آیا گزارش های اولیه و پرس و جوها لازمه ی اجرای هوش تجاری هستند؟

آیا گزارش های اولیه و پرس و جوها لازمه ی اجرای هوش تجاری هستند؟ سوالی که ممکن است برای شما پیش بیاید این است که هوش تجاری از کجا می آید؟ چگونه یک سیستم هوش تجاری مأموریت های خود را انجام می دهد؟ شاید شما تصور کنید عده ای از متخصصان فناوری اطلاعات دور یک ابر رایانه جمع شده اند و منتظر هستند تا پاسخ همه ی سوالات خود را دریافت کنند؛ سپس گزارشات خود را مستقیماً در اختیار مدیر عامل یا مدیران تصمیم گیرنده ی سازمان قرار دهند. اما همه چیز به آسانی چیزی که شما تصور می کنید، نیست. تمام کارهایی که در پس زمینه ی هوش تجاری انجام می شود (جمع آوری و تبدیل داده های شرکت، ایجاد و ذخیره ی آن در یک انبار داده) نیازمند پرس و جو و تهیه ی گزارش هستند. در این  نوشتار قصد داریم شما را با  ابزار پرس و جو و گزارش دهی هوش تجاری آشنا کنیم.

ابزارهای پرس و جو و گزارش دهی به کاربران هوش تجاری این امکان را می دهند که به اطلاعات جمع آوری شده در انبارداده ها دسترسی داشته باشند، سوال بپرسند و پاسخ سوالات خود را بیابند؛ و در نهایت به بینش های دقیق، به موقع، ارزشمند و قابل اجرا دست یابند. این ابزارها برای استفاده در رایانه های شخصی و لپ تاپ های دپارتمان ها طراحی شده اند و همه ی افراد در سطوح مختلف سازمان می توانند از آن ها استفاده کنند. بخش فروش نیز به راحتی به این ابزارها دسترسی دارند.

این ابزارها به دلیل سهولت دسترسی و ایجاد انعطاف پذیری در ذهن کاربران، تقریباً قابلیت استفاده در تمام بخش های سازمان را دارند؛ و می توانند وظایف مربوط به داده ها در بخش های مالی و حسابداری، فروش و بازاریابی و سایر بخش ها را انجام دهند.

در گذشته  برنامه های پرس و جو و گزارش دهی به صورت مجزا فعالیت داشتند. برنامه های پرس وجو به گونه ای تنظیم شده بودند که از داده ها عکس می گرفتند؛ و برنامه های گزارش دهی به گونه ای فعالیت می کردند که بر روی خروجی داده ها متمرکز بودند.  اما، امروزه این دو ابزار به گونه ای فعالیت می کنند که عملکردشان با هم ادغام شده و به صورت موازی با هم حرکت می کنند.

 ابزار های پرس و جو و گزارش دهی هوش تجاری چگونه به کاربران کمک می کنند؟

 ابزار های پرس و جو و گزارش دهی هوش تجاری چگونه به کاربران کمک می کنند؟ ابزارهای پرس و جو و گزارش دهی، گزارش هایی را در خصوص نحوه ی دسترسی به داده ها در اختیار کاربران قرار می دهند. برای انجام این کار، این ابزارها باید به گونه ای طراحی شوند که از طریق راه های ارتباطی مشترک با انبار داده یا سایر منابع داده ، به تفسیر داده ها و نتایج حاصل از آن ها کمک کنند. همه ی این فرآیندها باید با سرعت صورت بگیرند.

پرس و جوها جایگاه مهمی در دنیای فناوری پایگاه داده، انبار داده و در نتیجه هوش تجاری دارند؛ آن ها اساسی ترین پیوند را بین کاربر و بینش های موجود در پایگاه داده ایجاد می کنند. در واقع، ایجاد پرس و جوهای صحیح برای به دست آوردن اطلاعاتی که به دنبال آن هستید، نیمی از کار شما را پیش می برد. در ادامه ی نوشتار توضیح مختصری در مورد ابزارها خواهیم داشت.

ابزارهای پرس و جو

 پرس و جوها به منزله ی درخواستی برای دستیابی به پایگاه داده و اطلاعات هستند؛ ابزارهای پرس و جو به کاربران کمک می کنند تا به این درخواست پاسخ دهند. ابزارهای رایج  پرس و جو، از طریق رابط کاربر گرافیکی امکان دسترسی به داده ها را فراهم می کنند و به کابران بینشی در مورد داده ها ارائه می دهند. این ابزارها به کاربران این امکان را می دهند حین بررسی نتایج، درخواست های خود را نیز تنظیم کنند.

رابط کاربر گرفیکی چیست؟

در فرهنگ رایانه، رابط کاربر گرافیکی  به کاربر این امکان را می دهد که به جای نوشتن فرمان ها و متون بلند و پیچیده، فقط با اشاره بر نمایش های تصویری، برنامه ها یا فرمان های مختلف را انتخاب کند. به زبان ساده تر، محیط گرافیکی که  در آن نرم افزارهای رایانه، برای راهنمایی انسان به کار گرفته می شوند، رابط کاربر گرافیکی نامیده می شود.

ابزارهای گزارش دهی

هر اندازه بازیابی اطلاعات صحیح و دقیق از پایگاه داده مهم است؛ ارائه ی آن اطلاعات به شیوه ای معنادار و قابل فهم، مهم تر است. اینجاست که برنامه های گزارش دهی تخصصی اهمیت می یابند. ابزارهای جست و جو معمولاً با ابزارهای گزارش دهی همراه و یا بسیار مشابه آن ها هستند.

همانند ابزارهای پرس و جو، ابزارهای گزارش دهی مدرن نیز یک رابط گرافیکی بصری ارائه می دهند و به کاربران این امکان را می دهند که از طریق پرس و جو بر روی داده های بازیابی شده، محاسباتی مانند مجموع میانگین ها داشته باشند.علاوه بر این، نرم افزار گزارش دهی نتایج حاصل از نرم افزار پرس و جو را سازماندهی کرده و در قالب گزارش ارائه می کند.

ویژگی ابزارهای گزارش دهی و پرس و جو

در اینجا نگاهی به آخرین نسل ابزارهای پرس و جو و گزارش می اندازیم. این ابزارها دارای چندین ویژگی کلیدی هستند که از کاربری به کاربر دیگر متفاوت است. از آن جایی که، این برنامه ها دیگر در حوزه ی انحصاری متخصصان فناوری اطلاعات نیستند، استفاده از آن ها برای عموم افراد مجاز است. این ابزارها با در دسترس قرار دادن راهنما در نرم افزار و ارائه ی یک رابط بصری و منطقی، به کاربران  در اتخاذ تصمیمات رایج کمک می کنند.  برخی از ویژگی های این ابزارها به شرح زیر است:

مبتنی بر وب

امروزه ابزارهای پرس و جو و گزارش دهی یک رابط وب ارائه می دهند و به کاربران این امکان را می دهند تا از طریق یک مرورگر وب مشترک به ابزارها دسترسی داشته باشند. ممکن است این موضوع، محدودیت هایی برای قابلیت های نرم افزار و نگرانی هایی در خصوص امنیت و نحوه ی دسترسی ایجاد کند؛ اما مزایایی که ایجاد می کند بیشتر از هزینه هایی است که در پی خواهد داشت. مزایای ایجاد شده به شرح زیر هستند:

• رهایی کاربران از دردسرهای معمول ارتقای نرم افزار و حجم بالای اطلاعات مشتریان
• تسهیل پشتیبانی سازمان فناوری اطلاعات

سریع

یکی از بزرگ ترین چالش ها در هر برنامه با داده های سنگین، مدیریت زمان است. دستکاری میلیون ها ردیف داده و اجرای پرس و جوهای پیچیده در یک زمان بدون ایجاد اختلال در روند کار نرم افزار،کار دشواری است. برنامه های پرس و جو و گزارش دهی تأثیر به سزایی بر سرعت پاسخگویی دارند.

قابلیت اجرایی شدن

علاوه بر اهمیت تأمین داده ها از منابع مختلف، قابلیت اجرایی شدن خروجی نرم افزارهای پرس و جو و گزارش دهی در پلتفرم های مختلفی مانند اکسل از مزیت های این ابزار ها محسوب می شود.

قابلیت تفکیک داده ها

چیزی که به سیستم های هوش تجاری قدرت می بخشد؛ سرعت بررسی داده ها است. ابزارهای جست و جو و گزارش دهی در هوش تجاری، اطلاعات را در قالب های مختلف دسته بندی می کنند؛ این دسته بندی ها به کاربران این امکان را می دهد تا از داده های تفکیک شده برای تحلیل های بعدی (مثلا تحلیل پیشگویانه در هوش تجاری) استفاده می کنند. 

ارائه ی گزارش های استاندارد برای همه ی کاربران

به اشتراک گذاری داده ها بین کاربران بخش های مختلف سطوح بالا و پایین، یکی از عوامل کلیدی برای مختصصان هوش تجاری محسوب می شود. ابزارهای پرس و جو و گزارش دهی این فرآیند را تسهیل می کنند؛ آن ها با ارائه ی گزارش های استاندارد و برنامه ریزی شده، فرآیندهای پرس و جو و گزارش  دهی از پیش تعیین شده را آغاز می کنند.

چه کسی از ابزار های پرس و جو و گزارش دهی استفاده می کند؟

سه دسته ی اصلی از کاربران هوش تجاری با ابزارهای گزارش دهی و پرس و جو کار می کنند.  هر کدام از آن ها نیازها و مهارت های متفاوتی دارند و از داده های متفاوتی استفاده می کنند. تشخیص تفاوت کاربران در نیاز های آن ها و نحوه ی استفاده از داده ها، نشان دهنده ی این است که سازمان در چه بخش هایی نیاز به ارائه ی خدامات تخصصی خواهد داشت. سه دسته اصلی به شرح زیر هستند:

مصرف کنندگان اطلاعات

مصرف کنندگان اطلاعات خالص، گزارش های استانداردی که از قبل تهیه شده اند را مشاهده می کنند. آن ها این گزارشات را از طریق یک ابزار توزیع دریافت می کنند؛ و سپس از داده ها برای انجام یک کار تخصصی استفاده می کنند. این افراد درخواست یا گزارش ایجاد نمی کنند؛ و فقط  از ابزارهای گزارش دهی برای دسترسی به گزارش های استاندارد و استفاده از اطلاعات آن ها استفاده می کنند.

طبقه ی متوسط هوش تجاری

این کاربران به برنامه های کاربردی مبتنی بر رابط کاربر گرافیکی، گزارش های از پیش تنظیم شده و ساده ترین عملکردهای موجود در ابزارها تکیه می کنند.

کاربران قدرتمند

کاربران قدرتمند شامل توسعه دهندگان و مدیران هستند. این افراد در مورد اطلاعاتی که سایر افراد باید در اختیار داشته باشند، تصمیم می گیرند. آن ها گزارشات را ایجاد کرده و سطح دسترسی به داده ها را تنظیم می کنند. کاربران قدرتمند، متخصصانی هستند که از ابزارهای پرس وجو و گزارش دهی در راستای اهداف سازمان استفاده می کنند.

سطح اختیارات

سطح اختیارات و میزان دسترسی به ابزار های گزارش دهی و پرس و جو به هیچ عنوان به جایگاه فرد در سازمان بستگی ندارد. یک مدیر عامل به اندازه ی یک کاربر ساده می تواند از داده ها استفاده کند؛ اکثر کاربران هوش تجاری، مدیران سطح متوسط و پایین تر هستند.

پرس و جو و گزارش دهی، سرویس پایه هوش تجاری

در گذشته، دسترسی به پایگاه داده ها، پرس و جو و نوشتن گزارش بسیار محدود بود. کاربران ناچار بودند برای پرس و جو و دسترسی به پایگاه داده، درخواست هایی به بخش فناوری اطلاعات ارائه دهند و منتظر تأیید باشند و سپس نتایج را برای آن ها ارسال کنند.

امروزه، کاربران از دانش و ابزارهای هوش تجاری استفاده می کنند و با ایجاد پرس و جو با استفاده از ابزارهایی که روی دسکتاپ یا مرورگر وب قرار می گیرد، به داده ها دسترسی پیدا کرده و با آن ها ارتباط برقرار می کنند. علاوه بر این، نتایج پرس و جو ها در سریع ترین زمان در اختیار کاربر قرار می گیرد و آن ها می توانند از نتایج برای ایجاد گزارشات خود استفاده کنند.

 دیگر نیازی نیست که فناوری اطلاعات از ابتدا تا انتها درگیر سیستم هوش تجاری و راه اندازی آن باشد؛ علاوه بر این، برنامه نویسان مجبور نیستند گزارش ها را ارزیابی و بررسی کنند. قدرت و قابلیت استفاده از این ابزارها برای کاربران اطمینان حاصل می کند و موجب افزایش بهره وری آن ها و همچنین، صرفه جویی در هزینه و زمان برای تیم فناوری اطلاعات می شود.

استفاده از ابزار های پرس و جو به صورت موقت

برای کاربران هوش تجاری، دسترسی به داده های دقیق و صحیح در زمان مناسب، بسیار اهمیت دارد. گاهی بعضی از کاربران به صورت موقتی به داده ها و پرس و جو در پایگاه داده نیازمند می شوند. این کاربران می توانند بدون تأخیر به پایگاه داده ها دسترسی داشته و با آن تعامل داشته باشند. ممکن است این افرد حسابدار، متخصص منابع انسانی یا یک تحلیلگر بازار باشند. بنابراین، ممکن است افرادی که از ابزارهای پرس و جو و گزارش دهی  هوش تجاری استفاده می کنند، متخصصان حوزه های دیگری باشند که با توجه به نیازهای خود در فعالیت های روزه مره ی خودشان از این ابزار استفاده کنند.

ویژگی های رایج ابزارهای گزارش دهی و پرس و جو

کاربران از ابزارهای گزارش دهی و پرس و جو با درجات مختلفی از اطمینان و اثربخشی استفاده می کنند. رایج ترین ویژگی های این ابزارها عبارتند از:

• با دسترسی آسان و سریع به داده ها پرس و جو آغاز شده و سپس گزارش گیری مطابق با استانداردها صورت گرفته و گزارش ها و نتایج آن ها تهیه می شوند.
• این ابزارها تجزیه و تحلیل را روی داده ها ایجاد می کنند و بهترین گزارش ها را تهیه می کنند.( گاهی روی بعضی از داده ها محاسبه صورت می گیرد)
• انتشار آسان اطلاعات مانند ایمیل، اینترنت و اینترانت، هرجا که همکاران نیاز به استفاده از آن ها داشته باشند.
• قابلیت استفاده در سازمان های دیگر
• کمک به سازماندهی و تأمین امنیت گزارش هایی که از داده های حساس تهیه می شوند.

جمع بندی ابزار های پرس و جو و گزارش دهی هوش تجاری

جمع بندی ابزار های پرس و جو و گزارش دهی هوش تجاری و آیا گزارش های اولیه و پرس و جوها لازمه ی اجرای هوش تجاری هستند؟ : هوش تجاری به سازمان و کاربرانی که از آن استفاده می کنند این امکان را می دهد تا با دسترسی به پایگاه داده ها، در سریع ترین زمان و با بالاترین دقت بتوانند داده ها را تجزیه و تحلیل کرده و تصمیمات درستی برای سازمان اتخاذ کنند. هوش تجاری با استفاده از ابزارهایی نظیر گزارش دهی و پرس و جو این فرآیند را تسهیل می بخشد. این ابزارها قابلیت استفاده برای همه ی افراد در سطوح مختلف سازمان را دارند. آن ها به همه ی افراد کمک می کنند تا به راحتی در مورد داده ها پرس و جو کنند و سپس گزارش هایی تهیه کنند که بتوانند از نتایج آن ها برای بهبود کارها استفاده کنند.