10 راز برای داشتن یک محیط سالم هوش تجاری (BI)

 در مقاله های قبل در مورد هوش تجاری، مزایا و ابزارهای آن و روش هایی که به استقرار هوش تجاری کمک می کنند، صحبت کردیم. ایجاد موفقیت اولیه در استقرار و توسعه ی هوش تجاری، نیاز به برنامه ریزی دقیق و مصرف درست منابع دارد. یکی از دلایل وجود هوش تجاری در سازمان ها، نگاه اجمالی به عملکرد درونی شرکت و ارائه ی بینش هایی است که به ایجاد تغییرات اساسی در شرکت ها کمک می کند.  همانطور که شرکت رویکرد خود را در طول زمان تغییر می دهد، هوش تجاری نیز باید برای تکامل آن آمادگی داشته باشد. در این مبحث  10 راز برای داشتن یک محیط سالم هوش تجاری (BI) ، ده مورد از ایده هایی را که به شما کمک می کنند تا محیط هوش تجاری سالم تری داشته باشید، معرفی می کنیم.

1- توجه به داده ها

همانطور که می دانید داده ها رگ های حیاتی هوش تجاری هستند. یک محیط هوش تجاری شامل داده هایی است که از طریق زنجیره ی گسترده ای تامین می شوند. اگر داده های شما گم شوند،جابجا شوند و یا به اندازه ی کافی واقعیت های سازمان را نشان ندهند، سیستم شما کارایی قبل را نخواهد داشت و در نتیجه، بینش های ارزشمندی ارائه نخواهد داد. بنابراین لازم است در مورد مسیری که داده ها طی می کنند تا به دست شما برسند، فکر کنید. همچنین کیفیت و یکپارچگی آن ها را بررسی کنید.

کیفیت داده ها: آیا داده ها قابل استفاده و کامل هستند؟

تصور کنید، قصد دارید یک تحلیل جغرافیایی از مشتریان خود داشته باشید و ناگهان متوجه می شوید که درصد زیادی از سوابقی که از مشتریان در دست دارید، دارای کد پستی نیستند؛ و یا این که، نمایندگان خدمات مشتری در شرکت، شماره تلفن افراد را در قالب های مختلف – برخی با پرانتز، برخی با خط تیره و برخی فقط با ارقام- ثبت کرده باشند. در این صورت، برای شما دردسر ایجاد خواهد شد. بنابراین، برخی از وظیفه ی شما در خصوص مراقب از داده ها، اطمینان از این است که داده ها یکنواخت و قابل استفاده باشند.

یکپارچگی داده ها : آیا داده ها همان چیزی را که نشان می دهند، انجام می دهند؟

به طور مثال، زمانی که یک نهاد شرکتی، چیزی را به گونه ای متفاوت از نهاد دیگر اندازه گیری می کند، ممکن است کیفیت داده ها کاهش یابد. ممکن است دو بخش برای شما داده های فروش را ارسال کنند، اما یکی از آن ها داده ها را به صورت خلاصه ای از فعالیت های روزانه برای شما ارسال کند و دیگری انبوهی از تراکنش های فردی را ارسال کند. در این صورت شما سردرگم خواهید شد.. بهتر است قبل از ترکیب داده ها آن ها را ارزیابی کنید و از یکپارچه و منسجم بودن آن ها اطمینان حاصل کنید.

2- برنامه ریزی روی بودجه ی پروژه

یکی از چالش هایی که ممکن است برای شما پیش بیاید این است که، هزینه های پروژه خیلی بیشتر از آن چیزی شود که به حامیان پروژه قول داده بودید. هزینه های نقدی فقط به ابتدای پروژه محدود نمی شوند. هزینه هایی چون نگه داری سیستم های هوش تجاری در طول پروژه وجود دارند. در ابتدای پروژه دقت لازم را برای برآورد هزینه ها داشته باشید. همانطور که گفته شده داده ها همچون رگ های حیاتی پروژه هستند، اما پول مانند سوختی است که پروژه را پیش می برد! بنابراین،توانایی شما در تامین منابع مالی در آینده بسیار مهم است.

گاهی ممکن است محصول نهایی با طرح اصلی شما متفاوت باشد و هزینه های تعمیر و نگه داری با چیزی که شما برآورد کرده بودید، متفاوت تر شود. شما باید قبل از تخمین بودجه های پروژه ی هوش تجاری، همه ی هزینه های جانبی و احتمالی را در نظر بگیرید و طبق پیش بینی خود با حامیان مالی صحبت کنید.

به عنوان مثال ممکن است تعداد و ماهیت عملکردهای انجام شده توسط سیستم هوش تجاری و یا تعداد فروشندگان نرم افزار تغییر کنند و بیشتر از چیزی باشند که پیش بینی کرده بودید؛ در این صورت، تامین هزینه های مازاد که برنامه ای برای آن ها نداشته اید، ادامه کار را برای شما دشوار خواهد کرد.

3- برنامه ریزی زمانی صحیح برای اهداف پروژه

از آن جایی که اغلب پروژه های هوش تجاری، دارای مجموعه ای از رویدادها و منابع هستند؛ از دست دادن فرصت ها می تواند همه ی بخش های سیستم را تحت تاثیر قرار دهد. حتی گاهی می تواند پروژه ی شما را برای همیشه از ریل پیشرفت خارج کند. بنابراین، زمان بندی پروژه محدودیت دیگری است که بی توجهی به آن می تواند ضربه ی جبران ناپذیری به بدنه ی پروژه ی شما وارد کند. اهداف برنامه های خود را در نظر داشته باشید و در راستای آن ها حرکت کنید. بعد از این که محیط هوش تجاری را تقویت کردید، متوجه خواهید شد که دیگران روی شما حساب خواهند کرد. توجه داشته باشید، برای برنامه ریزی روی اهداف باید فضای کافی را برای آموزش، بررسی، جلسات اعضای تیم و شرایط تعمیر و نگهداری را فراهم کنید.

روند قبلی را تکرار کنید

گاهی کلیشه و تکرار چاره ساز پروژه های شما خواهد بود. اگر فرآیند یا فناوری ای داشتید که قبلاً از آن استفاده کرده بودید، به خوبی کار کرده بود و نتایج رضایت بخشی داشت، می توانید دوباره از آن استفاده کنید.

شما حتماً از اجرای اولیه ی هوش تجاری تجربیات زیادی در طیف های مختلف کسب کرده اید. شما می توانید این تجربیات را در کلاس های آموزشی برای کارمندان به کار بگیرید و یا این که در اجرای پروژه های بعدی از آن ها استفاده کنید.

هیچ چیزی به اندازه ی موفقیت در پروژه های هوش تجاری، اهمیت ندارد. بنابراین روند پروژه ی موفقیت آمیز قبلی را پیش بگیرید و آن را تا زمانی که مطمئن شوید دیگر کارایی ندارد، ادامه دهید. وقتی از ناکارآمدی آن مطمئن شدید، می توانید برنامه ی دیگری را جایگزین کنید.

4- از اشتباهات گذشته درس بگیرید

شما می توانید همه ی اشتباهاتی را که در طول مسیر اجرای پروژه ی هوش تجاری داشته اید، به فرصت و درس ارزشمندی برای خودتان تبدیل کنید.

هوش تجاری بینش هایی را در مورد فرآیند و عملکردهای حیاتی در سازمان شما ارائه می دهد و شرکت شما می تواند طبق این بینش ها، عملکرد خود را بهبود ببخشد. تجربه ی اجرای پروژه ی هوش تجاری برای شما درس هایی خواهد داشت که در پروژه های بعدی به کار گرفته می شوند.

شناسایی اشتباهات به شما کمک می کند تا گام های بعدی خود را درست بردارید و از اشتباهات بعدی جلوگیری کنید. می توانید روند پروژه های بعدی خود را بر طبق درس هایی که از اشتباهات خود گرفته اید، تنظیم کنید. برای این کار باید

دانش تیم را حفظ کنید. تکرار عوامل موثر در موفقیت و اجتناب از اشتباهات گذشته بخشی از تلاش کلی تیم شما برای حفظ دانش است. برای اینکه هوش تجاری بخشی از یک حرکت بلندمدت در شرکت باشد، باید بتوانید تخصص بیشتری را در تیم پروژه حفظ کنید.

5- آنچه را که فراموش کرده بودید، به خاطر بیاورید

گاهی اجرای هوش تجاری مطابق با برنامه ریزی قبلی پیش نمی رود و زیر مجموعه ی چیزی خواهد بود که شما انتظار داشتید و ممکن است مواردی فراموش شوند. این موضوع اجتناب ناپذیر است و شما می توانید در اجرای بعدی هوش تجاری این موارد را اعمال کنید و آن ها را ارتقاء دهید. علاوه بر این، در حین اجرای هوش تجاری ممکن است شما پیشنهاداتی از سوی کاربران و ذینفعان دریافت کنید و از نیازهای آن ها آگاه شوید؛ و شما نتوانید همه ی موارد را رعایت و اجرا کنید. بنابراین، اجرای برخی از موارد را به پروژه های بعدی می توان موکول کرد. اگر نتوانستید همه ی موارد را رعایت کنید نگران نباشید، می توانید همه ی تلاش خود را به کار بگیرید تا در مراحل بعد از آن ها استفاده کنید.

6- به روز رسانی های منظم

یک محیط هوش تجاری مانند یک نوزاد است، نمی تواند برای مدت طولانی بدون مراقبت کار کند؛ از طرفی قابلیت رشد و به روز رسانی دارد. اگر سیستم خود را برای مدت طولانی به حال خودش رها کنید و نظارتی بر آن نداشته باشید، از کنترل خارج خواهد شد. گاهی لازم است به رفع اشکال سیستم خود بپردازید تا بتوانید پروژه ی هوش تجاری را سرحال نگه دارید.

همه ی شرکت های نرم افزاری برنامه های خود را ارتقاء داده و آن ها را به روز رسانی می کنند. برنامه های کاربردی محیط هوش تجاری نیز از این قاعده مستثنی نیستند. به روز رسانی ها مشکلات جزئی و ناکارآمدی برنامه ها را برطرف می کنند و مستقیماً بر روند کاری تاثیر می گذارند.

به روز رسانی ها به هوش تجاری کمک می کنند تا به درستی زمان و منابع را مدیریت کنند و برای پیشبرد کارها به بهترین نحو، برنامه ریزی داشته باشند.

7- به آمار مشتریان توجه داشته باشید

برای حفظ یک محیط سالم و خوب، باید روی برنامه های خوب و موثر سرمایه گذاری کنید و برای نظارت بر سلامت آن ها برنامه ریزی داشته باشید. در این صورت، به سرعت می توانید مشکلات را شناسایی کنید و نسبت به رفع آن ها اقدام کنید. بنابراین، برای اندازه گیری واقعی سلامت سیستم، باید عملکرد آن را کنترل کنید.

آمار استفاده از سیستم شما و اقبال جامعه ی کاربر به برنامه های هوش تجاری به شما دیدگاه خوبی در مورد نحوه ی عملکرد سیستم می دهد. بررسی آمار و تحقیق در مورد کارایی سیستم ها به شما کمک می کند به ایده های خوبی برای ارتقاء سیستم خود دست یابید. آمارها را در طول زمان با هم مقایسه کنید و تلاش کنید تا روند رو به پیشرفتی داشته باشید.

8- برقراری ارتباط با تغییرات

سیستم شما زمانی موفق خواهد بود که افراد برای دستیابی به اهداف تجاری، جستجو و یافتن بینش های مفید تجاری از آن استفاده کنند. آنها فقط در صورتی می توانند این کار را انجام دهند که بدانند چه عملکردهایی در دسترس هستند و چگونه از آن ها استفاده کنند. بنابراین، تیم شما باید به کاربران اطلاع دهد چه زمانی قصد ایجاد تغییرات و ارتقاء سیستم را دارد. تا آن ها بتوانند به درستی با تغییرات به وجود آمده کنار بیایند. زیرا ممکن است تغییرات بر نحوه ی استفاده ی آن ها از سیستم تاثیر بگذارد. مثلا اگر سروری را به سیستم اضافه کرده اید که زمان پاسخگویی به درخواست ها را به نصف کاهش می دهد، یک یادداشت برای انجمن کاربران ارسال کنید و آن ها از این ارتقاء آگاه کنید.

ارتباط به طور کلی به سازمان این امکان را می دهد که بداند تیم شما فعال است و سیستم در حال تکامل است تا نیازهای آنها را برآورده کند. دامنه ی ارتباطات شما باید در سراسر سازمان گسترش یابد. هرچه دامنه ی ارتباط شما وسیع تر باشد، عملکرد بهتری خواهید داشت.

9- آموزش مداوم

وقتی شما نرم افزاری را خریداری می کنید، معمولا این نرم افزارها حاوی یک بسته ی آموزشی و یا مجموعه ای از کلاس ها هستند،که به استفاده کنندگان نحوه ی نصب و استفاده از نرم افزار را می آموزند. اما به ندرت پیش می آید این بسته ها آموزش و اطلاعات کافی برای تمام سطوح داشته باشند.

فروشندگان سیستم های هوش تجاری، آموزش لازم برای استفاده از محصولات را دست کم می گیرند. آن ها به شما این باور را می دهند که با نصب برنامه و یادگیری نحوه ی استفاده از آن، می توانید به درستی از آن استفاده کنید. اما هرگز این طور نیست و شما باید سطح مناسبی از تخصص را در تیم خود حفظ کنید تا بتوانید از سیستم هایی که خریداری کرده اید بیشترین استفا ده را داشته باشید.

به عنوان راهی برای حفظ تجربه و تخصص تیم در سطوح سالم، آموزش مداوم را جزء منظم فرآیند اجرای پروژه در نظر بگیرید.

10- تعمیر و نگهداری به عنوان یک فرآیند

همانطور که گفتیم محیط هوش تجاری، نیازمند به روز رسانی ها و تنظیم های نرم افزاری استانداری است که باید به طور منظم انجام شوند. افراد جدید باید در مورد نحوه ی استفاده و مدیریت سیستم آموزش ببینند. ماهیت سیستم های هوش تجاری به گونه ای است که این سیستم ها پایدار نیستند. تیم شما باید آمادگی لازم را برای راه اندازی یک سیستم همواره در حال تحول داشته باشد. هوش تجاری پس از نصب و راه اندازی شروع به تولید بینش های کسب و کار برای کاربران می کند.

در اجرای نرم افزار، مرحله تعمیر و نگهداری پس از راه اندازی موفقیت آمیز نرم افزار آغاز می شود. برای داشتن یک محیط سالم هوش تجاری، باید همیشه آمادگی لازم را برای تعمیر و نگه داری آن داشته باشید.

جمع بندی  10 راز برای داشتن یک محیط سالم هوش تجاری (BI) ، محیط هوش تجاری

جمع بندی  10 راز برای داشتن یک محیط سالم هوش تجاری (BI) ، محیط هوش تجاری : برای این که بتوانید از سیستم های هوش تجاری بیشترین بهره را ببرید و از آن ها بینش های کسب و کاری اثربخش را استخراج کنید؛ باید در راستای حفظ سلامت محیط هوش تجاری تلاش کنید. سلامت محیط هوش تجاری تضمین کننده ی موفقیت شما خواهد بود.