را با هدف‌ها و استراتژی‌های سازمان هماهنگ کنند و از تأثیرات مثبت آن‌ها برای رشد و توسعه سازمان بهره ببرند.

هوش تجاری می‌تواند به شرکت‌ها در تصمیم‌گیری هوشمندتر و مبتنی بر داده کمک کند. برخی از روش‌هایی که هوش تجاری می‌تواند بهبود بخشد، عبارتند از:

• افزایش سود با شناسایی فرصت‌ها و کاهش هزینه‌ها
• تحلیل رفتار مشتریان و ارائه خدمات و محصولات مناسب
• مقایسه داده‌ها با رقبا و یافتن نقاط قوت و ضعف
• ردیابی عملکرد و اندازه‌گیری میزان رسیدن به اهداف
• بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار و افزایش کارایی و کیفیت
• پیش‌بینی وضعیت آینده بازار و تغییرات محیطی
• کشف مسائل یا مشکلات و ارائه راهکارهای حل

هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)

هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) : هوش تجاری یا BI یک فرآیند است که با استفاده از ابزارها و تکنولوژی‌های مختلف، داده‌های ثبت شده در ERP را جمع‌آوری، تحلیل و ارائه می‌کند تا به تصمیم‌گیری‌های تجاری کمک کند. هوش تجاری می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا:

• از داده‌های دقیق و به‌روز برای افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش سود استفاده کنند.
• از شفافیت و دسترسی به اطلاعات در سطح سازمان بهره ببرند.
• از تحلیل‌های پیش‌بینی و توصیه‌های هوشمند برای بهبود فرآیندهای تجاری و رفع مشکلات استفاده کنند.
• از مقایسه داده‌ها با رقبا و بازار و یافتن نقاط قوت و ضعف استفاده کنند.
• از ردیابی عملکرد و اندازه‌گیری میزان رسیدن به اهداف استفاده کنند.

هوش تجاری می‌تواند با استفاده از گزارش‌ها، داشبوردها، نمودارها، چارت‌ها و سایر ابزارهای بصری، اطلاعات و داده‌های خام را در قالب‌های مفهومی و قابل استفاده به نمایش بگذارد. هوش تجاری معمولاً به تحلیل داده‌های تاریخی و فعلی توجه دارد و نیاز به تعیین هدف مشخص دارد.

جمع ­بندی هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)

جمع ­بندی هوش تجاری در مدیریت و برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) و هوش تجاری در ERP: از آنجا که محیط کسب وکار به طور مداوم در حال تغییر است، تصمیم گیری در سازمان­ ها به طور فزاینده پیچیده شده است؛ اما اطلاعات کسب وکار به سازمان­ ها کمک می­کند تا سریعتر و باقابلیت اطمینان بیشتر تصمیم­گیري­ های کسب وکار مبتنی بر اطلاعات را انجام دهند. هوش تجاری نقش حیاتی برای دستیابی به مزیت رقابتی در اقتصاد چالش برانگیزی که در آن هستیم، ایفا می­کند.

کسب و کارها با استفاده از هوش تجاری قادر به توسعه سیستم ­های اطلاعاتی مبتنی بر اطاعات نهان جهت به دست آوردن بینش کسب وکار سودمند و اخذ تصمیمات سریعتر و قابل اعتمادتر در کسب وکار هستند. منابع انسانی با ارزشترین دارایی سازمان است، با تمرکز بر مواردی مانند شناسایی و نگهداری افراد مناسب، آموزش آنان با مهارت ­های مناسب، تعیین حد مناسب، سازماندهی آنان در مسیر مناسب، ارتقاء افراد مناسب به نقش ­های مناسب، منابع انسانی می­تواند مقدار ارزش قابل توجه بیشتری را ایجاد کند، بنابراین بهره ­برداری از موقعیت منحصربفرد منابع انسانی در سازمان با تقویت سازمان برای بالا بردن سهم خود از با ارزشترین منابع یعنی کارکنان، میسر می­شود. مدیریت منابع انسانی نیازمند ابزار مناسب است. ابزارهای هوش تجاری، منابع انسانی را قادر به کشف دانش لازم برای افزایش سطح کارآمدی سازمان، می­سازد و در نتیجه هوش تجاری بر برنامه ریزی منابع سازمان صورت میگیرد.